経費の基本機能
経費の作成
組織で経費が発生した場合、Zoho Booksに追加できます。
新しい経費を作成するには：
- ［購入］→［経費］に移動します（またはshift+xを押します）。
- ページ右上にある［+ 新規］ボタンをクリックします（またはc+xを押します）。
- 新しい経費ページで、次の詳細を入力します。
［日付］
経費を作成する日付を選択します。
［従業員］
従業員はユーザーである場合も、そうでない場合もあります。従業員を追加して経費に関連付けることができます。従業員を追加するには、［従業員］項目をクリックし、［従業員の管理］を選択して、［+ 新しい従業員の追加］をクリックします。従業員の横にある［削除］アイコンをクリックすると、従業員を削除することもできます。
［経費勘定］
登録する経費を追跡する勘定を選択します。
［明細化］
［明細化］をクリックすると、異なる経費を追跡する複数の経費勘定を追加できます。経費が登録されると、これらの勘定は借方に記録されます。受取請求書を保存した後、ページ下部の［仕訳帳を表示］をクリックすると、対応する仕訳帳を確認できます。
［金額］
経費の金額と、該当する場合は税金を入力します。
［支払い元］
経費の支払いを追跡する勘定を選択します。経費が登録されると、この勘定は貸方に記録されます。
［仕入先］
経費に関連付ける仕入先を選択します。
［顧客名］
経費を顧客に関連付けます。経費を顧客への請求対象として設定し、この経費を請求書に変換して顧客から支払いを回収できます。
経費を請求対象にするには：
- 顧客名の横にある［請求対象］オプションを設定します。
- プロジェクトのために発生した経費の場合は、顧客に関連付ける［プロジェクト］を選択します。
- 設定で請求対象の受取請求書と経費に対して標準の上乗せ率を設定している場合、標準の割合が自動入力されます。必要に応じて、上乗せ率を編集、変更できます。
- ［保存］をクリックします。
また、関連付けた顧客の請求書を作成する場合、この経費は請求対象の明細として追加できる未請求項目として請求書に表示されます。
顧客に請求する経費を選択できます。
［領収書の添付］
経費の領収書を［デスクトップ］、［クラウド］、またはZoho Booksの［ドキュメント］から添付します。［削除］アイコンをクリックして領収書を削除することもできます。
［プロジェクト］
経費に関連付けるプロジェクトを選択します。顧客にプロジェクトを関連付けると、その顧客の経費を作成する際に請求できます。
［レポート用タグ］
経費にレポート用タグを関連付けます。レポート用タグの詳細はこちらをご参照ください。
- 詳細を入力したら、［保存］（またはalt／option+s）または［保存して新規作成］（またはalt／option+s）をクリックします。
仕訳帳の表示
経費を作成した後、Zoho Booksで対応する仕訳を表示できます。手順は次のとおりです：
- ［購入］→［経費］に移動します（またはshift+xを押します）。
- 作成した経費を選択します。
- ［その他］→［仕訳帳の表示］をクリックします。
対応する仕訳帳が表示されます。
ヒント：経費の詳細ページ内で仕訳帳を表示するには、経費を選択し、下にスクロールして［仕訳帳を表示］をクリックすると、仕訳を確認できます。
経費の一括追加
経費がまとめて発生した場合、Zoho Booksに追加できます。
シナリオ：Patriciaは組織の備品を購入する際にいくつかの経費を負担しました。事務用品に100ドル、広告に80ドル、出張に90ドルを支出しました。これらすべての経費をZoho Booksに一括で追加できます。
経費を一括追加するには：
- ［購入］→［経費］に移動します（またはshift+xを押します）。
- ページ右上にある［+ 新規］ボタンをクリックします。
- ページ上部の［経費の一括追加］タブを選択します。
- 各日付のすべての経費を入力します。表示されているもの以外の経費を追加するには、ページ下部の［+ 経費をさらに追加］をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
経費のインポート
CSV、TSV、またはXLS形式の経費一覧をインポートできます。手順は次のとおりです：
- 左サイドバーの［購入］に移動し、［経費］を選択します（またはshift + xを押します）。
- ページ右上にある［その他］アイコンをクリックします。
- ［経費のインポート］を選択します。
- 次のページで［ファイルを選択］をクリックし、アップロードするファイルを選択します。デスクトップ、クラウド、またはドキュメントから添付できます。参考用のサンプルCSVまたはXLSファイルは、［サンプルCSVファイル］または［サンプルXLSファイル］をクリックしてダウンロードできます。
メモ：ファイルサイズは25MB以下にしてください。
- ファイルをアップロードした後、ファイルの［文字コード］と［ファイルの区切り文字］を選択します。
参考情報：［文字コード］は、数字と文字を対応付けるために使用されます。標準では、8ビットを超える幅広い文字に対応するUnicode Transformation Format（UTF-8）エンコードが使用されます。
参考情報：［項目の区切り文字］は、行内の2つの値を区切るために使用されます。繰り返し請求書をインポートする場合、標準のファイルの区切り文字はコンマ（,）です。
- ［次へ］をクリックします。
- 項目の関連付けページですべての項目が正しく関連付けられていることを確認します。
- 次回も同様のインポート形式を使用する場合は、［今後のインポート時に使用するため、この選択内容を保存する］にチェックを入れます。
- ［次へ］をクリックします。
- プレビューして［インポート］をクリックします。
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