Zoho CRMでは、複数の経路（Webフォーム、インポート、API、または外部サービス連携）から入手した顧客データを管理し、入手経路に関する情報を顧客データの詳細情報として追跡することができます。 Webフォームの場合は、フォーム名やIPアドレスなどの詳細情報を取得し、データ主体からの要望に応じてこの情報を共有することもできます。

Zoho CRMはWebフォームのダブルオプトインに対応しており、Webフォームから顧客データを収集してZoho CRMに登録する前に、個人情報の提供に関する同意をデータ主体に確認します。 ダブルオプトイン機能を活用すれば、見込み客を厳選し、本当に関心を持った質の高い見込み客に時間とリソースを集中できるようになります。

データ処理に関するGDPRの6つの適法根拠「契約の履行」「法的義務」「重大な利益」「公共の利益」「正当な利益」「同意」に基づいて、データ処理を管理し追跡することができます。

個人情報を処理する際は、データ主体から同意を得る必要があります。 Zoho CRMには、メール（メール内またはメールに同意書を添付）、カスタマーポータル、電話を通じてデータ主体から同意を得る機能が搭載されています。 データ管理者は、データ主体に同意をリクエストし、同意を得るまでの期間を指定できます。 指定期間を超過すると同意ステータスが「未回答」となり、データがロックされて処理できなくなります。 同意フォームを作成し、フォームへの回答をメールで依頼することもできます。

Zoho CRMでは、AES（Advanced Encryption Standard）によって機密データが暗号化されます。 送信中のデータだけではなく、サーバーに格納されたデータもAES-256暗号化規格に基づいて保護され、万一漏洩や侵害が発生した場合でも顧客データの匿名性が保証されます。

データの削除や変更など、ユーザーが行ったあらゆる操作を監査ログによって追跡・監視します。