メールポリシー
目次
メールポリシーとは
一般的にメールポリシーとして知られているものは、組織がユーザーに対してそのビジネスメールアドレスを使用する際に従うべきルールと規則を指します。組織のメンバーは、企業のメールアドレスからメールを送信する際に、メールポリシーに定められたガイドラインに従う必要があります。メール使用ポリシーは、ビジネスタイプや地域などに基づいて組織ごとに異なります。このページでは、メール使用ポリシーに含まれるべき一般的な利用規約と条件について詳述しています。
ビジネスにメールポリシーが必要である理由
ビジネスコミュニケーションの手段としてメールが最も求められていることは周知の事実です。メールをプロフェッショナルなコミュニケーションに使用することは恩恵ですが、サイバー攻撃者はこれを機会に機密のビジネスデータを盗み、大金を稼ぐことがあります。適切なメールポリシーを持つことは、組織に多くの利点をもたらします。
ブランドの評判を守る
組織のメールドメインを使用して不適切なコンテンツをメールで共有すると、ドメインの評判が低下し、ビジネスに影響を与える可能性があります。厳格なメール使用ポリシーを持つことで、すべてのメールがポリシーに従って送信されることを確認できます。ポリシーには、ブランドの評判を守るために管理者がメールを監視している旨の注意書きを含めてください。
法的責任からの保護
厳格なメール使用ポリシーを施行することは、前向きで生産的なコミュニケーションを実現するのに役立ちます。ユーザーに情報を提供し、ポリシーに定められたルールに従ってメールを送信することで、組織が業界および州の法律に違反しないようにします。これにより、訴訟、法的問題、またはビジネスに対する責任のリスクが軽減されます。
メール通信のセキュリティ確保
メールは、迷惑メール、スプーフィング、フィッシングなど、いくつかのサイバー脅威にさらされやすいです。明確で正確なメール使用ポリシーを持つ企業は、顧客や見込み客とコミュニケーションを取る際に、特に機密データを共有する必要がある場合に、ユーザーの信頼を高めます。データの盗難、アカウントのハッキング、ビジネスメール詐欺の可能性などのリスクは、メールポリシーに従うことで回避できます。
メールポリシーの仕組み
他のポリシーと同様に、組織はユーザーによる許可されたおよび許可されていないメールの使用を明示するメール使用ポリシーを指定する必要があります。オンボーディングプロセスの一環として、雇用者はユーザーがメールポリシーを読み、署名することを確認するべきです。これにより、ユーザーは顧客にメールを送信する際や組織内でメールを送信する際の注意点を認識することができます。
組織の要件に基づいて、管理者はメールの制限やルールを通じてユーザーのメール使用を管理できます。ルールは、メールの内容を検証したり、安全でないリンク、添付ファイル、画像などをスキャンしたりするためのさまざまな条件で構成できます。メールがこれらの条件を満たす場合、管理者が受信者に配信される前にそれらを管理することができます。これにより、ビジネスメールを使用して違法または不適切なデータが送信される可能性が最小限に抑えられ、ブランドの評判が向上します。
これらすべてはユーザーの認識を高めるためにポリシー文書に含めることができます。これにより、組織のメール使用ポリシーに従うことがユーザーの責任となります。
サンプルメールポリシー
メール 使用ポリシーは、各組織の運営地域や所属する業界などに基づいてカスタマイズされています。しかし、メール 使用ポリシーの標準的なセクションのいくつかは以下の通りです:
概要およびメール使用ポリシーの範囲
メールポリシーガイドラインは、導入文に続いて、その適用範囲（例：組織内の正社員、契約社員、派遣スタッフなど）を明確に示す必要があります。また、技術に詳しいユーザーだけでなく、非技術的なユーザーにも理解できるよう、内容は正確かつ明瞭に記述されていることが求められます。
職場におけるメールの適切な使用
ビジネスメールは、以下を含むがこれに限定されない特定の目的のために送信されます：
- チーム内および顧客と協力する
- リード・見込み客へのフォローアップ
- 公式メールアドレスを意図した人（顧客、イベントで出会ったパートナー、関連ニュースレターの購読者など）にのみ共有する
職場での不適切なメールの使用
企業のメールアカウントを使用して行ってはならない不適切なメール使用を含めてください。ユーザーは、公式のメールアドレスを以下の目的で使用してはなりません。
- 顧客や組織内に違法な情報を送信すること
- 公開フォーラムに機密情報を投稿したり、競合他社と共有したりすること
- 意図的にユーザーのメールボックスにスパムを送ること
- 会社に関する虚偽の情報を送信し、ブランドの評判を損なう可能性がある。
メールのセキュリティ
メールには、無断使用から保護する必要がある機密データが含まれていることがよくあります。データ漏洩やアカウントの侵害の結果は想像を絶するものとなり得ます。メールをサイバー犯罪者の手から守るためには、適切なセキュリティ基準を定義することが重要です。ユーザーを教育し、以下のポイントをメール使用ポリシーに記載することは良い習慣です：
- メールを送信する際に適切なメール暗号化技術を使用する
- 組織全体のスパム対策設定・ルール
- フィッシングおよびスプーフィング攻撃に関するユーザーのトレーニング
- 疑わしいメールを報告し、そのようなメール内のリンクをクリックしたり、添付ファイルを開いたりしない必要性
- 強力なパスワードを作成し、定期的にリセットする
- パスワードを付箋に書き留めるのではなく、承認されたクラウドベースのボールトを使用して保存する
メールのエチケット
メール使用ポリシーは、ユーザーにその責任とビジネスメールアカウントを適切に使用する重要性を教育します。メールエチケットは必ずしもメールポリシーの一部である必要はありませんが、組織は以下の一般的なガイドラインをポリシー内でユーザーに説明することができます:
- 企業のメールを個人的に使用すること - 企業のメールアカウントは、ビジネスコミュニケーション専用です。しかし、組織は特定の制限を設けることで、ユーザーが公式のメールアカウントを個人的な目的で使用することを許可することができます。個人的な使用の制限をポリシーで明確に定義することが望ましいです。
- メール送信時のプロフェッショナリズムを示す - メール署名や免責事項のテンプレートを用意することで、メールがプロフェッショナルに見え、顧客やリードに個人的なタッチを提供できます。
- 確認と迅速な対応 - 顧客満足の最も重要な側面は、受信したすべてのメールを確認することです。ユーザーは、指定された期限内に（内部および外部の）メールに対応する必要があります。
メールの保持とバックアップ
コンプライアンス規制当局は、所在地や業種に基づいて、企業に一定期間メールを保持することを要求しています。メール使用ポリシーにメール保持に関する詳細を明記し、ユーザーにデータがバックアップポータルに保存されていることを教育するようにしてください。管理者は、組織全体に対してeDiscoveryを有効にし、メール使用ポリシーに沿った保持ポリシーを設定することをお勧めします。
大量メールのポリシー
大量の受信者リストに送信されるメールは、バルクメールと呼ばれます。ニュースレター、新着情報、発表などがバルクメールの一例です。サービスプロバイダーが示すメール使用ポリシーについてユーザーに通知するようにしてください。ビジネスでバルクメールを送信する必要がある場合は、以下のヒントに従ってください。
ヒント:
- トランザクションメール、キャンペーンなど、特定のニーズに応じた適切なメールサービスを指定してください。
- ポリシーには、メールを購読するユーザーからダブルオプトイン/プライバシー同意を受け取る必要があることを明記してください。
- 送信するメールには、購読解除リンクを含めてください。
- 購読者リストと購読解除者リストを維持してください。
不遵守の影響
企業が施行するポリシーは、強制力が伴わなければ十分な効果を発揮しません。したがって、ユーザーにはメール使用ポリシーに違反した場合の結果について、あらかじめ明確に通知する必要があります。
懲戒処分の内容は、組織の価値観や企業文化、ならびに地域の法令に準拠して定める必要があります。一般的に、給与の減額、停職、あるいは解雇などが、メールポリシー違反に対する懲戒処分として多くの企業で明記されています。