Il diario che aspetta di essere riempito, la tela vuota che ha bisogno di un po' di colore, le terre deserte che aspettano solo di essere abitate; sono tutti progetti se ti imponi di completarli entro un determinato periodo di tempo.
Un progetto può essere qualsiasi attività con una scadenza. In poche parole, un progetto può essere un obiettivo, una risoluzione, un'attività oppure semplicemente qualcosa che vuoi fare per produrre un determinato risultato.
Considera una tela vuota. Il risultato o il prodotto desiderato è il dipinto completato. Se l'artista decide di terminarlo entro una settimana utilizzando solo materiali artistici facilmente disponibili, questi diventano i vincoli previsti per il progetto.
L'ambito comprende esclusivamente il lavoro che svolgi per produrre il risultato pianificato per il tuo progetto. Se l'artista decide che incorniciare il dipinto, esporlo in mostre d'arte e metterlo all'asta è una parte di questo progetto, significa che il progetto esula dall'ambito di applicazione.
Sebbene non sia ancora organizzata, la maggior parte dei progetti prevede tutte le risorse, i tempi, il denaro e gli obiettivi definiti. Le persone abituate a lavorare in ambienti disordinati potrebbero credere che tutto volgerà per il meglio, ma ciò che sembra un sistema praticabile per una persona può rivelarsi confusionario per un'altra.
È in questi casi che può essere utile un sistema di gestione dei progetti. La gestione dei progetti garantisce non solo il raggiungimento dell'obiettivo del progetto, ma anche il rispetto dei tempi, del budget e dell'ambito di applicazione. Ti indica come iniziare, cosa viene dopo e come finire. È come utilizzare un modello. Tutto ciò che devi sapere è disponibile per la consultazione. Basta solo applicarlo al tuo progetto.
Ti aiuterà a capire se il tuo metodo è efficace. Ti aiuterà a trovare delle alternative se qualcosa va storto. Ti aiuterà a rimanere in linea con il tuo obiettivo finale. In poche parole, la gestione dei progetti non offre soluzioni pronte all'uso ma ti insegna a cavartela da solo offrendoti metodi più semplici e intelligenti che difficilmente avresti imparato da solo. Scopriamo cos'è la gestione dei progetti e quali sono le fasi coinvolte.
Ogni progetto prevede grossomodo cinque fasi, chiamate gruppi di processo e conosciuti anche come processi di gestione del progetto. Questi gruppi di processo vengono applicati a ogni fase del ciclo di vita di un progetto. Le fasi della gestione dei progetti sono le seguenti:
È qui che crei un quadro generale prima di iniziare a concepire una procedura. Una domanda importante a cui rispondere in questa fase è: "Qual è l'obiettivo?" Durante questa fase, è fondamentale essere chiari riguardo i propri obiettivi . Se stai costruendo un ufficio, l'obiettivo sarà quello di avere un ambiente di lavoro in cui dieci persone possano lavorare serenamente. Tuttavia, man mano che il progetto va avanti, continuerai ad aggiungere altre stanze in corso d'opera. Il risultato finale, più che un ufficio funzionale sarà probabilmente un disordine con costi fuori controllo.
Durante la pianificazione ci si concentra sui dettagli. Si definiscono piani strutturati per gestire risorse, costi, tempi, rischi e comunicazioni. Se pensi che la messaggistica istantanea sia la soluzione più adatta al tuo caso, puoi decidere chi rimarrà in contatto con chi, con quale frequenza, attraverso quale canale e per quale argomento. Anche se può sembrare un'operazione capillare, una pianificazione corretta rende il lavoro molto più semplice.
Questo è il momento in cui entrano in azione tutti i piani accuratamente definiti. Un punto importante da tenere a mente durante l'esecuzione è la gestione delle relazioni, sia all'interno del team di progetto che con i clienti. Un'adeguata coordinazione e comunicazione tra i team assicurerà un andamento continuo e puntuale del lavoro.
Questa fase è parallela a quella di esecuzione. Può essere indicato più propriamente come gruppo di controllo, anziché gruppo di processo. Le richieste di modifica possono arrivare da qualsiasi soggetto, che si tratti di clienti o azionisti. Da un lato, non intendi modificare troppo il progetto rispetto al piano prefissato e, dall'altro, non vuoi deludere un importante azionista. Trovare il giusto equilibrio e stabilire il controllo è lo scopo di questa fase.
Questa fase, fulcro di tutte le fasi di gestione del progetto, consiste nel sistemare gli ultimi dettagli e nel portare a termine il progetto. Dovrai rivedere tutte le fasi e assicurati che sia stato fatto tutto per consegnare il prodotto finale al cliente. Infine, dopo il completamento dovrai eseguire una valutazione per analizzare ciò che è stato fatto e ciò che si sarebbe potuto fare meglio.
Per gestire i progetti in modo efficace, ogni sistema di gestione dei progetti deve avere determinate caratteristiche. Eccone alcune:
La gestione dei progetti offre numerosi vantaggi, primo fra tutti, il semplice fatto che le tue possibilità di successo dei progetti sono notevolmente migliorate. È risaputo che spesso è difficile raggiungere i gli obiettivi originali di un progetto. In effetti, secondo il report del CHAOS (1994), il 31,1% dei progetti IT è stato annullato prima di poter essere completato. La gestione dei progetti aiuta a migliorare queste condizioni. Secondo uno studio PwC, ben il 97% delle organizzazioni ritiene che la gestione dei progetti sia fondamentale per le prestazioni aziendali e per il successo dell'organizzazione. Alcuni dei vantaggi principali sono:
Quando si tratta di gestire progetti, spesso vengono coinvolte persone di team diversi. Comunicazione e relazioni efficienti tra i team possono migliorare notevolmente la produttività e contribuire a mantenere i progetti in linea con i tempi. Con la gestione dei progetti, questo aspetto diventa una priorità anziché una concessione, portando a un cambiamento culturale positivo nella tua organizzazione.
Tutte le risorse di cui disponi, dipendente, risorsa o orario di lavoro, devono essere utilizzate per ottenere il meglio. Una corretta gestione dei progetti assicura che nessuna risorsa venga esclusa. Un progetto di successo non è dato solo dallo svolgere il lavoro giusto in tempo, ma anche dal garantire che le persone che ne fanno parte si sentano coinvolte e motivate. Ciò presuppone che non deve esserci nessuno squilibrio in un senso o nell'altro: nessuno lavora troppo o troppo poco e nessuna risorsa materiale finisce per essere sovra o sottoutilizzata.
La relazione con le parti interessate è ciò che mantiene l'intero progetto in equilibrio. Alcuni potrebbero voler essere tenuti aggiornati su ogni singola modifica, mentre altri semplicemente richiedere un aggiornamento occasionale dello stato di avanzamento del progetto. Tutto sta nei dettagli che la gestione dei progetti permette di soddisfare, consentendoti di coinvolgere tutte le parti interessate nel modo giusto.
Una volta effettuato un piano di gestione del rischio ben studiato, dovrebbe sempre essere messo in atto un piano di emergenza che consiste nell'identificare gli elementi critici del successo del progetto e nell'elencare eventuali fattori che possono influire su di essi. Anche definire le priorità dei rischi potenziali ed elaborare piani di reazione sono operazioni fondamentali che rientrano nel piano. Meglio evitare di farsi venire un mal di testa cercando di trovare un modo per gestire un rubinetto rotto quando non hai pensato a cosa fare se la tua casa prende fuoco.
I sistemi di gestione dei progetti possono spaziare da strumenti che facilitano la gestione gratuita dei progetti a software di gestione dei progetti per le aziende. La classificazione principale da considerare è se preferisci un sistema basato su cloud o in sede. Oltre a ciò, a seconda del tipo di metodologia di gestione dei progetti adottata dalla tua organizzazione, potresti voler scegliere uno strumento tradizionale a cascata oppure uno strumento agile di gestione dei progetti. Esistono anche sistemi adatti a settori specifici come l'edilizia, l'istruzione, l'IT e altri che dispongono di caratteristiche su misura per quel particolare mercato verticale.
I team non lavorano come una volta: oggi utilizzano strumenti virtuali per la collaborazione. Ci sono molte aziende in cui le persone lavorano da remoto e questi strumenti sono gli unici mezzi per rimanere in contatto. In questi casi, il sistema online di gestione dei progetti si rivela più utile che mai per mantenere tutti organizzati e responsabili.
Il modo in cui collaboriamo è cambiato. Le approvazioni non comportano necessariamente la stampa di moduli che devono essere poi firmati dal tuo manager. Le riunioni non comportano lo stare seduti attorno a un tavolo per ore, mentre si ascolta solo una persona che continua a parlare a vuoto. Quello che sembra un semplice elemento di lavoro può implicare il contributo di vari team e persone. Le grandi idee non provengono necessariamente dall'alto. Attualmente, quasi tutti dispongono di un incredibile accesso alle informazioni. La possibilità che nuovi membri del personale diano un ottimo suggerimento è molto più alta rispetto al passato.
Anche i dati sono percepiti in modo diverso da persone diverse. La flessibilità nella visualizzazione dei dati può sembrare cosa da poco, ma è molto utile quando ti ritrovi a gestire progetti di grandi dimensioni. In questi casi, grafici e funzionalità di creazione di report avanzati sono di aiuto. Passare al vaglio grandi quantità di dati per trovare ciò di cui hai bisogno può essere già di per sé un'attività impegnativa. Dare visibilità a tutti i soggetti coinvolti e allo stesso tempo poter accedere esattamente a ciò di cui hai bisogno è un grande vantaggio, e un sistema di gestione dei progetti è in grado di offrirtelo.
Zoho Projects rende il tuo lavoro veramente gratificante grazie alle sue numerose funzioni di pianificazione, monitoraggio e collaborazione. Si tratta di uno strumento semplificato che dispone di un'interfaccia semplice e facile da usare, con un'applicazione mobile che facilita i tuoi progetti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Funzioni come feed e forum interattivi, grafici e report completi, monitoraggio del tempo e dei problemi, automazione del flusso di lavoro delle attività e integrazioni complete rendono questa applicazione un punto di riferimento per un'esperienza di gestione dei progetti completa.
Inoltre, abbiamo a cuore la tua privacy. Abbiamo sviluppato una serie completa di pratiche, tecnologie e policy per aiutare a garantire la sicurezza dei tuoi dati. Se attualmente conservi i tuoi dati su PC o server personali, probabilmente siamo in grado di offrire un livello di sicurezza migliore rispetto a quello in uso.
Dall'inizio alla conclusione e alla gestione delle risorse e dei problemi, Zoho Projects ti aiuta a gestire tutto in modo rapido e semplice.