セキュリティ対策には、不要なアクセス権限の付与や、誤操作などのトラブルを防止するなど、さまざまなことが挙げられます。
ヘルプデスクツールには、問い合わせの内容とともに、顧客の個人情報などを含むさまざまな情報が集約されています。
一方、ヘルプデスクツールを使用するオペレーターのひとりひとりが、実際に参照したいデータや必要とする操作権限は厳密には異なります。
Zoho Desk は、アクセスや操作をはじめとしたデータの処理について、適切な運用管理が行えるよう、さまざまなセキュリティ機能を備えています。
権限設定でコントロール
権限は、アクセスできる/できないタブ、問い合わせに対しできること/できないことなどを制御する設定です。Zoho Desk では、この権限をオン/オフの切り替えと、チェックボックスで選択するだけで簡単に設定できます。
デフォルトでは3つの権限のプロファイルが用意されていますが、それぞれを編集することはもとより、カスタマイズした権限を新たに作成することも可能です。
ここで編集・作成した権限を、各担当者に関連付けるだけで、簡単に閲覧・処理できる情報をコントロールすることができます。組織階層でデータ共有の制御
役職は、サポート部門にも、組織階層や複数のチームがある場合を想定し、「誰のデータに対して、どのような操作を行えるのか」というコントロール可能にします。
たとえば、チームリーダーに直属の部下が担当するデータに対するアクセス権限を付与したり、同じチーム内の同階層メンバー同士でデータが共有されるようにします。
これにより、実際の業務体制に応じたデータの表示・操作権限が自動でコントロールされます。詳細な共有設定
役職でのアクセス制御に加え、タブごとの表示/操作権限などを細かく設定したい場合には、データ共有設定を利用します。ここでは、組織内での共有について、表示、編集の権限を選択します。
項目レベルでアクセスコントロール
各タブに設置された項目レベルでアクセスを制御したい場合もあるでしょう。
Zoho Desk は、さまざまな権限に対して、各タブ内の項目に対するアクセス権限(表示と編集、表示のみ、表示しない)を設定できます。
例えば、連絡先タブ内に顧客のクレジットカード情報などの機密情報が含まれる場合、一般的な担当者権限には、この項目を非表示にすることができます。