膨大な問い合わせメールを自動で管理

Zoho Desk の問い合わせメール対応

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問い合わせの手段として広く利用されているメールですが、一般的なメールソフトは
「問い合わせ対応」を行うことを前提として設計されていません。
そのため、問い合わせの対応状況や、必要な情報の把握に適しておらず、対応漏れや重複などの問題も発生しやすくなります。
Zoho Desk は問い合わせメールを一元的に管理することでその管理工数を削減しながら状況を可視化することができます。
そのため、問い合わせ対応の負荷を大きく軽減させることができます。

  • チケット基準のメール分類

    Zoho Desk に集約された問い合わせメールとそれに対する回答メールは、1つのチケットとしてまとめて表示されます。顧客と担当者の間のやりとりは時系列順に表示されるので、過去のやりとりも簡単に把握できます。
    また、1つのメールに複数の問い合わせが記載されていることも少なくありません。そのような場合にも、簡単にチケットを複製し、問い合わせごとに個々の対応を開始することが可能です。
    問い合わせにはコメントを追加してチーム内で共有、確認することも可能で、チーム内のやりとりをメールで行う必要がなくなります。

  • サポートメールアドレスの管理

    Zoho Desk の利用を開始するにあたり、まずサポート用メールアドレスが作成されます。このサポート用メールアドレスは、あとから編集、追加することが可能です。
    また、既存のサポート用メールアドレスをそのまま使用したい場合には、Zoho Desk で作成されたサポート用メールアドレス宛てに転送することで対応できます。

  • 表示名のカスタマイズ

    差出人のメールアドレスには、表示名を設定することが可能です。
    担当者個人からの返信として見えることは、より顧客に寄り添った好印象を与え、サポートの高評価にもつながります。

  • チケットの分類と一覧表示

    問い合わせをさまざまな条件でフィルタリングし、一覧表示できます。これらの条件はビューとして保存でき、よく使うビューはお気に入りに登録できます。例えば、ステータス、担当者別のチケット一覧ビューを作成して、状況の把握に役立てることも可能です。
    また、Zoho Desk にはスパム検出機能があり、不正利用等の疑いがあるメールはスパムとして判断されます。このスパムの自動検出は有効/無効の切り替えが可能です。

  • 回答作成時間の短縮

    Zoho Desk のメールテンプレート、スニペット機能を活用すると、よくある問い合わせについての回答時間を削減し、誤字脱字の防止、サポート品質の均一化が期待できます。都度入力する手間も、パソコンのメモ帳や辞書機能に保存する必要もなくなります。