Zoho CRMでのZoho Invoiceモジュールへのアクセス
Zoho InvoiceとZoho CRMの連携の目的は、Zoho CRM内からZoho Invoiceの取引を行うことをより簡素化することです。この連携により、Zoho Invoiceで取引を作成し、CRMと同期させることができます。またはその逆も可能です。
Zoho Invoice - Zoho CRM連携の設定方法については、こちらをクリックしてください。
Zoho CRMでZoho Invoice - Zoho CRMの連携を有効にするには：
- Zoho CRMアカウントにログインしてください。
- 右上の歯車（設定）アイコンをクリックし、［マーケットプレイス］→［Zoho］を選択します。
- ［Zohoの会計サービス］の下にある［管理］ボタンをクリックします。
- 次のページで、［会計タブ］の横にある［編集］ボタンをクリックします。
- ［請求書と見積書］のチェックボックスにチェックを入れて有効にして、［保存］をクリックしてください。
ヒント：Zoho CRM内でZoho Invoiceモジュールにアクセスするには、Zoho CRM組織が、プロフェッショナル、エンタープライズ、アルティメットのいずれかのプランである必要があります。
見積書
Zoho CRMに見積書を作成するには、2つの方法があります。
- Zoho Financeタブから：上部にある［Zoho Finance］タブを選択します。［見積書］タブをクリックし、［見積書を作成］ボタンをクリックします。
- 取引先または連絡先タブから：取引先または連絡先を選択し、次のページでZoho Financeセクションまで下へスクロールし、［新しい見積書］を選択します。
見積書の作成
Zoho CRMの見積書作成画面は、Zoho Invoiceのページと似ています。表示される見積書フォームは、Zoho Invoiceのアカウントから取得されます。
見積書の担当者：ドロップダウンからCRMユーザーを選択してください。
アカウント名：検索アイコンをクリックして取引先名を選択してください。
商談名：検索アイコンをクリックして商談名を選択してください。
見積書番号：Zoho Invoiceの設定に基づいて見積書番号が生成されます。
参照番号：参照番号が必要な場合、入力してください。
見積日：見積日を入力してください。初期設定では、現在の日付が選択されています。変更したい場合は、ボックスをクリックして、カレンダーから日付を選択してください。
有効期限：見積書の有効期限を選択してください。
商品、各種料金：ドロップダウンで、Zoho Invoiceから取得した商品を選択し、必要に応じて割引、配送料、調整額などを追加してください。
顧客のメモ：顧客へのメッセージを入力してください。この項目の内容はZoho Invoiceから取得されます（取得可能な場合）。
取引条件：自社の取引の条件を入力してください。この項目の内容はZoho Invoiceから取得されます（取得可能な場合）。
最後に［保存］をクリックすると、見積書が下書きとして保存されます。この見積書がZoho Invoiceアカウントにも利用できるようになります。
見積書の変換
見積書を請求書に変換することができます。
- 請求書に変換したい見積書を選択し、見積書ウィンドウの上部にある［次のステップへ］ボタンをクリックして、［請求書］を選択してください。この方法で、新しい請求書の作成フォームに移動し、見積書の詳細が自動的に入力されます。
請求書
Zoho CRMに請求書を作成するには、2つの方法があります。Zoho Financeタブから：
上部にある［Zoho Finance］タブを選択します。次に、［請求書］タブをクリックして、［請求書を作成］ボタンをクリックします。
- 取引先または連絡先タブから：
取引先または連絡先を選択し、次のページでZoho Financeセクションまで下へスクロールし、［新しい請求書］を選択します。
請求書の作成：
Zoho CRMの請求書作成画面は、Zoho Invoiceの画面と似ています。表示される請求書フォームは、Zoho Invoiceのアカウントから取得されます。
請求書の担当者：ドロップダウンからCRMユーザーを選択します。
アカウント名：検索アイコンをクリックするとウィンドウが開きます。ウィンドウから取引先名を選んでください。
商談名：検索アイコンをクリックするとウィンドウが開きます。このウィンドウから商談名を選んでください。
請求書番号：請求書番号は、Zoho Invoiceの設定に基づいて生成されます。
注文番号：必要に応じて、注文番号を入力します。
請求日：請求書の日付を入力します。初期設定では、現在の日付が選択されています。変更したい場合は、ボックスをクリックして、カレンダーから日付を選択します。
支払条件：請求書の支払期限を設定するには、［規約］のドロップダウンからオプションを選択します。［カスタム］を選択すると、カスタムで支払期日を設定することができます。
商品、各種料金：ドロップダウンで、Zoho Invoiceから取得した商品を選択します。また、割引、配送料、調整額がある場合は追加します。
顧客のメモ：この項目には、顧客へのメッセージを入力してください。この項目の内容は、Zoho Invoiceから取得されます（取得可能な場合）。
取引条件：この項目には、組織の取引の条件を入力してください。この項目の内容は、Zoho Invoiceから取得されます（取得可能な場合）。
最後に［保存］をクリックすると、請求書が下書きとして保存されます。この請求書は、Zoho Invoiceのアカウントでも利用できます。
その他の操作
その他のオプション
ボタンや対象のボタンをクリックするだけで、印刷やメールの送信、複製、PDFでの取引のエクスポートなどが可能になります。
- 印刷する：印刷オプションを選択すると、見積書／請求書を印刷することができます。
- PDF形式でエクスポートする：取引内容をエクスポートしてPDFとしてダウンロードすることができます。
- メールを送信する：メールオプションを選択すると、見積書／請求書を顧客にメール送信することができます。
- 複製する：既存の取引と同様の取引を作成して、顧客に送信したい場合があります。このような場合、複製のオプションを選択することで、既存の取引をコピーすることができます。新規作成フォームが表示され、取引の詳細がすでに入力されています。
ファイルの添付
利用中のコンピューターやZoho Docs／Google ドライブからファイルを添付したり、メモを作成したり、タスクを割り当てたり、イベントを追加したり、顧客にかけた電話を記録したりすることもできます。また、それらをPDFファイルとしてエクスポートしたり、印刷したりするオプションもあります。
Zoho Invoiceでの取引の作成
Zoho Invoiceで取引を作成する手順は、非常に簡単です。見積書／請求書タブを選択し、［+］アイコンをクリックして必要な情報を入力するだけです。
［営業担当者］のドロップダウンからユーザーを選択します。ユーザーが表示されていない場合は、更新アイコンをクリックしてZoho CRMからユーザーを取得してください。また、Zoho InvoiceでCRMオーナーのユーザーを選択すると、そのユーザーがZoho CRM上でもオーナーとして扱われます。なお、そのユーザーの階層も適用されますので、ご注意ください。
最後に［保存］ボタンをクリックして、取引を保存します。これにより、取引がZoho CRMアカウントに表示されるようになります。
ビューの作成と編集
モジュールに基づいて見積書／請求書をフィルタリングすることができます。また、Zoho Invoiceモジュールの見積書／請求書タブで、ビューを作成または編集するオプションがあります。
ビューの作成
新しいビューを作成するには、［新しいカスタムビュー］オプションを選択します。
列として表示したい項目を選択してください。
ビュー名：作成するビューの名前を入力します。
条件を指定：データを抽出する条件を設定できます。
表示項目を選択：［選択可能］の項目一覧から、ビューに表示する項目を選択できます。対象の項目をドラッグ＆ドロップまたは［+］アイコンをクリックして、［選択中］の項目一覧に追加します。
共有対象：カスタムビューの表示を許可するユーザーを設定できます。
最後に［保存する］をクリックし、新規ビューを保存します。
ビューの編集
ドロップダウンの近くにカーソルをあわせて、鉛筆（編集）アイコンをクリックすると、ビューを編集することができます。
［選択可能］の一覧から［選択済み］の一覧へ項目をドラッグ＆ドロップし、［保存］をクリックしてビューを保存します。
レポート
Zoho CRMのレポートモジュールは、Zoho Invoiceでの取引に対して、カスタマイズされたレポートを作成するオプションを提供しています。 Zoho CRMの［レポート］タブに移動し、［Zoho Financeのレポート］オプションまで下へスクロールしてください。
次のオプションのレポートが用意されています。
- 顧客別の支払い額
- 顧客別の期限超過の請求書
- 顧客別の売上
- 商品別の売上
- ユーザー別の売上
［レポートを作成する］をクリックすると、お好みに応じてカスタムレポートを作成することができます。
［基準タブを選択］のドロップダウンから、［Zoho Finance］タブの［見積書］または［請求書］のいずれかを選択します。
関連タブを選択し、［続ける］をクリックしてください。
次の段階の内容では、表示したい列を選択することができます。また、列を組み合わせて表示したり、2列を追加したりする場合に、必要に応じて編集することができます。
レポート生成のフィルターを設定したい場合は、それを行ってください。すぐにレポートを作成したい場合は、［実行する］ボタンを押してください。
レポートに名前を付けて、そのレポートを配置すべきタブを指定したい場合は、［保存する］ボタンをクリックしてください。
ダッシュボード
Zoho CRMのダッシュボードモジュールでは、自社のビジネスがどのように発展しているかを一目で把握できるように、グラフや円グラフが使用できます。この図表を作成するための情報は、該当するレポートから取得されます。
Zoho CRMのZoho Invoiceモジュールのダッシュボードを表示するには、［アナリティクス］タブに移動して［Zoho Financeのダッシュボード］を選択します。このダッシュボードでは、Zoho CRMアカウントのレポートに基づいて、棒グラフや円グラフが表示されます。
Zoho CRMのダッシュボードについて、詳細はこちらをご覧ください。
注：同期を設定するときに［取引先と関連する連絡先］または［取引先］を選択した場合、Zoho CRMのZoho Invoiceモジュールの下に［取引先名］の項目が表示されます。
［連絡先］を選択した場合、［取引先名］の項目は［連絡先名］の項目に置き換えられます。
また、［取引先と関連する連絡先］オプションが選択された場合、取引先に関連付けられていない連絡先に対して見積書／請求書／受注書を作成することはできません。
取引レベルでの営業チームと財務チームのコラボレーション
Zoho InvoiceとZoho CRMを連携することで、営業部と財務部が取引レベルでコラボレーションすることができます。Zoho CRMのZoho Invoiceモジュールを有効にすると、営業部は特定の請求書や見積書に関するコメントを確認できます。同様に、財務部はその特定の取引に関連するメモ、イベント、電話などの情報を確認することができます。
Zoho InvoiceまたはZoho CRMで請求書または見積書を作成すると、両方の場所に同期されて保存されます。請求書または見積書に加えられた変更内容は、両方に反映されます。
Zoho Invoiceでコメントを表示する
Zoho CRMで請求書または見積書が作成され、メモが追加された例を考えてみましょう。財務部は、次の手順に従ってZoho Invoiceで行った取引を確認できます。
- コメントを表示したい請求書または見積書をクリックします。
- 右上にあるZoho CRMのアイコンをクリックします。
- 画面の右側に、メモ、タスク、予定、通話、商談のドロップダウンを含むペインが表示されます。
- 表示したいセクションをクリックすると、コメントが表示され、作成時間や追加したユーザーなどの詳細も表示されます。
Zoho CRMでコメントを表示する
財務部が営業部に連絡するため、取引にコメントした事例を考えてみましょう。このコメントは、以下の方法で表示することができます。
- Zoho CRMのアカウントにログインします。
- タイトルバーからZoho Financeをクリックします。
- 請求書または見積書を選択し、変更を確認したい取引を選択します。
- ［履歴］をクリックします。
- 作成日時、支払いの有無、財務部が営業部と共有したいコメントなどの詳細が表示されます。
