CRM/SFAでステップメールを実践しよう

このレッスンで学べること

ここからのレッスンでは、CRM/SFAツールを活用してステップメールを実践する方法をウェビナー施策を例に学びます。ステップメールの運用は、「準備」「実践」「配信後の分析」の3つの段階に分けられます。

前回のレッスンでは準備を行ったので、今回は「実践」に焦点を当て、実際にメールを送信し、リードのステータスを管理しながら、フォローアップを進める方法を学びます。

ウェビナー案内メールを送信する

それでは実際に、ウェビナーの案内メールをリードに配信します。前回のレッスンでは、ウェビナーの案内メールを送るための配信リスト（カスタムビュー）とメールテンプレートを準備しました。今回は、作成したリストに対して、一斉に配信を行う方法を見ていきます。

配信リスト（カスタムビュー）を確認する

まず、事前に作成した「ウェビナー案内対象リスト（カスタムビュー）」に、正しくリードが登録されているか確認します。確認の手順は以下の通りです。

1. [見込み客]タブを開く
2. 左上の[すべての見込み客 ▼]を押下し、レッスン４で作成したカスタムビュー[ウェビナー案内配信リスト（従業員数500名以下）]を選択
3. リスト内のリード数を確認し、対象となるリードが正しく抽出されているか確認

配信対象の見込み客をウェビナーキャンペーンに追加する

ウェビナー案内メールを送信するために、確認したリストを事前に作成したキャンペーンに追加します。キャンペーンにリードを追加する手順は以下の通りです。

1. [見込み客]タブを開き、ウェビナー案内対象リスト（例：従業員数500名以下）を選択
2. チェックボックスを押下し、対象となる見込み客をすべて選択
3. [処理 ▼]→[キャンペーンに追加する]を押下
4. [既存]を選択し、事前に作成したウェビナーキャンペーンに追加
5. 表示された画面で、キャンペーン名を選択（例：「2025_ウェビナー_0218_中小企業の売上を伸ばす！最新CRM活用術ウェビナー」）
6. 反応ステータスを「対応前」に設定（案内メールの配信前のため）
7. 正しく情報が入力されたことを確認し、[保存する]を押下
8. [キャンペーン]タブに移動し、リストに正しく追加されたことを確認

これで、ウェビナー案内メールの配信先となる見込み客情報がキャンペーンに追加されました。

ウェビナー案内メールを一斉配信する

ウェビナーキャンペーンに追加された配信対象の見込み客に、事前に作成したウェビナー案内メールのテンプレートを活用し一斉配信を行います。配信の手順は以下の通りです。

＜ウェビナー案内メールの一斉配信手順＞

未申込者への追加案内メールを送信する

ウェビナーの案内メールを配信した後、すぐに申し込みを行ったリードもいれば、まだ決断に至っていないリードも存在します。初回の案内を見逃した人や興味を持ちながらもまだ申し込みをしていないリードに対して、追加の案内メールを送ることは、参加率を高めるための有効なフォローアップ施策です。

前回のレッスンで設定したWebフォームにより、申し込みを完了したリードには自動で「申し込み済み」のステータスに更新されるようになっています。そのため、今回の追加案内メールは、このステータスを活用して、まだ申し込みを行っていないリードだけを対象に送信し、参加を促すフォローアップとなります。

＜未申込者への追加案内メールの配信手順＞

リマインドメールを送信する

次は、ウェビナーの参加率を高めるために、申し込み済みのリードに対してリマインドメールを送信します。リマインドメールを送ることで、参加予定のリードに当日の準備を促し、参加率の向上につなげることができます。特にウェビナー開催前日の配信が効果的なため、このタイミングでの送信を推奨します。

＜リマインドメールの一括配信手順＞

ウェビナー開催後に参加・不参加者を分類する

ここからは、ウェビナー開催後に行うリード管理とフォローアップの手順について見ていきます。ウェビナーが終了した後、参加した見込み客と参加しなかった見込み客を正しく分類し、それぞれに適切なフォローアップを行うことが重要です。このステータス管理を行うことで、次のフォローアップ（営業フォロー・フォローアップメール送信など）をスムーズに進められます。

ウェビナー参加者・未参加者のステータスを更新する

ウェビナー終了後、参加者と未参加者を手動で分類し、見込み客のステータスを更新します。具体的には、以下2つの項目を更新します。

今回は手動での更新となるため、誤操作には十分注意しましょう。また、正しく分類しないと、適切なフォローアップが行えなくなるため、慎重に作業を進めてください。

対象者ステータスの更新

ウェビナー開催後、キャンペーンの「対象者ステータス」を更新することで、ウェビナーキャンペーンの効果を正確に測定できます。「対象者ステータス」が「申込済」の見込み客に対し、参加者には「参加」、不参加者には「不参加」のステータスを更新します。参加・不参加状況を明確化することで、以下の分析が可能です。

• 申込者全体における参加・不参加率の把握
• 参加者と不参加者の属性比較など

それでは、ステータスを更新していきましょう。

＜キャンペーンの対象者ステータスの更新手順＞

タグを付与する

続いて、タグの付与を行います。レッスン4で、「参加」および「不参加」のタグに応じて、自動的に適切なフォローアップが実行されるよう、ワークフローを設定しました。そのため、ウェビナー開催後に対象者へ「参加」または「不参加」のタグを付与する必要があります。タグを付与する手順は、下記の通りです。

＜ワークフロー実行のためのタグの付与手順＞

タグ手動付与後のワークフローを確認する

タグを付与したあとは、それぞれのワークフローが正しく動作し、実行されているかを確認しましょう。

ウェビナー不参加者

まずは、不参加者に対して、フォローアップメールが自動送信されているかを確認します。

1. [キャンペーン]タブを押下し、対象キャンペーンを選択します。
2. [見込み客]欄の右上にある[キャンペーンのフィルターの適用]を押下します。
3. [対象者のステータス]が[参加者]と等しくなるよう設定し、[適用する]を押下します。
4. 参加した見込み客を選択し、[反応ステータスを一括更新する]を押下し、　ステータスを[不参加]に変更します。
5. 例として、「安倍 修徳」を押下します。
6. メール欄で、自動送信対象のメールが「送信済み」になっていることを確認すれば完了です。

ウェビナー参加者

ウェビナー参加者に対してもフォローアップを行うタスクが作成されるように、ワークフローを事前に設定しているので、正しくタスクが作成されているかを確認します。

一般的には、営業担当者は、[タスク]タブで自身のタスクを管理しています。そのため、ここでは[タスク]タブでタスクが作成されるか確認します。

ワークフローで設定した通り、営業担当者に「参加者へのフォローアップ」というタスクが作成されていることを確認できます。

なお、ワークフローが実行されない場合は、設定の見直しが必要です。まずは、以下の内容から確認をしましょう。

• 対象者に「ウェビナー参加」または「ウェビナー不参加」のタグが正しく付与されているかを確認
• レッスン4で設定したワークフロールールの内容（トリガー条件や実行アクション）に誤りがないかを見直す

ここまでのレッスンでは、メール配信に必要な準備と実際の配信を行ってきました。次のレッスンでは、メールの配信結果を確認し、効果検証を行う方法を学びます。