ユーザーと役割

ユーザー

ユーザーとは、Zoho Books組織にアクセスできる人のことです。Zoho Booksの組織には、複数人のユーザーを登録できます。

役割

役割とは、ユーザーの組織内のアクセス権のレベルを示します。Zoho Booksには、管理者、スタッフ、特定顧客に割り当てられたスタッフ、工数表のスタッフなどの標準の役割が用意されています。

これらの役割の詳細については：

• ページの右上隅にある［設定］に移動してください。
• ［ユーザーと役割］の下の［役割］を選択してください。

Zoho Booksでは、初期設定の役割は、編集や削除をすることができません。自社のニーズに合わせて役割を作成したい場合は、カスタムの役割を作成できます。

目次

• ユーザーの追加
• ユーザーの編集
• カスタムの役割
• ユーザー向けの追加項目
• ユーザーの無効化
• ユーザーの削除

ユーザーの追加

Zoho Booksのアカウントを作成すると、自身が組織の初期設定の管理者になります。Zoho Booksの管理者は、さまざまな役割や権限設定でユーザーを追加することができます。

ユーザーを追加する手順は以下のとおりです。

• ページの右上隅にある［設定］に移動してください。
• ［ユーザーと役割］の下の［ユーザー］を選択してください。
• ページ右上の［ユーザーの招待］をクリックしてください。
• 招待するユーザーのメールアドレス、名前、役割を入力してください。
• ［保存］をクリックしてください。

上記の設定が完了すると、新しいユーザーに招待メールが送信されます。ユーザーは招待メールに記載されたリンクからメールアドレスの確認処理を行い、パスワードを作成して、Zoho Booksの組織にログインすることができます。

ユーザーの編集

新しいユーザーを追加した後、必要に応じて、そのデータを編集することも可能です。
以下にその方法を説明します。

• ページの右上隅にある［設定］に移動してください。
• ［ユーザーと役割］の下の［ユーザー］を選択してください。
• ［編集］をクリックしてください。
• 必要な変更を加え、［保存］をクリックしてください。

カスタムの役割

Zoho Booksでは、標準の役割（管理者、スタッフなど）に加え、さまざまなアクセス権を持つカスタムの役割を作成できます。

カスタムの役割を追加するには：

• ページの右上隅にある［設定］に移動してください。
• ［ユーザーと役割］の下の［役割］を選択してください。
• ページの右上にある［新しい役割］ボタンをクリックしてください。
• 役割に提供したいモジュールとアクセスレベルを選択してください。
• その他のアクセスオプションを確認するには、［その他の権限］をクリックしてください。
• ［保存］をクリックしてください。

ユーザー向けの追加項目

Zoho Booksでは、名前とメールアドレスは初期設定でユーザーの詳細に含まれます。それ以外の情報をユーザーの詳細に追加するには、追加の項目を作成することが必要です。

ユーザー向けの追加項目を作成するには：

• ページの右上隅にある［設定］に移動してください。
• ［ユーザーと役割］の下の［ユーザーの各種設定］を選択してください。
• ページ上部にある［項目のカスタマイズ］のタブを選択してください。
• ページの右上にある［+ 新しいカスタム項目］ボタンをクリックしてください。
• ラベル名を入力して、ラベルのデータの種類を選択し、その他の必要事項を記入してください。
• 追加する項目が個人を特定できる情報（PII）である場合は、［PII］項目で該当するオプションを選択してください。
• ［保存］をクリックしてください。

上記の手順で作成した項目は、［項目のカスタマイズ］のタブの下に保存されます。項目にカーソルを合わせ、その横にある［編集］またはドロップダウンをクリックすると、さまざまな処理を行うことができます。

［項目のカスタマイズ］で作成したカスタム項目は、新しいユーザーを組織に追加する際に表示されます。

ユーザーの無効化

自社の組織に特定ユーザーのアクセスを制限する場合もあります。その場合、ユーザーを無効に設定することができます。ユーザーにアクセス権を復元する場合は、ユーザーを再度有効にすることができます。

ユーザーを無効にするには：

• ページの右上隅にある［設定］に移動してください。
• ［ユーザーと役割］の下の［ユーザー］を選択してください。
• 無効として設定するユーザーを選択してください。
• ［無効にする］をクリックしてください。

ユーザーの有効化

無効にしたユーザーを有効にすることができます。その方法は、以下のとおりです。

• ページの右上隅にある［設定］に移動してください。
• ［ユーザーと役割］の下の［ユーザー］を選択してください。
• 有効として設定する無効なユーザーを選択してください。
• ［有効にする］をクリックしてください。