Zoho BooksとZoho Projectsの連携

オンラインのプロジェクト管理プラットフォームであるZoho Projectsを使用してプロジェクトを管理している場合、Zoho Booksと連携することで、プロジェクトの追跡や経費の管理を簡単に行えます。

連携すると、プロジェクトとそのメインの顧客、タスク、不具合、工数表、ユーザーがZoho Booksと同期され、［工数管理］タブ内で利用できるようになります。その後、これらのプロジェクトの時間を記録し、見積書、請求書、繰り返し請求書、経費、繰り返し経費などの取引を作成できます。

連携のメリット

• プロジェクトとその財務情報を1か所で管理することで、時間と手間を削減できます。
• Zoho Projectsアプリで、マイルストーン、タスクリスト、タスクに対する請求書を作成できます。
• Zoho Books組織で、プロジェクトに関連付けられている工数表、タスク、不具合、ユーザーにアクセスできます。

連携の設定

Zoho Projectsと連携するには、次の手順を実行します。

• ［設定］に移動します。
• ［連携とマーケットプレイス］で［Zoho Apps］を選択します。
• Zoho Projectsの近くにある［接続］をクリックします。
• 次のページで、［今すぐ接続］をクリックします。
• ［ポータル名］のドロップダウンから、必要なプロジェクトポータルを選択します。
• この連携で同期するタブを選択します。
  • ［プロジェクト］：このタブは初期設定で選択されます。ただし、メインの顧客に関連付けられているプロジェクトのみが取得されます。プロジェクトに関連付けられているタスクや不具合も取得されます。
  • ［工数表］：このタブを選択すると、請求対象で承認済みの工数表がZoho Books組織に取得されます。工数表に関連付けられているすべてのユーザーも、Zoho Booksでプロジェクトスタッフユーザーとして取得されます。Zoho Booksに属していないZoho Projectsのユーザーは、無効な工数表スタッフユーザーとして取得されます。同様に、一般の工数表もZoho Books組織に同期されます。
  • 別の会計ソフトを使用している、または手動でプロジェクトを管理している場合、その日より前のZoho Projectsの工数表を請求済みとしてマークする日付を選択できます。その日以降に記録された工数表は未請求としてマークされます。
    • または、すべての工数表を未請求としてインポートすることもできます。
• Zoho Projectsから同期する顧客の重複設定を選択します。Zoho Books組織で顧客を複製または上書きできます。
  • ［上書き］：Zoho Booksにある既存の顧客の詳細が、メインの顧客の詳細に置き換えられます。
  • ［複製］：メインの顧客の詳細を使用してZoho Booksに新しい顧客が作成され、既存の顧客も保持されます。

• 組織内のユーザーがZoho Booksでプロジェクトを作成できないようにするには、［Zoho Booksでのプロジェクト作成を制限する］オプションにチェックを入れます。
• ［次へ］をクリックします。
• 項目の関連付けページに、Zoho ProjectsからZoho Booksに同期される項目が表示されます。Zoho BooksとZoho Projectsのカスタム項目のデータの種類が同じ場合は、それらの項目を関連付けることもできます。
• ［保存して同期］をクリックします。

これで、Zoho ProjectsポータルがZoho Books組織と連携されました。

同期済みデータのステータスの確認

同期のステータスは、タブはZoho Projectsと同期されていますセクションに表示されます。

データの同期には時間がかかる場合があります。同期の最新ステータスを表示するには、ページ右上の［削除］アイコンの近くにある［更新］をクリックします。

Zoho Booksとの連携後にZoho Projectsで新しいプロジェクト、タスク、工数表、その他のタブを作成した場合は、すぐに同期できます。手順は次のとおりです。

• ［設定］に移動します。
• ［連携とマーケットプレイス］で［Zoho Apps］を選択します。
• Zoho Projectsの横にある［詳細を表示］をクリックします。
• ページ上部の［今すぐ同期］をクリックします。

Zoho Projectsで作成された新しいプロジェクトやその他のデータがZoho Booksと同期されます。

連携時に同期されたタブの詳細を表示するには、［同期履歴を表示］をクリックします。

必要なタブの一覧にカーソルを合わせ、［関連付け済みの項目を表示］をクリックすると、同期された項目を表示できます。

顧客の重複設定の更新

連携を設定した後でも、顧客の重複設定を更新できます。手順は次のとおりです。

• ［設定］に移動します。
• ［連携とマーケットプレイス］で［Zoho Apps］を選択します。
• Zoho Projectsの横にある［詳細を表示］をクリックします。
• 連携設定内の［顧客の重複］の横にある［歯車］アイコンをクリックします。
• 表示されるポップアップで、必要な重複設定を選択し、［保存］をクリックします。

エラーの概要

エラーの概要には、同期中に発生したエラーがタブ別に一覧表示されます。

連携のエラーの概要を表示するには、次の手順を実行します。

• ［設定］に移動します。
• ［連携とマーケットプレイス］で［Zoho Apps］を選択します。
• Zoho Projectsの横にある［詳細を表示］をクリックします。
• ［エラーの概要を表示］をクリックします。

エラーの詳細ページで、同期中に発生したエラーの一覧を表示できます。

プロジェクトの取引の作成

連携を設定すると、有効なプロジェクトがすぐにZoho Booksに同期され、それらのプロジェクトの取引を作成できます。手順は次のとおりです。

• 左サイドバーの［工数管理］に移動し、［プロジェクト］を選択します。
• Zoho Projectsから取得されたプロジェクトを選択します。
• プロジェクトの詳細ページの右上にある［請求書の作成］または［新しい取引］ドロップダウンをクリックします。

ここから、必要に応じてプロジェクトの取引を作成し、顧客に送信できます。

同様に、プロジェクトに関連付けられている工数表、タスク、不具合、ユーザーもZoho Books組織に表示されます。

連携の無効化

連携を無効にすると、Zoho ProjectsとZoho Books組織間の同期が一時停止されます。

Zoho Projectsとの連携を無効にするには、次の手順を実行します。

• Zoho Books組織で［設定］に移動します。
• ［連携とマーケットプレイス］で［Zoho Apps］を選択します。
• Zoho Projectsの横にある［詳細を表示］をクリックします。
• ページ右上の［連携を無効にする］をクリックします。
• 表示されるポップアップで、［無効にする］をクリックして確定します。

Zoho Projectsとの連携が無効になります。必要に応じて、連携を再度有効にできます。

連携の再有効化

Zoho Projectsとの連携を無効にした後、連携を再度有効にして、Zoho Projectsポータルに再接続できます。手順は次のとおりです。

• ［設定］に移動します。
• ［連携とマーケットプレイス］で［Zoho Apps］を選択します。
• Zoho Projectsの横にある［詳細を表示］をクリックします。
• ページ右上の［連携を有効にする］をクリックします。

連携が再度設定され、前回の同期時点からタブが自動的に同期されます。

連携の削除

Zoho Books組織を別のZoho Projectsポータルに接続する場合、またはZoho Books組織とプロジェクトを同期する必要がなくなった場合は、既存の連携を削除できます。

連携を削除すると、Zoho Projectsから同期されたプロジェクトは、Zoho Booksの［プロジェクト］タブで単独のプロジェクトとして利用できるようになります。

Zoho Projectsとの連携を削除するには、次の手順を実行します。

• ［設定］に移動します。
• ［連携とマーケットプレイス］で［Zoho Apps］を選択します。
• Zoho Projectsの横にある［詳細を表示］をクリックします。
• ページ右上の［削除］アイコンをクリックします。
• 表示されるポップアップで、［削除］をクリックして確定します。

該当するZoho Projectsポータルとの連携が削除されます。

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