Zoho InvoiceとZoho CRMの連携
Zoho InvoiceとZoho CRMを連携すると、顧客情報と会計情報を一元的に表示、管理できます。この連携により、社内の営業部門と経理部門の連携が強化され、アプリを切り替えることなく、商談の追跡、見積書や請求書の作成が可能になります。
連携のメリット
- すべての顧客情報を一元管理し、両方のアプリで同じ情報を利用できます。
- 売上情報や未回収の売掛金など、顧客の主要な会計指標をZoho CRMから直接確認できます。
- 両方のアプリ間で取引を同期できます。
このページの内容
連携の設定
前提条件：Zoho CRMで複数通貨が有効になっている場合は、Zoho CRMの基準通貨がZoho Invoiceで設定されている基準通貨と一致していることを確認してください。
分析情報：連携すると、Zoho Invoiceの次のデータがZoho CRMと共有されます。
- 組織名、メールアドレス、国。
- すべてのユーザーの詳細情報。
Zoho InvoiceからCRM連携を設定するには、次の手順を実行します。
- ［設定］に移動します。
- ［連携］の下にある［Zoho Apps］を選択します。
- ［Zoho Apps］ページで、Zoho CRMの横にある［接続］をクリックします。
- ［Zoho CRMへの接続］ページの［Zoho CRMの組織］セクションで、［組織を選択］をクリックします。
- ［Zoho CRMへの接続］のポップアップで、対象の［組織］を選択し、［保存］をクリックします。
双方向同期が設定され、Zoho CRMからZoho Invoiceへ、またZoho InvoiceからZoho CRMへデータが取得されます。
メモ：複数のZoho Invoice組織を1つのZoho CRM組織と連携する場合は、support@zohoinvoice.comまでメールでお問い合わせください。設定をサポートします。ただし、この場合は一方向同期となり、Zoho CRMからZoho Invoiceへのみデータが取得されます。また、この処理では取引タブは同期されません。
同期するタブの設定
連携を設定した後、Zoho InvoiceとZoho CRMの間で同期するタブを設定できます。設定するには、次の手順を実行します。
- ［設定］に移動します。
- ［連携&マーケットプレイス］の下にある［Zoho Apps］を選択します。
- ［Zoho Apps］ページで、Zoho CRMの横にある［詳細を表示］をクリックします。
- ［同期するタブの設定］セクションで、Zoho CRMからZoho Invoiceに同期する対象のタブの横にある［今すぐ設定］をクリックします。
Zoho CRMからZoho Invoiceには、次のタブのデータを同期できます。
顧客の同期
Zoho CRMからZoho Invoiceに顧客データを同期するには、次の手順を実行します。
- ［設定］に移動します。
- ［連携&マーケットプレイス］の下にある［Zoho Apps］を選択します。
- ［Zoho Apps］ページで、Zoho CRMの横にある［詳細を表示］をクリックします。
- ［同期するタブの設定］セクションで、［顧客］の横にある［今すぐ設定］をクリックします。
- 次のページで、以下の各種設定を行います。
- ［Zoho CRMのタブを選択］：Zoho CRMとZoho Invoiceの間で同期するタブを選択します。
- ［取引先］：Zoho CRMの［取引先］は、Zoho Invoiceに［顧客］として取得され、［顧客の種類］は［法人］に設定されます。
- ［連絡先］：Zoho CRMの［連絡先］は、Zoho Invoiceに［顧客］として取得され、［顧客の種類］は［個人］に設定されます。
- ［取引先&関連する連絡先］：Zoho CRMの［取引先］と関連する［連絡先］は、Zoho Invoiceに［顧客］および［連絡先担当者］として取得されます。Zoho CRMで取引先に関連付けられていない連絡先を同期するには、［Zoho CRMでどの取引先にも関連付けられていない連絡先を含める］にチェックを入れます。これらの連絡先は、Zoho Invoiceに［顧客］として取得され、［顧客の種類］は［個人］に設定されます。
- ［同期範囲を選択］：両方のアプリ間でデータを同期する方法を選択します。
- ［CRMから取得］：Zoho CRMのデータのみがZoho Invoiceに取得されます。Zoho InvoiceのデータはZoho CRMに取得されません。ただし、すでにZoho CRMに送信されているデータには影響しません。
- ［双方向に同期］：Zoho CRMからZoho Invoiceへ、またZoho InvoiceからZoho CRMへデータが同期されます。Zoho CRMのデータが先に取得されます。
- ［Zoho CRMのタブを選択］：Zoho CRMとZoho Invoiceの間で同期するタブを選択します。
分析情報：双方向同期を選択した場合、Zoho Invoiceで［顧客の種類］が［法人］に設定されている［顧客］は、Zoho CRMの［取引先］タブと同期されます。［顧客の種類］が［個人］に設定されている［顧客］は、Zoho CRMの［連絡先］タブと同期されます。
- ［重複する顧客の処理方法を選択］：Zoho CRMとZoho Invoiceの間でデータを同期すると、Zoho CRMのデータがZoho Invoiceにすでに存在している場合があります。この問題に対応するため、Zoho CRMの［取引先名］とZoho Invoiceの［顧客の表示名］を比較して、重複データが識別されます。同期時に重複データを処理する方法を選択します。
- ［複製］：重複データが複製され、既存のデータとともに保存されます。
- ［上書き］：Zoho Invoiceの既存データが重複データで置き換えられます。
- ［スキップ］：重複データは同期されず、既存のデータは変更されません。
- ［同期する一覧を選択］：Zoho CRMの特定のデータを同期するには、一覧を作成し、その一覧をZoho Invoiceに同期できます。［取引先&関連する連絡先］を同期する場合は、データを同期する［取引先］の一覧と［連絡先］の一覧を選択できます。
- ［項目の関連付け］：Zoho Invoiceの項目と、対応するZoho CRMの項目を関連付けます。一部の項目は自動的に関連付けられますが、残りの項目は手動で関連付ける必要があります。Zoho CRMの特定の項目をZoho Invoiceの標準項目に関連付けられない場合は、Zoho Invoiceでカスタム項目を作成します。作成した項目は、関連付けの際に表示されます。
前提条件：Zoho CRMで複数通貨を有効にしている場合は、項目を関連付ける前に、Zoho CRMの基準通貨がZoho Invoiceの基準通貨と一致していることを確認してください。
- 同期処理を開始するには［保存して同期する］をクリックします。各種設定を保存し、後でデータを同期する場合は、［保存して後で同期する］をクリックします。
選択した各種設定に基づき、しばらくすると顧客が同期されます。同期のステータスを確認するには、［顧客］セクションの［ステータスを確認］をクリックします。
商品の同期
顧客と同様に、Zoho Invoiceの［商品］をZoho CRMの［商品］と同期できます。商品を同期するには、次の手順を実行します。
- ［設定］に移動します。
- ［連携&マーケットプレイス］の下にある［Zoho Apps］を選択します。
- ［Zoho Apps］ページで、Zoho CRMの横にある［詳細を表示］をクリックします。
- ［同期するタブの設定］セクションで、［商品］の横にある［今すぐ設定］をクリックします。
- 次のページで、以下の各種設定を行います。
- ［同期範囲を選択］：2つのアプリ間で情報を同期する方法を選択します。
- ［CRMから取得］：Zoho CRMの商品だけがZoho Invoiceに商品として取得されます。Zoho InvoiceのデータはZoho CRMに取得されません。ただし、すでにZoho CRMに送信されているデータには影響しません。
- ［双方向に同期］：Zoho Invoiceの商品がZoho CRMに商品として同期され、Zoho CRMの商品もZoho Invoiceに同期されます。Zoho Invoiceのデータが先に取得されます。
- ［重複する商品の処理方法を選択］：Zoho CRMとZoho Invoiceの間でデータを同期すると、Zoho CRMのデータがZoho Invoiceにすでに存在している場合があります。この問題に対応するため、Zoho CRMの［商品名］とZoho Invoiceの［商品名］、および両方のアプリにある商品の［SKU］を比較して、重複データが識別されます。同期時に重複データを処理する方法を選択します。
- ［複製］：重複データが複製され、既存のデータとともに保存されます。
- ［上書き］：Zoho Invoiceの既存データが重複データで置き換えられます。
- ［スキップ］：重複データは同期されず、既存のデータは変更されません。
- ［同期範囲を選択］：2つのアプリ間で情報を同期する方法を選択します。
分析情報：前の手順で［双方向に同期］を選択した場合、Zoho Invoiceの商品が先にZoho CRMへ送信されるため、Zoho CRMに重複データが作成される可能性があります。一方向同期の場合、重複データはZoho Invoiceに表示されます。
- ［同期する一覧を選択］：Zoho CRMからZoho Invoiceに特定のデータを同期するには、Zoho CRMで一覧を作成して商品を追加し、その一覧を同期できます。同期時に、［こちらをクリックして一覧を選択］オプションをクリックし、［一覧を選択］ドロップダウンから対象の一覧を選択します。
- ［項目の関連付け］：Zoho Invoiceの項目と、対応するZoho CRMの項目を関連付けます。必要に応じて、Zoho CRMの項目と一致するZoho Invoiceのカスタム項目を作成することもできます。
分析情報：Zoho CRMの商品を物品またはサービスに分類する場合は、［物品］と［サービス］を選択肢とするカスタム項目を作成します。その後、このカスタム項目をZoho Invoiceの［商品の種類］項目に関連付けます。
- 同期処理を開始するには［保存して同期する］をクリックします。各種設定を保存し、後でデータを同期する場合は、［保存して後で同期する］をクリックします。
選択した各種設定に基づき、しばらくすると商品が同期されます。同期のステータスを確認するには、［商品］セクションの［ステータスを確認］をクリックします。
同期オプション
連携の設定後、初回同期以降にZoho CRMへ追加した新しい取引先、連絡先、商品は、2時間ごとにZoho Invoiceへ同期されます。取引タブの同期を選択した場合は、即時に同期されます。設定するには、次の手順を実行します。
- ［設定］に移動します。
- ［連携&マーケットプレイス］の下にある［Zoho Apps］を選択します。
- ［Zoho Apps］ページで、Zoho CRMの横にある［詳細を表示］をクリックします。
- ［同期するタブの設定］セクションで、使用する同期オプションを選択します。利用可能なオプションは次のとおりです。
- ［即時同期］：新しいデータを追加し、もう一方のアプリにもすぐに反映する場合は、［即時同期］をクリックします。
分析情報：全データを同期せず、Zoho CRMから同期した特定の顧客の変更だけを反映するには、Zoho Invoiceで対象の顧客を選択し、［詳細］ページの［その他］ドロップダウンをクリックして、［Zoho CRMから連絡先を再同期］を選択します。
- ［同期履歴を表示］：Zoho Invoiceで、追加、更新、削除されたデータの件数や同期日時など、詳細な同期履歴を確認できます。同期に失敗した場合は、失敗したこととその理由も表示されます。
- 同期を一時停止/Resume：Zoho InvoiceとZoho CRMの間でのデータ同期を一時的に停止するには、［同期を一時停止］をクリックします。アプリ間のデータ同期を再開するには、［同期を再開］をクリックします。
- ［編集］：必要に応じて、同期の各種設定を変更できます。変更した設定は、次回の自動同期または手動同期から適用されます。
メモ：Zoho Invoiceで作成したデータをZoho CRMに同期した後、Zoho CRMでそのデータを削除しても、対応するZoho Invoiceのデータは削除されません。
Zoho Invoiceでの連携の利用
連携を設定すると、Zoho Invoiceで次の操作を実行できます。
Zoho CRMの顧客へのアクセス
選択したデータの同期方法に応じて、Zoho CRMの取引先と連絡先がZoho Invoiceで［顧客］として利用できるようになります。
CRMの顧客による絞り込み
Zoho CRMからZoho Invoiceに同期されたすべての取引先と連絡先を、［顧客］として表示できます。手順は次のとおりです。
- 左側のサイドバーにある［売上］に移動し、［顧客］を選択します。
- ページ上部の［すべての顧客］フィルターをクリックし、ドロップダウンから［CRM］を選択します。
該当するCRMの取引先と連絡先が表示されます。
CRMの顧客の検索
Zoho CRMから取得した顧客はZoho Invoiceで利用でき、その顧客の取引を作成できます。また、まだインポートされていない顧客の取引も作成できます。手順は次のとおりです。
- 作成する取引を選択します（例：［請求書］）。
- ページ右上の［+ 新規］をクリックします。
- ［新しい請求書］ページで、［顧客名］項目の［顧客の詳細検索］アイコンをクリックします。
- ［顧客の詳細検索］のポップアップに、Zoho InvoiceとZoho CRMの顧客の一覧が表示されます。ポップアップの上部にある［Zoho CRM］を選択します。
- ［取引先名］を入力し、［検索］をクリックします。
入力した取引先名に関連する連絡先と取引先の一覧が表示されます。一覧から対象の連絡先または取引先を選択します。
選択した取引先または連絡先が、Zoho Invoiceに顧客として取得されます。これで、その顧客の売上取引を作成できます。
分析情報：連絡先を検索する場合、利用できる［検索条件］は［名］と［姓］です。取引先を検索する場合は、Zoho CRMの取引先名を入力します。該当する取引先に関連付けられている連絡先が表示されます。
Zoho CRMでの連携の利用
Zoho InvoiceとZoho CRMを連携すると、両方のアプリ間でデータを同期し、Zoho CRMから簡単に管理できます。Zoho CRMで実行できる操作を見てみましょう。
Zoho CRMでのユーザープロフィールの設定
Zoho CRMのすべてのユーザーには、マーケティング、営業、サポートなどのプロフィールが割り当てられます。プロフィールによって、Zoho CRMのデータに対して実行できる操作が制御されます。管理者は、プロフィールを作成または変更して権限を付与または削除し、ユーザーに割り当てることができます。
ポイント：プロファイルに権限を付与または拒否すると、その設定はプロファイルに関連付けられているすべてのユーザーに適用されます。Zoho CRMのプロファイルについてはこちらをご確認ください。
Zoho Invoiceでは、売上取引の作成や送信などの操作に対する権限も設定できます。これにより、管理者はユーザーの役割や担当業務に応じて権限を割り当てることができます。
たとえば、営業担当者に見積書の作成のみを許可し、見込み客（または顧客）への送信を許可しない場合は、その営業担当者に割り当てられている役割から［メール送信］権限を削除できます。
これらの権限を設定するには、次の手順を実行します。
- Zoho CRMの組織にログインします。
- ［設定］に移動し、［セキュリティ管理］の［プロファイル］を選択します。
- 権限を許可または拒否する対象のプロファイルをクリックします。
- ［Zoho Financeの権限］セクションまで下にスクロールします。
ここでは、対象のプロファイルに対して取引タブへのアクセスを有効または無効にできます。また、各取引について、［表示］、［作成／編集］、［メール送信］などの個別の権限も設定できます。
たとえば、プロファイルに［見積書］の［メール送信］権限がない場合、そのプロファイルに関連付けられているユーザーは、Zoho Invoiceから顧客に見積書を送信できません。
同様に、Zoho CRMの取引先や連絡先（Zoho InvoiceからZoho CRMに同期されたデータ）の財務概要をプロファイルで閲覧できないようにすることもできます。手順は次のとおりです。
- Zoho CRMの組織にログインします。
- ［設定］に移動し、［セキュリティ管理］の［プロファイル］を選択します。
- 権限を許可または拒否する対象のプロファイルをクリックします。
- ［Zoho Financeの権限］セクションまで下にスクロールし、［売掛金と買掛金の概要］の横にある切り替えボタンを操作します。
このプロファイルに関連付けられているユーザーは、概要を表示できなくなります。この設定が有効なプロファイルに関連付けられているユーザーのみ、各取引先または連絡先の［詳細］ページで財務概要を表示できます。
Zoho CRMでの取引の作成
注意：Zoho CRMには、見積書と請求書用の独自のタブがあります。これらのタブで作成した取引は、［Zoho Finance］タブで作成した取引とは同期されません。そのため、Zoho CRMの取引先と連絡先には、2組の異なる取引データが作成されます。
連携すると、Zoho CRMから直接、Zoho Invoiceの顧客に対する取引を作成できます。作成した取引は、すぐにZoho Invoiceへ同期されます。
Zoho CRMでは、次の2つの方法で取引を作成できます。
対象の取引専用タブからの作成
取引を作成するには、次の手順を実行します。
- Zoho Invoiceと連携しているZoho CRMの組織にログインします。
- ［Zoho Finance］タブに移動し、ドロップダウンから作成する取引（例：［請求書］）を選択します。
- 右上の［請求書を作成］をクリックします。
- ［請求書を作成］ページで、必要な情報を入力します。
- 顧客に送信する場合は［保存して送信］をクリックし、後で送信する場合は［保存］をクリックします。
請求書が作成されます。
［取引先］または［連絡先］タブからの作成
取引を作成するには、次の手順を実行します。
- 取引を作成する対象のタブ（例：［取引先］）をクリックします。
- 対象の取引先を選択します。
- ［概要］タブで、作成する取引（例：［請求書］）まで下にスクロールし、［新しく作成］をクリックします。
- ［請求書を作成］ページで、必要な情報を入力します。
- 顧客に送信する場合は［保存して送信］をクリックし、後で送信する場合は［保存］をクリックします。
請求書が作成されます。
見積書の作成
Zoho CRMの［見積書を作成］ページは、Zoho Invoiceのページとよく似ています。見積書フォームはZoho Invoiceから取得され、［見積書番号］や［顧客へのメモ］などの項目は、Zoho Invoiceの設定に基づいて自動生成されます。必要な情報を入力し、見積書を保存します。
完了したら、見積書の［詳細］ページ右上にある［変換］ドロップダウンをクリックし、請求書に変換するかどうかを選択します。Zoho Invoiceと同様に、メール送信、印刷、［送信済み］に設定するなどの操作も実行できます。見積書が承諾されたら、［承諾済み］に設定できます。承諾されなかった場合は、［拒否済み］に設定します。
請求書の作成
Zoho CRMの［請求書を作成］ページは、Zoho Invoiceのページとよく似ています。請求書フォームはZoho Invoiceから取得され、［請求書番号］や［顧客へのメモ］などの項目は、Zoho Invoiceの設定に基づいて自動生成されます。必要な情報を入力し、請求書を保存します。
Zoho Invoiceと同様に、メール送信、印刷、［送信済み］に設定するなどの操作も実行できます。
レポートの作成
Zoho Invoiceに記録された取引について、Zoho CRMでカスタムレポートを作成できます。手順は次のとおりです。
- ［レポート］に移動します。
- 次のページで、右上の［レポートを作成］をクリックします。
- ［新しいレポートを作成］ポップアップで、ドロップダウンの［Zoho Finance］セクションから対象のタブを選択し、［続ける］をクリックします。
Zoho Invoiceのデータ（カスタム項目を含む）とZoho CRMのデータの両方を含むカスタムレポートを作成したり、既定のレポートを編集したりできます。Zoho CRMでレポートを作成する方法をご確認ください。
営業チームと財務チームの連携
Zoho InvoiceとZoho CRMを連携すると、営業チームと財務チームが取引単位でアプリ間のデータを共有できます。営業チームは、Zoho CRMで特定の請求書や見積書に関するコメントを確認できます。同様に、財務チームは、Zoho Invoiceでその取引に関するメモ、予定、通話を確認できます。
Zoho Invoiceでのコメントの表示
Zoho CRMで売上取引を作成し、メモを追加した場合を例に説明します。財務チームは、Zoho Invoiceでこれらの詳細を確認できます。手順は次のとおりです。
- Zoho CRMと連携しているZoho Invoiceの組織にログインします。
- コメントを確認する取引に移動します。
- 取引の［詳細］ページ右上にある［Zoho CRM］アイコンをクリックします。
- ［CRMの詳細］パネルで、［メモ］をクリックします。
対象の取引に追加されたコメントを確認できます。
Zoho CRMでのコメントの表示
財務チームが営業チームと連絡を取るため、取引にコメントを追加した場合を例に説明します。コメントを確認するには、次の手順を実行します。
- Zoho Invoiceと連携しているZoho CRMの組織にログインします。
- ページ上部の［Zoho Finance］に移動します。
- コメントを確認する取引に移動します。
- 取引の［詳細］ページで、［タイムライン］タブに移動します。
［履歴］セクションで、取引に追加されたコメントを確認できます。
連携の無効化
Zoho InvoiceとZoho CRMの間でデータを同期しない場合は、連携を一時的に無効にできます。
注意：取引タブの同期を有効にしている場合、連携を無効にすると、Zoho CRMの［Zoho Finance］タブにある取引に関連付けられたカスタムレポート、コメント、添付ファイルがすべて削除されます。ただし、Zoho Invoice内の既存の取引には影響しません。
連携を無効にするには、次の手順を実行します。
- ［設定］に移動します。
- ［連携／マーケットプレイス］の［Zohoサービス］を選択します。
- ［Zohoサービス］ページで、［Zoho CRM］の横にある［詳細を表示］をクリックします。
- ［Zoho CRMの組織］セクションで、［連携を無効にする］をクリックします。
- 表示されたポップアップで、［確定］をクリックします。
Zoho CRMとZoho Invoiceの連携が一時的に無効になります。連携を再度有効にするには、次の手順を実行します。
- ［設定］に移動します。
- ［連携／マーケットプレイス］の［Zohoサービス］を選択します。
- ［Zohoサービス］ページで、［Zoho CRM］の横にある［詳細を表示］をクリックします。
- ［Zoho CRMの組織］セクションで、［連携を有効にする］をクリックします。
- 表示されたポップアップで、［確定］をクリックします。
- ［Zoho CRMに接続］ポップアップで、同期する［組織］にチェックを入れ、［保存］をクリックします。
連携が再度有効になり、Zoho CRMからZoho Invoiceにデータが同期されます。
連携の削除
Zoho InvoiceとZoho CRMの連携を無効にしており、今後データを同期しない場合は、連携を削除できます。削除すると、データ間の関連付けは完全に削除されます。この操作は元に戻せません。Zoho Invoiceの組織を他のZoho Financeアプリと連携している場合、それらのアプリからも連携が削除されます。
前提条件：連携が無効になっている場合にのみ削除できます。
連携を削除するには、次の手順を実行します。
- ［設定］に移動します。
- ［連携／マーケットプレイス］の［Zohoサービス］を選択します。
- ［Zoho CRM］の横にある［詳細を表示］をクリックします。
- ［Zoho CRMの組織］セクションで、［連携を削除］をクリックします。
- ポップアップで、同期済みのZoho CRMデータをすべてZoho Invoiceのデータに変換するか、取引のあるデータのみを変換して残りを削除するかを選択します。
- 確定するには、［削除］をクリックします。
連携が削除されます。削除が完了すると、アプリ内通知も届きます。