Notities organiseren

Notities aan records koppelen

In Zoho CRM kunt u notities aan records koppelen door de vereiste gegevens in te vullen. U kunt alleen notities maken als u over de machtiging voor het maken van notities beschikt .

Notities maken

1. Klik op het tabblad [Module].
2. Selecteer de record op de startpagina van [Module].
3. Op de pagina [Module] Details worden bestaande notitiegegevens weergegeven, indien aanwezig.
   
4. Voer de inhoud van de notitie in het tekstvak in.
5. Klik op Bestand toevoegen als u bestanden naar de notitie wilt uploaden.
   U kunt maximaal 5 bestanden aan een notitie toevoegen en de totale grootte van de bestanden mag niet groter zijn dan 20 MB.
6. Klik op Opslaan.

Notities importeren

Het kan voorkomen dat u Notities wilt toevoegen vanuit externe bronnen of andere CRM-toepassingen. In Zoho CRM kunt u eenvoudig notities importeren uit externe bronnen.

Notities importeren

1. Klik op Instellingen > Gegevensbeheer > Gegevens uit andere CRM migreren.
2. Selecteer op de pagina Wizard GegevensmigratieNotities importeren uit de vervolgkeuzelijst.
3. Klik op Volgende.
4. Scrol naar beneden op de pagina Notities migreren en ga als volgt te werk:
   • Blader naar het bestand dat u wilt importeren en selecteer het.
     Alleen CSV-bestanden kunnen worden geïmporteerd.
   • Selecteer de tekencodering in de lijst.
   • Selecteer de datum- en tijdnotatie die in het importveld worden gebruikt. Alle andere datum- en tijdnotaties die in het importbestand worden gebruikt, worden genegeerd.
     De indeling die u hier opgeeft, wordt voor het veld Datum en een combinatie van de waarden voor de velden Datum en Tijd gebruikt.
   • Klik op het selectievakje Notificatie e-mail verzenden als u een e-mailmelding wilt ontvangen over de import.
   • Klik op Volgende.
5. Breng in de sectie Velden in kaart brengen de velden in kaart aan de hand van de namen die u in het CSV-bestand hebt gebruikt.
   De veldnamen die u in het CSV-bestand hebt genoemd, zijn beschikbaar in de vervolgkeuzelijst.
6. Klik op Volgende om records te importeren.
   Als de migratie is voltooid, wordt er een e-mail verzonden naar de gebruiker (beheerder) die de records heeft geïmporteerd.

Notities exporteren

Met deze functie kunt u de notities uit Zoho CRM als CSV-formaat exporteren. U kunt maximaal 3000 notities tegelijk exporteren.

Notities exporteren

1. Klik op Instellingen > Gegevensbeheer > Gegevens exporteren.
2. Selecteer op de pagina Gegevens exporteren de optie Notities exporteren uit de vervolgkeuzelijst.
3. Klik op Exporteren.
4. Selecteer Bestand opslaanin het dialoogvenster en klik op OK.
   De records worden geëxporteerd en in .CSV-formaat op uw lokale schijf opgeslagen

Notities verwijderen

Soms moeten overbodige notities uit Zoho CRM worden verwijderd voor een betere gebruikerservaring. U kunt bijvoorbeeld notities verwijderen die in de toekomst niet meer worden gebruikt.

Notities verwijderen

1. Klik op het tabblad[Module].
2. Selecteer de record op de startpagina van [Module].
3. Klik op de pagina [Module] Details onder het gedeelte Notities op de knop Verwijderen.
4. Klik in het dialoogvenster Bevestiging op OK om de notitie permanent te verwijderen.