プロジェクトチームのタスク管理

タスク管理とは

タスク管理とは、プロジェクトのタスクを最初から最後まで、さまざまなステージを通してモニタリングするプロセスです。これには、リアルタイムで発生する変化に対応するため、タスクに関する意思決定を積極的に行うことが含まれ、最終的な目標はタスクを正常に完了することです。プロジェクトのタスク管理は、予算、時間、スコープ、リソース、繰り返しなど、タスクのすべての側面を効果的に管理することでもあります。

プロジェクト管理とタスク管理の違い

プロジェクト管理は、計画、実行、監視、終了のさまざまなステージを通して、開始日と終了日が決められているプロジェクトを管理するプロセスです。プロジェクトは、管理可能な作業項目を達成に向けて実行することで、特定の最終目標を達成することを目的としています。これらの作業項目はタスクと呼ばれます。

タスク管理は、構想から終了までの個々のタスクを管理するプロセスです。タスクには、必ずしも目標や特定の期限を設定する必要はありません。タスクのグループが連携してプロジェクトの実行に貢献します。そのため、タスク管理は本質的にプロジェクト管理の1つの機能です。

プロジェクト管理では、全体像を把握する必要があります。プロジェクトマネージャーは一般的に、優先順位が異なる複数のプロジェクトを同時に進めています。これらを適切に管理するには、コンポーネント間の関係や依存性を適切に分析する必要があります。一方、タスク管理では、タスクの完了の達成だけにマイクロフォーカスします。プロジェクト管理とタスク管理の両方において、リソースが複数の作業項目で最適な判断ができるよう、チームの関与と管理が必要です。

タスクの管理方法

PMIの2017年グローバルプロジェクト管理アンケートでは、エグゼクティブリーダーの37％が「（社内プロジェクトの）失敗の主な原因は、進捗状況を測定するための明確に定義された目標とマイルストーンの欠如」であり、「戦略を実装する際の規律の欠如」だと回答しています。このアンケート結果を念頭に置いて、タスク管理の重要なステップを以下に示します。

優先順位付け：シンプルなTo-doリストや包括的なプロジェクトタスク管理ツールなど、どのようなツールを使用する場合でも、タスク管理の最も重要な側面は優先順位付けです。優先順位付けは、計画された制約事項を維持しながら、関連するすべてのタスクを効率的に完了するのに役立ちます。

マイルストーン追跡：この調査結果は、明確な目標の設定がプロジェクトの成功に不可欠であることも示しています。タスク管理の場合、最終目標は必要ありませんが、マイルストーンを定義することは、タスクをうまく実行するためにチームのやる気を引き出すのに役立ちます。

スケジュール管理：タスクを時間どおりに完了することは、プロジェクト全体の健全性に影響を与えます。そのため、作業量の見積もりに基づいて適切な期間を特定することは重要です。

リソースの割り当て：最適なリソース管理は、効果的なタスク管理を図る次のステップです。予算とスケジュールに応じて、作業を完了するために適切な人材とリソースを割り当てます。

コラボレーション：上記のステップすべてに、コラボレーションは重要です。通常、チームで作業することで、より多くの作業を完了できますが、チームメンバーの協調を保つのはかんたんではありません。チーム向けのタスク管理ソフトウェアは、チームをつなげるのに役立ちます。

タスク管理の興味深いもう1つの方法は、「スケジュール」と「優先度」を軸として、期限または優先度のマトリックスでタスクを分類することです。ここでは、即座に実行しなければならない必要な業務については優先度とスケジュールの両方を「高」にし、即座に実行しなくてもよい必要な業務については優先度を「高」にしながら、スケジュールを「低」にする必要があります。

タスクの管理が必要な理由

タスク管理は、いろいろな意味でワークフローを改善します。

タスク管理の実装方法

タスク管理の対象者

タスク管理システムは、タスクを実行する人、つまり全員にメリットがあります。プロジェクト管理とタスク管理を実行する人は、大まかに以下のカテゴリーに分類できます。

タスク管理ツールが必要な理由

タスク管理ソフトウェアは、タスクの計画から管理まで、プロジェクトに関連するすべての情報を記録して管理できるよう支援します。タスク、期限、ミーティング、チームの責任を管理する機能を備えたタスク管理ソフトウェアは、ビジネスニーズに応える重要なツールです。問題が発生しても、ワンクリックで問題の発生源を正確に把握できるため、迅速に対処して効果的に変更を行い、ワークフローを改善できます。チャット、フォーラム、ダッシュボードなどの追加のコラボレーション機能は、チームのつながりを維持し、最新の開発状況を把握するのに役立ちます。

タスク管理ツールを使用するメリット

適切なタスク管理ソフトウェアの選び方

目的、価格帯、既存の作業環境、推奨されるプラットフォームに応じて、複数のプロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを利用できます。インターネット接続さえ必要としないシンプルなチェックリストから、本格的なプロジェクトタスク管理ソフトウェアまで、その機能は多種多様です。建設、IT、教育などの特定業界や、CRMタスク管理などの特定機能に合ったソフトウェアオプションもあります。

Zoho Projectsは、手頃な価格で使いやすいだけでなく、拡張性とデータセキュリティーを保証する機能も備えたオンラインタスク管理ツールです。Zoho Projectsは、強力なコラボレーション機能、カンバンボード、ガントチャート、詳細レポート、タスク固有のタイムトラッカーにより、市販のタスク管理ソフトウェアの中でも最高の選択肢の1つに位置付けられています。豊富な機能を備えたベーシックバージョンでも、無料でタスク管理を実行できます。
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