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    経費の管理

    目次

    なぜ経費を管理する必要があるのですか？

    事業を運営していると、常にさまざまな経費が発生します。これらを把握しておくことは、健全な事業計画を維持するうえで不可欠です。顧客との商談を食事をしながら行う場合や、仕入先にサンプルを見に車で向かう場合など、いつ経費が発生するか分かりません。

    こうした経費を記録・管理することで、お金の使い道を把握でき、財務上の優先事項が満たされているかを確認できるほか、どこでコストを削減して利益を最大化するかを判断する助けになります。

    ここでは、Zoho Billing を使って経費管理を開始するためのステップバイステップガイドを紹介します。

    Zoho Billing での経費管理

    Zoho Billing の[経費]タブでは、すべての事業経費を 1 か所で登録、表示、管理、編集できます。使い始めたばかりの場合は、経費を簡単に整理できるようにするためのステップバイステップガイドを以下に示します。

    1. 経費を分類する - 発生しそうな経費の種類と頻度を書き出し、グループに分けます。この情報に基づいて、Zoho Billing で新しいカテゴリを作成し、経費を分類します。次回経費を登録する際には、どのカテゴリに振り分ければよいかがすぐに分かります。
    2. 定期的な経費を設定する - 月々の家賃など、繰り返し発生する経費もあります。Zoho Billing で自動追跡を設定しておけば、こうした経費を常に把握しておくことができ、やることリストから外しておけます。
    3. 経費を記録して精算する - オフィス用のノートパソコンを数台購入した場合や、同僚とのランチ代など、雑多な事業経費は特に管理が難しいものです。ここで重要なのはその場で、そのときに記録することです。経費が発生したらすぐに Zoho Billing で経費を登録し、必要に応じて領収書も即座にアップロードします。後で精算を受ける経費であれば、請求対象として設定し、精算申請として送信できます。
    4. レポートを表示して分析する - Zoho Billing は、入力された最小限のデータから経費レポートを作成し、支出傾向を可視化して、迅速な意思決定を支援します。

    経費カテゴリ

    Zoho Billing に登録した経費は、さまざまなカテゴリに分けることができるため、経費管理や経費レポートの整理が非常に簡単になります。各カテゴリは、特定の性質や種類の経費をまとめられるように設計されており、必要に応じて新しいカテゴリを作成することもできます。例としては、次のようなものがあります。

    • 広告費
    • クレジットカード手数料
    • 飲食・接待費

    説明

    小規模または中規模の事業では、さまざまな経費が次々と発生します。お金の流れを詳細に記録しておくことは非常に有用です。これにより、支出を削減すべき分野や、少し追加投資することで事業拡大につながる新たな分野を見極めることができます。経費をカテゴリ分けすることで、こうした有益な情報をレポートとして確認でき、迅速な意思決定に役立ちます。

    Zoho Billing には、幅広い経費をカバーする初期設定の経費カテゴリが用意されています。これらのカテゴリを編集したり、新しいカテゴリを作成したりすることも簡単にできます。

    • 作成 - 新しい経費カテゴリを作成するには、
      • [設定] > [経費カテゴリ] に移動します。
      • [新しいカテゴリ]をクリックします。
      • カテゴリ名と説明を入力します。
      • [保存]をクリックします。
    • 編集 - カテゴリ名と説明はいつでも編集できます。
      • [設定] > [経費カテゴリ] に移動します。
      • 編集する経費カテゴリを選択します。
      • 必要な変更を行います。
      • [保存]をクリックします。
    • 削除 - 経費カテゴリを削除するには、その行にカーソルを合わせ、表示されるごみ箱アイコンをクリックします。
    • 有効／無効の切り替え - 経費カテゴリは、一時的に無効にすることができます。対象のカテゴリにカーソルを合わせ、[無効にする]をクリックします。元に戻す場合は、[有効にする]を選択します。