Profielmachtigingen
Profielen in Zoho CRM helpen u bij het definiëren van machtigingen voor een groep gebruikers. De vereiste machtigingen voor een persoon in uw salesteam kunnen bijvoorbeeld afwijken van de machtigingen die een persoon in het marketingteam nodig heeft. U kunt de machtigingen voor elk profiel naar wens definiëren en het profiel opgeven wanneer u een gebruiker toevoegt.
Standaardprofielen
Standaard zijn er twee profielmachtigingen. U kunt alleen de machtigingen voor de module wijzigen en er zijn geen andere aanpassingen mogelijk. De twee standaardprofielen zijn:
- Beheerderprofiel: Dit profiel heeft toegang tot alle functies van uw Zoho CRM-account.
- Standaardprofiel: Dit profiel heeft beperkte toegang tot de functies van uw Zoho CRM-account.
Vereiste profielmachtiging: Gebruikers met de machtiging Manage Profielen in hun profiel hebben toegang tot deze functie.
Profielen maken
- Ga naar Setup > Security Control > Profiles.
- Klik op + Nieuw profiel.
- Op de pagina Nieuw profiel maken:
- Voer de naam van het nieuwe profiel in.
- Kies het profiel dat moet worden gekloond.
- Geef zo nodig een Profielbeschrijving op.
- Klik op Maken.
Profielen klonen
Soms wilt u profielen klonen om vergelijkbare profielen te maken en ze naar wens aan te passen. Als u een profiel wilt klonen, klikt u op de knop Meer naast de profielnaam en klikt u op Klonen.
Profielmachtigingen beheren
Om het beheer van profielmachtigingen eenvoudiger te maken, zijn de machtigingen zodanig gegroepeerd dat u ze eenvoudig naar wens kunt aanpassen. U kunt machtigingen met één klik in- of uitschakelen in plaats van elk selectievakje afzonderlijk uit te moeten schakelen. Omdat uw wijzigingen direct worden opgeslagen, hoeft u zich geen zorgen te maken dat u uw voortgang verliest.
Lijst met machtigingen
De modulemachtigingen worden op dezelfde manier gegroepeerd als ze worden weergegeven in CRM en de Setup-machtigingen zijn gegroepeerd zoals ze op de pagina Setup staan, zodat u ze gemakkelijker kunt vinden. Er zijn drie typen machtigingen beschikbaar. Met de mogelijkheid om de machtiging met één klik te wijzigen, kunt u deze eenvoudig in- en uitschakelen.
Modulemachtigingen
Met modulemachtigingen kunt u definiëren tot welke module(s) de gebruikers die aan een bepaald profiel zijn gekoppeld toegang hebben. U kunt ook opgeven welke acties ze kunnen uitvoeren.
Basismachtigingen
Basismachtigingen zijn gebaseerd op de modules. De machtigingen voor verschillende acties kunnen worden gewijzigd met het selectievakje in de vervolgkeuzelijst naast elke modulemachtiging. Enkele veelvoorkomende acties zijn:
- Weergave
- Maken
- Bewerken
- Verwijderen
- Delen
Geavanceerde machtigingen
Machtigingen zoals Import / Export, E-mail verzenden, Tool en andere geavanceerde machtigingen kunnen alleen worden ingeschakeld als de bijbehorende vereisten ook zijn ingeschakeld. Een gebruiker kan bijvoorbeeld de functie Batch-e-mails alleen gebruiken als de machtiging E-mail verzenden voor dat profiel is ingeschakeld. Dit zorgt ervoor dat gebruikers hun machtigingen niet kunnen overschrijden.
Let op:
- Als u een geavanceerde machtiging hebt uitgeschakeld en u later een aan deze machtiging gekoppelde basismachtiging uitschakelt en weer inschakelt, wordt de geavanceerde machtiging niet automatisch opnieuw ingeschakeld. U moet de juiste machtigingen handmatig opnieuw inschakelen.
Import- en exportmachtigingen
| Machtiging | Beschrijving | Vereiste machtiging | Ondersteunde modules |
| Eigen records importeren | Records importeren die eigendom zijn van huidige gebruiker. | Maken | Leads, Accounts, Contacten, Deals, Producten, Campagnes, Cases, Oplossingen, Leveranciers, Prijslijsten, Gebeurtenissen en Aangepaste modules. |
Organisatierecords importeren | Alle records importeren die eigendom zijn van de gebruikers in de organisatie. | Maken | Leads, Accounts, Contacten, Deals, Producten, Campagnes, Cases, Oplossingen, Leveranciers, Prijslijsten en Aangepaste modules. |
Export | Records uit elke module exporteren. | Weergave | Leads, Accounts, Contacten, Deals, Producten, Campagnes, Cases, Oplossingen, Gebruikers, Leveranciers, Taken, Prijslijsten, Gebeurtenissen, Offertes, Aanroepen, Salesorders, Notities, Inkooporders, Concurrenten, Facturen, Prognoses en Aangepaste modules. |
Machtigingen voor versturen van e-mail
| Machtiging | Beschrijving | Vereiste machtiging | Ondersteunde modules |
E-mails verzenden | Modules vanwaaruit u e-mail kunt verzenden. | Weergave | Leads, Contacten, Offertes, Salesorders, Facturen, Inkooporders, Deals en Aangepaste modules. |
| Bulk-e-mails | Modules vanwaaruit u batch-e-mail kunt verzenden. | E-mails verzenden | Leads, Contacten, Deals en Aangepaste modules. |
Verwijderen E-mail | E-mails verwijderen uit de bijbehorende lijsten op de detailpagina van de record. | E-mails verzenden | Leads, Contactpersonen, Offertes, Salesorders, Facturen, Inkooporders, Deals en Aangepaste modules. |
Machtigingen voor hulpprogramma's
| Machtiging | Beschrijving | Vereiste machtiging | Ondersteunde modules |
Batch-update | Meerdere records tegelijk bijwerken. | Bewerken | Leads, Accounts, Contacten, Deals, Activiteiten, Producten, Campagnes, Cases, Oplossingen, Leveranciers, Prijslijsten, Offertes, Salesorders, Inkooporders en Facturen. |
Massaal verwijderen | Meerdere records tegelijk verwijderen. | Verwijderen | Leads, Accounts, Contacten, Deals, Producten, Campagnes, Cases, Oplossingen, Leveranciers en Prijslijsten. |
Eigenaar wijzigen | De eigenaar van een record wijzigen | Weergave | Leads, Contacten, Accounts, Deals, Campagnes, Gebeurtenissen, Taken, Oproepen, Offertes, Salesorders, Facturen, Producten, Leveranciers, Prijslijst, Inkooporders, Oplossingen, Cases en Aangepaste modules |
Massale overdracht | Records overdragen van de ene gebruiker naar de andere op basis van een criterium. | Eigenaar wijzigen | Leads, Accounts, Contacten, Deals, Producten, Campagnes, Cases, Oplossingen, Leveranciers en Prijslijsten. |
Converteren | Een record van de ene module naar de andere omzetten. Bijvoorbeeld een lead omzetten in een contactpersoon. | Weergave | Leads, Offertes en Salesorders (Voorraad is onderverdeeld in Offertes, Salesorders). |
| Bulksgewijze conversie | Meerdere records van de ene module naar de andere omzetten. Bijvoorbeeld het omzetten van meerdere leads naar contactpersonen. | Converteren | Leads, Offertes en Salesorders (Voorraad is onderverdeeld in Offertes, Salesorders). |
Overige machtigingen
| Machtiging | Beschrijving | Vereiste machtiging | Ondersteunde modules |
Afdrukweergave | Alle records in de lijstweergave in een module bekijken in de afdrukbare modus. | Weergave | Leads, Contactpersonen, Accounts, Deals, Campagnes, Activiteiten, Offertes, Salesorders, Facturen, Producten, Leveranciers, Prijslijst, Inkooporders, Oplossingen, Cases en Aangepaste modules |
Sheet-weergave | Records uit de module weergeven, toevoegen en bijwerken met behulp van Spreadsheet. | Maken and bewerken | Leads, Contacten, Accounts, Deals, Campagnes, Leveranciers, Oplossingen, Cases, Producten, Prijslijsten en Aangepaste modules |
| Zoeken en samenvoegen | Dubbele records zoeken en samenvoegen. | Bewerken | Leads, Accounts, Contacten en Leveranciers. |
Aangepaste lijstweergaven beheren | Maak aangepaste lijstweergaven. | Weergave | Alle modules. |
Setup-machtigingen
Setup-machtigingen kunnen worden gebruikt voor het definiëren van de configuratie van verschillende functies in Zoho CRM. Met deze machtigingen kunt u bepalen of de gebruiker die aan dit profiel is gekoppeld Sjabloon, Automatisering, Webformulier en Gegevensbeheer kan beheren. Aangezien de Setup-machtiging Setup over het algemeen niet aan alle gebruikers wordt gegeven, kunt u alle Setup-machtigingen in één keer uitschakelen.
Machtigingen op beheerderniveau
| Machtigingen | Beschrijving |
| Gebruikersbeheer | Machtigingen voor het beheren van gebruikers, rollen, profielen, groepen en het delen van gegevens. |
| Modules aanpassen | Modules, tabgroepen, webtabbladen, velden en koppelingen, lay-outs, bijbehorende lijsten en weergave visitekaartjes aanpassen |
Let op:
- Beheren van machtigingen voor profielen/rollen kan alleen worden geselecteerd als de machtiging voor het beheren van gebruikers is ingeschakeld. Aangezien het beheren van gebruikers een basisprofielmachtiging is, kunt u geen rol-/profielmachtiging inschakelen zonder gebruikersbeheer toe te staan.
- Alleen gebruikers met het beheerderprofiel kunnen Bedrijfsgegevens, Fiscaal jaar, Openingstijden, Regiobeheer, Ontdubbelen, CRM-variabelen, Aanpassing kopij, Organisatie-e-mail en Valuta aanpassen.
E-mail en sjablonen
| Machtigingen | Beschrijving |
E-mail en Chat-instellingen | Beheer van BCC Dropbox , mailintegratie en Zoho Chatbalk |
Sjablonen beheren | Beheer van sjablonen voor e-mail, inventaris en mail samenvoegen. |
Automatisering
| Machtigingen | Beschrijving | Ondersteunde modules |
Workflow beheren | Workflow-regels maken en workflow-meldingen, taken, veldupdates, webhooks, aangepaste functies koppelen en het goedkeuringsproces daarvan beheren. | Alle modules. |
| Escalatieregels case | Configuratie van escalatieregels waarmee de case kan worden geëscaleerd naar andere leden in de organisatiehiërarchie. | Cases. |
Toewijzingsregels | Toewijzingsregels worden gemaakt om automatisch het eigendom toe te wijzen van de records die worden geïmporteerd of gegenereerd op basis van webformulieren. | Leads, Contacten, Cases en Aangepaste modules. |
Webformulierulier
| Machtigingen | Beschrijving | Ondersteunde modules |
Webformulier beheren | Webformulieren ontwerpen en publiceren om klant-/bezoekersgegevens te verzamelen. | Leads, Contacten, Cases en Aangepaste modules. |
| Goedkeuring | Bepalen van de regelcriteria, de goedkeuringsmachtiging en de acties die moeten worden uitgevoerd bij goedkeuring of afwijzing. | Leads, Contacten, Cases en Aangepaste modules. |
Opzeggingsformulier | Sluit het opzeggingsformulier op uw website in of plak het als een koppeling in e-mailsjablonen om de klant de mogelijkheid te bieden geen e-mail meer van uw organisatie te ontvangen. | n.v.t. |
Gegevensbeheer
| Machtigingen | Beschrijving |
Gegevens uit andere CRM migreren | Schakel de mogelijkheid in om gegevens te migreren uit andere CRM-systemen. |
| Importgeschiedenis | Bekijk de importgeschiedenis van modules. |
| Opslaggegevens bekijken | Bekijk de opslaggegevens van het account. |
Verlengingsmachtigingen
In dit gedeelte kunt u machtigingen definiëren voor Extensies, CRM API en sociale instellingen. Deze machtigingen hebben betrekking op de manier waarop Zoho CRM communiceert met integraties van derden. Daarnaast zijn er andere machtigingen voor Zoho Apps, Google Apps, CRM API en Social-instellingen.
Zoho
| Machtigingen | Beschrijving |
Bezoeken | Bezoekers op de website volgen. |
| support | Houd supporttickets in de gaten vanuit CRM. |
| PhoneBridge | Inkomende en uitgaande gesprekken beheren vanuit CRM. |
| Vergadering | Vergaderingen en sessies voor het delen van schermen met klanten organiseren. |
| Projecten | De projectactiviteiten in CRM maken, ermee samenwerken en verzamelen. |
| Boeken | Beheren van uw facturen, rekeningen, bankieren en voorraad binnen CRM. |
| Factuur | Facturen maken en beheren in CRM. |
| Uitgaven | Automatisering van het vastleggen van kosten van kwitanties en creditcards in CRM. |
| Abonnement | Efficiënt beheer van periodieke facturering en betalingen binnen CRM. |
| Machtigingen | Beschrijving |
| Synchroniseren met Google Contacten | Contactpersonen synchroniseren tussen Google Contacten en Zoho CRM. |
Synchronisatie met Google Agenda | Google- en Zoho CRM-agenda's synchroniseren. |
Google Ads | Houd uw Google Ads-investeringen in CRM bij. |
Andere
| Machtigingen | Beschrijving |
| Plug-in voor Microsoft-Outlook | Plug-in voor interactie met Microsoft-Outlook. |
Plug-in voor Microsoft-Word | Plug-in voor interactie met Microsoft-Word voor het maken van een samenvoegsjabloon. |
| CRM - toegang via mobiele apps | Optie om de gebruiker toegang te geven tot CRM via de mobiele app. |
CRM API
| Machtigingen | Beschrijving |
CRM API | Toegang tot de Zoho CRM API voor het integreren van CRM-modules met toepassingen van derden, waaronder boekhouding, ERP, e-commerce en selfserviceportals |
Social media
| Machtigingen | Beschrijving |
Sociaal beheerder | De gebruiker die aan dit profiel is gekoppeld, heeft toegang als sociaal beheerder. |
Social tabblad | Inschakelen van het sociale tabblad voor de gebruiker. |
| Sociale profielen in record toevoegen | Dit moet worden ingeschakeld zodat de gebruiker zijn/haar sociale accounts kan integreren in CRM. |
Een profiel verwijderenProfielen verwijderen
U kunt profielen verwijderen die niet in gebruik zijn.
- Houd de muisaanwijzer boven het profiel dat u wilt verwijderen en klik op de knop Meer die verschijnt.
- Klik op Verwijderen.
- Klik nogmaals op Verwijderen op de bevestigingspagina.
Let op:
- Wanneer u een profiel wilt verwijderen dat aan een gebruiker is gekoppeld, wordt u gevraagd de gebruiker over te dragen naar een ander profiel voordat u deze verwijdert.
- Als u wilt weten welke gebruikers aan het profiel zijn gekoppeld, klikt u op de knop Meer op de pagina Profielweergave en selecteert u Gebruikers weergeven.
