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Zoho Projects si è classificato come soluzione leader tra i primi 20 software di gestione delle attività
Zoho Projects è stato riconosciuto come soluzione leader tra i primi 20 software per Kanban
Cos'è la gestione delle attività?
La gestione delle attività è il processo di monitoraggio delle attività del progetto attraverso le varie fasi dall'inizio alla fine. Ciò comporta l'assunzione di decisioni per le tue attività sulla base dei cambiamenti che possono verificarsi in tempo reale, con l'obiettivo finale che consiste nel completamento di tutte le attività. La gestione delle attività di progetto comporta anche una gestione efficace di tutti gli aspetti di un'attività, come budget, tempo, ambito, risorse, ricorrenza e così via.
Gestione dei progetti e gestione delle attività
La gestione dei progetti è il processo di gestione di un progetto che ha una data di inizio e di fine fissa attraverso le varie fasi di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura. Un progetto mira a realizzare un obiettivo finale specifico attraverso l'esecuzione di diversi elementi gestibili per raggiungerlo. Questi elementi sono chiamati attività.
La gestione delle attività è il processo di gestione di una singola attività, dalla progettazione alla chiusura. Un'attività non deve necessariamente avere obiettivi o scadenze specifiche. Un gruppo di attività insieme contribuisce all'esecuzione di un progetto. Pertanto, la gestione delle attività è intrinsecamente una funzione della gestione dei progetti.
La gestione dei progetti ti richiede di vedere il quadro generale. I manager di progetto in genere eseguono contemporaneamente più progetti di varie priorità. Una corretta gestione richiede un'analisi adeguata delle relazioni e delle dipendenze esistenti tra i vari componenti. La gestione delle attività, d'altro canto, comporta una concentrazione specifica sulla realizzazione dell'attività. Sia la gestione del progetto che delle attività richiedono il coinvolgimento e la gestione dei team per garantire che le risorse siano in grado di destreggiarsi in modo ottimale tra più elementi di lavoro.
Come gestire le attività?
Nel sondaggio PMI 2017 Global Project Management, il 37% dei dirigenti ha dichiarato che "la causa principale del fallimento [dei progetti nella propria organizzazione] era la mancanza di obiettivi e milestone chiaramente definiti per misurare il progresso" e "la mancanza di disciplina nell'implementazione della strategia". Sulla base di questo studio, ecco alcuni passaggi chiave relativi alla gestione delle attività:
Definizione delle priorità: qualunque strumento utilizzi per gestire le tue attività, sia che si tratti di un semplice elenco di cose da fare o di uno strumento completo per la gestione delle attività di progetto, l'aspetto più importante della gestione delle attività è la definizione delle priorità. Ciò consente di completare in modo efficiente tutte le attività previste, mantenendo i vincoli pianificati.
Monitoraggio di milestone: i risultati di questo studio dimostrano anche che stabilire obiettivi chiari è essenziale per il successo di un progetto. Sebbene per la gestione delle attività non sia necessario un obiettivo finale, definire milestone aiuta a motivare i team a eseguire le attività con successo.
Gestione della pianificazione: assicurarsi che la tua attività venga completata in tempo è un aspetto che influisce sullo stato generale del progetto. In questo caso, è fondamentale allocare il giusto intervallo di tempo stimando l'impegno necessario.
Allocazione delle risorse: la gestione ottimale delle risorse è il passo successivo per garantire una gestione delle attività efficiente. In base a budget e programma, assegna il talento giusto e la quantità di risorse appropriata per svolgere il lavoro.
Collaborazione: per tutte le fasi sopra menzionate, la collaborazione è fondamentale. Sebbene lavorare in team significa solitamente svolgere una mole di lavoro maggiore, mantenere sincronizzati i membri del team può essere difficile. Il software di gestione delle attività per i team può aiutarti a mantenere il tuo team sempre connesso.
Un altro modo interessante per gestire le attività può essere classificarle in base a una scadenza o a una matrice di priorità con "pianificazione" e "priorità" come assi. In questa struttura, il lavoro necessario da svolgere immediatamente deve essere messo in alto sia in termini di priorità che di pianificazione, mentre il lavoro necessario da svolgere non immediatamente deve essere messo in alto sull'asse della priorità, ma in basso su quello della pianificazione.
Perché è necessario gestire le attività?
La gestione delle attività migliora il flusso di lavoro in molti modi.
Rendi il tuo lavoro più efficiente
Le inefficienze spesso sono dovute a disinteresse. I principi di gestione delle attività migliorano notevolmente la produttività garantendo l'utilizzo delle risorse giuste al momento giusto. Ciò include l'assegnazione di attività e responsabilità ai membri del team in base alle loro capacità e ai loro interessi.
Concentrati sul tuo lavoro
Sia che lavori in proprio o per un'organizzazione, tutte le attività che svolgi mirano a un determinato obiettivo. Tuttavia, spesso finiamo a fare cose che distraggono dall'obiettivo o non contribuiscono al raggiungimento dell'obiettivo. Se adotti un modo sistematico per approcciare a tutti i tuoi elementi di lavoro, il tuo lavoro sarà più concentrato sull'obiettivo finale.
Organizza il tuo lavoro
Non sempre è possibile lavorare solo su un'attività alla volta. Tuttavia, lavorare su molte cose contemporaneamente può diventare caotico. Organizzare le attività in modo da semplificare il flusso di lavoro è un fattore importante per diventare più efficienti e raggiungere l'obiettivo.
Come implementare la gestione delle attività?
- Strumento
- Tecniche
Strumento
Puoi gestire le attività con una vasta gamma di strumenti, tra cui:
Semplici elenchi di attività o elenchi di controllo
Dalla spesa alla pianificazione di un matrimonio sofisticato, creare semplici elenchi per gestire le attività non passa mai di moda.
Bacheche Kanban
Visivamente accattivanti e facili da usare, queste bacheche sono semplici ma efficaci. Trascinare un'attività da "in corso" a "fine" è catartico quasi come eliminarla da un elenco.
Calendari
Esiste un giorno senza almeno un promemoria su quello che hai dimenticato di fare la scorsa settimana? L'aggiunta di promemoria orientati alle scadenze al tuo calendario ti aiuta a organizzare il tempo.
Software
Sia che utilizzi software cloud o locale, dedicare il tempo necessario per configurare le attività ti ricompenserà con risorse, promemoria e report approfonditi.
tecniche
Oltre agli strumenti che utilizzi, vi sono molti punti da ricordare durante l'implementazione del tuo sistema di gestione delle attività.
La sottile arte di dire "no"
Scoprila. Mettila in pratica. Dì "no" a tutto ciò che non ti aiuta a raggiungere il tuo obiettivo.
Fai attenzione a elementi killer
Elementi killer di tempo o produttività ti faranno perdere la concentrazione.
Ordinaria amministrazione
Ricorda sempre di dedicare del tempo alle attività di routine durante la pianificazione.
Trova il giusto equilibrio
Delega le attività. Potresti essere un perfezionista, ma affrontare tutto da solo è la giusta strada per il disastro.
Non rimandare
Quello che puoi fare oggi dovrebbe essere fatto oggi. Procrastinare porta al multitasking e non è un buon metodo.
Prenditi una pausa
Nessuno può essere produttivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, quindi è buona norma dare priorità anche alle pause. Poiché le interruzioni sono dovute a eventi che si verificano durante il giorno, fare pause deliberate ti aiuterà a tornare al lavoro con una nuova energia.
Potere della mente
Non preoccuparti di cose su cui non hai il controllo. Durante la pianificazione, lascia spazio a eventuali imprevisti, ma non lasciare che influiscano sul tuo lavoro.
A chi è destinata la gestione delle attività?
I sistemi di gestione delle attività sono un vantaggio per chiunque abbia delle attività da svolgere, vale a dire a tutti. Le persone che si dedicano a gestione di progetti e attività possono rientrare nelle seguenti categorie generali:
Leader di progetto
Aggiornati sempre sulla disponibilità o meno dei membri del tuo team e delega il lavoro di conseguenza.
Team
La gestione delle attività per i team aiuta a delegare le attività all'interno di un team, coordinando i membri del team per lavorare in modo produttivo verso un obiettivo comune.
Gestione delle attività personali
Ricevi aggiornamenti e notifiche istantanei su tutto il lavoro completato dai membri del tuo team.
Perché ti serve uno strumento di gestione delle attività?
Dalla pianificazione alla gestione delle attività, il software di gestione delle attività ti consente di registrare e monitorare ogni singola informazione relativa al tuo progetto. La possibilità di tenere traccia di attività, scadenze, riunioni e responsabilità dei team rende il software di gestione delle attività uno strumento fondamentale per le tue esigenze aziendali. Se si verificano problemi, ti basta un clic per ottenere informazioni sull'origine esatta del problema, il che ti consente di assumere immediatamente il controllo e apportare modifiche per migliorare il flusso di lavoro. Ulteriori funzionalità di collaborazione, come chat, forum e dashboard, aiutano il tuo team a rimanere connesso e a essere sempre aggiornato sugli ultimi sviluppi.
Vantaggi dell'utilizzo di uno strumento di gestione delle attività
Come scegliere il software di gestione delle attività più adatto?
A seconda dello scopo, della gamma di prezzi, dell'ambiente di lavoro esistente e della piattaforma preferita, sono disponibili diversi strumenti per la gestione di progetti e attività. Da semplici elenchi di controllo che potrebbero non richiedere una connessione Internet a un software completo per la gestione delle attività di progetto, le funzionalità sono diverse. Esistono anche opzioni software adatte a settori specifici, come edilizia, IT o istruzione, o funzioni specifiche come la gestione di attività CRM.
Zoho Projects è uno strumento di gestione delle attività online che non solo è conveniente e facile da usare, ma dispone anche di funzionalità che garantiscono scalabilità e sicurezza dei dati. Le solide funzioni di collaborazione, le bacheche Kanban, i diagrammi di Gantt, i report dettagliati e i tracker temporali specifici delle attività lo rendono uno dei migliori software di gestione delle attività disponibili sul mercato. La versione di base ricca di funzioni è anche un mezzo per eseguire la gestione delle attività gratuitamente.
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Valutato dai migliori.
Software di gestione del lavoro leader per team di progetto.
"Nella nostra organizzazione, Zoho Projects è il capo. Siamo in grado di rispettare tutte le consegne, il che ci aiuta a ottenere la fiducia dei nostri clienti."
Hansa Sharma, Shared Services Specialist, Cbensol