営業リストの作成と管理方法

営業リスト作成の基本ステップ

営業リストは、営業活動の“起点”であり、かつ“全体像”を見える化するための基盤です。アプローチしやすく整理された営業リストをつくるには、「どんな情報を」「どう集めて」「どう整理し」「どう使うか」という一連のプロセスを意識して設計・運用していくことが重要です。ここでは、営業リストを実際に作成するための4つの基本ステップを学びます。

1.必要な情報項目を定義する

営業リストを作成する上で最初に行うべきステップは、「どのような情報を管理するか」を明確にすることです。前回のレッスンでは、ルート営業と新規営業のスタイルごとに必要な項目の違いや考え方、そしてデータを後から分析に活用するためには、初期段階で項目の入力ルールを明確にし、表記や分類のルールを標準化しておくことが重要である点を学びました。ここでは、再度新規営業リストの作成方法の「情報項目の定義」についてあらためて確認しておきます。

このステップは、営業リスト作成全体の中でも特に重要なフェーズです。ここが曖昧なまま進めてしまうと「必要な情報が足りない」「記録の形式がバラバラで集計しにくい」「ツールにインポートできない」など、後々の営業活用やデータ活用に支障をきたしてしまいます。そのため、営業リストに含めるべき情報を明確にし、項目ごとに入力ルールや分類の方法もあらかじめ定めて管理します。

以下は、新規営業で基本的に管理すべき情報カテゴリの再掲です。

1. 企業情報

• 会社名
• 業種（細分類まであるとより良い）
• 所在地（本社・拠点情報含む）
• 企業規模（従業員数、売上高）

2. 担当者情報

• 氏名
• 役職（決裁権の有無がわかるとより良い）
• 電話番号／メールアドレス
• 過去の接触履歴（ある場合に限る）

3. 営業履歴

• 初回アプローチ日
• 現在の商談ステータス（未接触、アプローチ済み、商談中など）
• 次回アクション予定日
• 購買意欲のレベル（温度感）

4. 興味・関心情報

• ダウンロード資料の履歴
• セミナーやウェビナーの参加状況

入力ルールを標準化しよう

情報項目を定義するだけでなく、各項目の入力方法や表記ルールを統一し、後からの集計や分析が容易になるよう設計します。以下に、標準化すべき代表的な項目とその入力ルールの例を整理します。

データ標準化すべき項目と入力ルール例

購買意欲レベルの定義と判断の目安

「購買意欲レベル」については、さらに詳細な定義が必要です。購買意欲レベルとは、いわゆるリードの温度感（＝どれだけ購買に近いか）を営業リスト上で“見える化・数値化”するための評価項目です。「興味なし」「情報収集中」「比較検討中」「導入予定」といった各項目がリードのどのような状態を示しているのかを、営業担当者の主観的な印象だけでなく、行動データや実際のアプローチ時にヒアリングした情報などと組み合わせて定量的に判断する必要があります。そのため、項目を明確に定義し、入力できるようにしておきます。下記に、入力ルール例と判断要素の例を挙げます。

購買意欲レベル（入力ルール例と判断の目安）

このように、あらかじめ定義を明確にしたうえで各項目を設計・設置しておくことで、後の営業活動においてリードの状態を客観的に把握しやすくなり、優先順位付けもスムーズに判断しやすくなります。

2.営業リストに必要な情報を集める

営業リストに必要な項目を定義した後は、「その情報をどこから・どのように集めるか」を考えるステップに入ります。前のステップで情報項目をどれだけ正しく設計しても、リスト内に含まれる情報の質が低ければ、営業精度は上がりません。営業リストの精度は、言い換えれば「どれだけ正確で、信頼性の高い情報を集められるか」にかかっています。

営業リストに必要な情報を正確に集めるための代表的な情報収集手段は、主にオンライン・オフラインの両面があります。それぞれの特長と代表的な手法を見ていきましょう。

オンラインでの情報収集

オンライン上から入手できる情報は、スピーディーかつコスト効率よく収集できる点がメリットです。以下の2つの手法を組み合わせることで、ベースとなる企業情報を短時間で整備することが可能になります。

① 企業の公式Webサイトからの情報収集

多くの企業は、自社のWebサイトに会社概要ページを設けているため、以下の基本情報を取得できます。

• 会社名（正式表記）
• 所在地（本社・支社など）
• 設立年、資本金
• 業種、事業内容
• 従業員数
• 代表者名、拠点一覧など

こうした情報は、営業リストの「企業情報」に直接反映できます。また、拠点所在地などはエリア戦略や担当者の割り振りにも活用できるでしょう。

② データベースや企業リストサービスの活用

より網羅的かつ信頼性の高い情報が必要な場合は、有料の業界データベースや企業リストサービスを活用が有効です。

取得できる主な情報：

• 売上高
• 従業員数
• 決算情報
• 業種分類
• 上場区分
• 資本関係など

情報の信頼性が高く、営業対象を効率的に整備したい場合や特定の業界へのアプローチを拡大したいときに特に有効です。料金は発生するが、「営業リストを短期間で整えたい」という場合にはコスト以上の効果が期待できます。

オフラインでの情報収集

オンライン情報に加え、リアルな接点から得られる一次情報も営業リストの信頼性を高めるうえで有効な手段です。特に、担当者の正確な属性情報、ニーズの有無・関心の高さを知るためには、実際の対面や会話から得られる情報が有効です。

名刺交換・展示会・セミナーの活用

BtoBの営業活動では、展示会や業界セミナーなどのイベントに参加することで、ターゲット企業やキーパーソン（意思決定者）と直接つながる機会を持つことができます。このようなリアルな場で名刺交換をすることで、次のようなメリットがあります。

• 実際の担当者の情報が手に入る
  →名刺に記載された氏名・所属部署・役職・連絡先などの一次情報を得られる
• 役職や組織内の立場を正確に把握できる
  → 営業アプローチの優先順位や内容の調整に役立つ
• 会話を通じて、興味関心や現在の課題感をつかめる
  →対面でのやり取りにより、今の関心テーマや導入検討状況など、オンラインでは得られない“温度感”も把握できる

さらに、イベントの登壇者情報、出展・参加企業リストを活用して、そこから営業対象となる企業をリスト化するという使い方も可能です。

これらの情報は、「ただの名刺情報」として保管するだけでなく、会話の内容や得られた課題感などもメモとして残し、営業リストの「接点履歴」として登録しておくことで、次回以降のフォローアップや提案の質を高めることにつながります。

3.収集したデータを整理・クリーニングする

必要な情報を収集した後は、それらを営業リストに落とし込む前に「整える」作業が必要です。前のステップで収集したデータの重複をなくし、リスト全体を「見やすく・扱いやすく」調整します。特に、後工程での集計・分析やCRM/SFAなどでツール連携を想定する場合は、初期段階での情報整理とクリーニングがリストの精度を左右します。

情報の整理

営業リストを作成したあと、そのままでは“使いづらいデータ”が混ざっていることがあります。そこで必要になるのが、「情報の整理」です。特に注意したいのは、フォーマットのバラつきです。

同じ企業名でも「株式会社〇〇」「(株)〇〇」「〇〇 Inc.」などの表記ゆれがあると、検索や集計の際に重複として認識されなかったり、正確な件数が把握できなかったりします。以下のような項目は、特に表記の揺れが起こりやすいので、事前に統一ルールを決めておくことが重要です。

• 企業名の表記統一（例）
  例）　「株式会社〇〇」／「(株)〇〇」／「〇〇 Inc.」を 「株式会社〇〇」に統一
  → 社名の検索やソートがしやすくなり、重複表示を防ぎます。
• 電話番号やメールアドレスのフォーマット統一
  例）「03-1234-5678」／「(03) 1234 5678」 を 「0312345678」に統一
  → 無駄な表記をなくし、ツール連携時の不具合を防止します。

クリーニングする

情報整理と合わせて、営業リストの中身の質を担保するために、重複や欠損をチェックしてクリーニングします。クリーニングでは、主に次の2点を確認・修正していきます。

1. 重複データのチェック

同じ企業や担当者が、微妙に異なる表記で複数登録されていると、同じ相手に二重にアプローチしてしまったり、担当者が混乱したりする原因になります。以下のような手段で重複を検出・除去しましょう。

チェック方法例：

• ExcelやGoogleスプレッドシートの「重複削除」機能を使う
• CRM/SFAツールに備わっている重複チェック機能を使う

2.不足データの補完

連絡先が抜けていたり、企業規模が未入力のままだと、営業活動に支障が出る恐れがあります。「次に何をすればよいか」がわからず、リストを活用できなくなることもあります。

補完方法の例：

• Excelやスプレッドシートのフィルター機能で空欄を抽出
• 名刺や展示会資料、企業のWebサイトなどを参照して追加入力

どうしても、情報が見つからず補完できない場合もあるでしょう。すべての項目を埋めることができない場合は、優先度の高い項目（役職、メールアドレス、商談ステータスなど）のみを優先して埋めるなどの対応をしてみましょう。

4.営業目線でリードを分類する

情報を整理・クリーニングした後は、リードを営業活動に活かせる形に分類・セグメント化していくステップに移ります。冒頭でも触れたように、営業リストは「誰に・どんなアプローチをすべきか」を判断するための設計が必要です。そのためには、収集したデータを営業活動に役立つ視点でセグメント化し、ターゲットごとに適切なアプローチができる状態にしておくことが重要です。

とはいえ、最初からすべての軸で細かく分類する必要はありません。まずは自社の営業スタイルや現場で活用しやすい切り口から始めて、必要に応じて深掘りしていくのが現実的です。ここでは、営業リストの中でも特に活用度が高い以下の4つの分類軸について、どのように営業視点で役立つのかを次に整理します。

企業規模

企業の規模によって、意思決定プロセスや予算感、導入スピードが大きく異なるため、営業戦略も自ずと変わります。中小企業・中堅企業・大企業と大まかに分類してセグメント化することで、提案内容の粒度やアプローチ方法を柔軟に調整できるようになります。

• 中小企業（従業員数100名以下）
  → 意思決定が速い、経営者が判断するケースが多い、短期での導入希望する場合が多い。
• 中堅企業（100〜1,000名）
  → 部門単位での検討が多く、課題が具体的になりやすく、部門責任者がキーマンになる傾向。
• 大企業（1,000名以上）
  → 決裁プロセスが複雑で長期化しやすく、複数部門の合意が必要な場合が多い。

役職名

担当者の役職によって、興味・関心のポイントや期待するものが異なるため、アプローチにおいてはそれらの情報を踏まえた対応が必要になります。以下のように分類しておくことで、相手の立場に合ったアプローチ内容の設計が可能になります。

• 経営層：（代表取締役、CEOなど）
  → 経営課題と製品がどう結びつけられるか（売上拡大、コスト削減、業務効率化など）を重視した提案に関心が高い。
• 部長クラス
  → 部門課題を解決する提案、導入後の影響や運用面を重視。
• 担当者・一般社員
  → 製品の使い勝手、導入事例、価格といった実務的な内容に関心を持つ傾向。

商談ステータス

現在の商談フェーズごとに分類することで、「今、どのようなアクションが必要か」「優先的にアプローチすべき商談は何か」を明確にでき、営業活動の抜け漏れを防げます。

• アプローチ済み
  → 次の接触予定日を管理する
• 商談中
  → 課題の深堀りや競合製品との比較軸の提示など、商談の前進を意識した対応を行う。
• 提案中
  → 稟議通過や社内合意の支援、合意形成に向けた材料の提示が重要。
• 見積提出済み
  → クロージングに向けて懸念事項を解消する、価格面の調整などを行う。
• 成約／失注
  → 要因を分析する、次の提案やアプローチに活かす。

業種・業界

業界ごとに商材へのニーズや課題、検討の進め方が異なるため、業種・業界での分類は提案の切口を明確にする上で、有効です。

• 製造業
  → 設備投資や現場効率化、IoT活用・省人化への関心が高い。拠点やラインの情報も重要
• SaaS／IT業界
  → 既存システムとの連携、DX推進、API対応の有無などがポイント。
• 小売・EC
  → 売上向上、顧客管理、販促施策との連動性に関心がある。
• 金融・保険
  → セキュリティ、審査基準、法令遵守、業界ガイドラインへの適合が重視される。

営業リスト作成方法

営業リストの設計や情報収集、分類までが完了したら、次は実際にリストを作成しましょう。営業リストの作成には、CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援）などのツールを活用する方法もありますが、最初のステップとしては、ExcelやGoogleスプレッドシートを使って始めるのが一般的です。というのも、これらのツールは特別な設定が不要で、すぐに始められるうえ、営業活動に必要な情報を、柔軟に整理・設計できるからです。

さらに、CRM/SFAツールに営業リストを取り込む際にも、Excelやスプレッドシートで作成したデータをCSV形式で一括インポートするのが主流です。つまり、これらのツールで情報を整えておけば、後々のシステム移行やデータ活用もスムーズになります。

こうした理由から、多くの企業が営業リスト作成の初期段階ではExcelやスプレッドシートを活用しています。では、Excelやスプレッドシートを使った営業リストの作成方法を見ていきましょう。

基本フォーマットを作成

営業リストをExcelやスプレッドシートで作成する際は、すでに設計した項目を、整った形で入力、管理できるようなフォーマットを整備することが重要です。

例えば、前のステップで定義した企業情報や商談情報、担当者の属性などを、あらかじめ列として並べておき、入力形式や表記のルールも統一しておくと、運用がスムーズになります。また、こうしたフォーマットをテンプレートとして保存しておけば、新しいリストが追加された時や既存の情報を更新する際にも、一貫性を保ちながら効率よく作業が進められます。以下のような形式を参考にして、フォーマットを作成してみましょう。「営業リストのサンプルフォーマット.xlsx」をダウンロード

テンプレートを事前に用意しておくことで、新規追加やメンテナンスもスムーズになります。

フィルタリングやソートを活用してリスト管理する

営業リストをExcelやスプレッドシートで作成したら、日々のメンテナンスや営業活動に活用しやすいように、便利な機能でカスタマイズし、管理しやすい状態に整えましょう。標準で備わっている機能を活用することで、Excelやスプレッドシートでも十分に「機能的な営業リスト」を作成することができます。

フィルター機能

Excelやスプレッドシートの「フィルター機能」を使うことで、業種や企業規模、商談ステータスなどの条件に応じて、営業リストを簡単に絞り込んだり並べ替えたりすることができます。以下のような活用方法があります。

• 「製造業」だけを抽出して重点的にアプローチする先として確認

• 「商談中」の企業だけに絞って進捗をチェック

特定条件に該当するリードだけを一括確認できるので、効率よく対応方針を立てるのに役立ちます。

条件付き書式

営業リストの中で、特定の状態のリードを見落とさないようにするために、「条件付き書式」を活用すると便利です。次のような使い方があります。

• 次回アプローチ予定日が過ぎているリードを自動で赤く表示し、フォローが遅れていることを一目で把握できるようにする
• 購買意欲が高いホットリード（例：「即決可能性あり」「導入確定」を目立つ色で強調し、優先対応すべきリードを明確にする
• 商談ステータスに応じて、「商談中」「提案中」「成約」など進捗ごとに色分けし、状況の全体像を視覚的に把握できるようにする

条件付き書式を使うことで、営業リストの中で注意すべき情報や進捗状況をすぐに見分けられるようになり、対応の優先順位づけや漏れ防止にも役立ちます。

データ検証（プルダウン設定）

Excelやスプレッドシートには、あらかじめ入力内容を制限して、表記のゆれや入力ミスを防ぐ「プルダウン設定（データ検証）」の機能があります。この機能を使うことで、入力ルールを守りやすくなり、後から集計・分析しやすい営業リストを保つことができます。例えば以下のような項目ではプルダウンを設定しておきましょう。

• 業種：「建設・不動産」、「小売・EC」、「金融・保険」など、あらかじめ定義した選択肢から入力できるように設定する

• 役職：「経営層」、「部長クラス」、「現場担当」など、事前に用意した分類に沿って選択できるようにする

• 商談ステータス：「アプローチ済み」、「商談中」、「成約」など、営業プロセスに基づいたフェーズを選択式で管理する

プルダウンにしておくことで、データの整合性を保ちやすくなり、入力者の負担も軽減できるため、営業チームがルールに従って記録しやすくなるのもメリットです。

CRM/SFAツールを活用した営業リスト作成方法

Excelやスプレッドシートは、営業リストを簡単に作成・管理できる点はメリットですが、営業メンバーが増えて、チームで活動するようになったり、商談の件数が増えてきたり、チームで情報を共有する必要が出てきたりすると、「誰がどこまで進めたかわからない」「情報の更新が追いつかない」といった課題が生じます。そうしたタイミングで検討したいのが、CRM/SFAツールです。

CRM/SFAツールは、リスト作成・管理だけでなく、商談管理・営業プロセスの可視化・データ分析など、営業活動全体を一元的に支える仕組みとして活用できます。

CRM/SFAツールを活用するメリット

営業リストをCRMやSFAツールで管理する最大のメリットは、"最新の情報が常に、チーム全体で共有できる状態になる"ことです。さらに、営業活動を支援する機能が多々あります。

• データのルールを自動で統一できる
  事前に設定した入力ルールに従って登録されるため、表記ゆれや担当者ごとのバラつきを防げます。
• 顧客情報がリアルタイムで更新される
  複数の営業担当が同時にアクセスしても、常に最新の情報が管理でき、誰かが新しい情報を登録すればすぐに全員が確認できるため、最新の状況をもとに対応できます。
• 営業プロセスの可視化が容易になる
  商談の進捗、フォロー履歴、次回にやるべきアクションが時系列で確認できるため、対応漏れを防ぎやすくなる。
• 成約や失注の理由を分析しやすくなる
  リスト上のデータをもとに、「どの業種で成果が出ているか」「どこで失注しやすいか」といった傾向を把握でき、次のアクション改善に役立ちます。

CRM/SFAツールは、営業リストを単に“保管する”ツールではなく、営業活動全体を効率よく最適化するツールとしての役割を果たします。

営業リストの登録は、Excelやスプレッドシートで整備したデータを一括でインポートしたり、名刺情報をその場で手動入力することで始められます。導入の初期段階では、事前にリストの整理をしておくことでスムーズに移行できます。営業メンバーが増えたり、商談の数が多くなって管理が難しくなってきたと感じたら、CRM/SFAツールの活用を検討してみるのがおすすめです。