前払金請求書の機能

前払金請求書モジュールで実行できる機能のいくつかを見てみましょう。

請求書に前払金を適用する

顧客に前払金請求書を作成し、支払いを記録した場合、これらの前払金を対象の顧客の未払い請求書に適用できます。前払金を請求書に適用するには、以下の手順に従ってください。

請求書に適用された前払金を表示するには、ページ上部の［適用された請求書］のタブをクリックしてください。その横にあるアイコンをクリックすると、適用されている前払金を削除することができます。

特定の顧客に対し複数の前払金請求書を作成した場合、その前払金の総額を未払いの各請求書に適用することができます。方法は以下のとおりです。

［売上］→［請求書］に進んでください。
期限が迫っている請求書を選択するか、新しい請求書を作成して下書きとして保存してください。
顧客が未使用の前払金を持っている場合、請求書ページに［前払い金を適用できます］という通知が表示されます。顧客から回収した前払金の総額が表示されますので、その下にある［今すぐ適用］をクリックしてください。

未使用の貸方票や前払金を未払いの請求書に適用する別の方法として、請求書を選択し、［詳細］→［前払金の使用］をクリックする方法もあります。

ビジネスオーナーであれば、提供する製品やサービスの見積書を顧客に送ることが多いでしょう。顧客が見積書に満足すれば、見積書は承認され、プロジェクトに着手することができます。ほとんどのビジネスでは、見積書が承認された後、前払金または前金を請求する傾向があります。

Zoho Booksでは、見積書が顧客に承認された場合、前払金を徴収することができます。その手順を見てみましょう。

まず、前払金請求書モジュールが有効になっていることを確認してください。

見積書の作成時に、［新しい見積書］ページで、［この見積書に対する前払金請求書を自動で作成する］オプションを選択してください。その際、顧客から前払金として回収する金額として、見積金額に対するパーセンテージを入力することができます。

顧客用の決済サービスを設定している場合、顧客はメールで送信される見積書のリンクから直接オンラインで支払うことができます。

顧客は、顧客ポータルを通じて見積書の前払金を支払うこともできます。送信された見積書を確認するために顧客が顧客ポータルにアクセスすると、見積書から前払金を回収するオプションを有効にしている場合、見積書を承認し、支払いを行うことができます。

メモ：見積書が承認されると、Zoho Booksで自動的に顧客の前払金請求書が作成されます。

プロジェクト内で新しい前払金請求書を作成することができます。以下に手順を示します。

前払金請求書の詳細を入力し、保存してください。その後、この前払金請求書の支払いを記録できます。前払金が支払済みのステータスになったら、請求書に適用することができます。以下に手順を示します。

プロジェクトに関連するすべての前払金を表示するには：

プロジェクトのために顧客から前払いを受け取った後、諸事情によりプロジェクトがキャンセルされることになった場合、前払金金額を顧客に返金する必要があります。前払金請求書に支払いが記録されている場合、その金額をZoho Booksで払い戻しの処理を行うことができます。以下に手順を示します。

目次	説明
払い戻し日	払い戻しが行われた日付。
支払い方法	以下から、現金、銀行振込、オンライン決済のいずれかの支払い方法を選択して、支払い方法を記録してください。
参照番号	払い戻しに関する参照番号。
総額	顧客に返金される金額。
移動元の勘定	銀行モジュールの現金口座または銀行口座から、払い戻しが行われた口座を選択してください。