Cosa sono gli strumenti di gestione dei progetti?

Al livello più basilare, uno strumento di gestione dei progetti consente alla tua azienda di gestire i progetti dall'inizio alla fine, oltre a permettere ai dipendenti a tutti i livelli di comprendere e completare rapidamente il lavoro nei tempi prestabiliti. Inoltre, questo tipo di strumento è finalizzato a fare in modo che le cose vengano fatte (GTD, "Getting Things Done") più velocemente, in modo da poterti concentrare maggiormente su quello che porta valore aggiunto al tuo lavoro.

Gli strumenti di gestione dei progetti basati sul Web sono ormai diffusi da diversi anni e si sono sviluppati fino a includere funzionalità diverse dalla semplice gestione dei progetti. Di fatto, consentono di effettuare stime dei progetti, procedure di controllo dei costi, pianificazione del budget, allocazione delle risorse, collaborazione, comunicazioni, gestione della qualità e amministrazione. L'obiettivo è gestire tutti gli aspetti e le complessità dei progetti più grandi, nonché ridurne i costi.

Vengono anche utilizzati software di gestione dei progetti online per gestire efficacemente le incertezze legate alle stime della durata per ogni attività, per organizzare le attività in modo da rispettare le varie scadenze, nonché per gestire più progetti contemporaneamente, come parte integrante di una strategia generale.

Cinque strumenti di gestione dei progetti da conoscere

Principali strumenti di gestione dei progetti da conoscere

01. Diagramma di Gantt

Oltre a essere un famoso strumento di project management che ha consentito la costruzione della diga di Hoover, il diagramma di Gantt è un modo di rappresentare visivamente il lavoro come unità di tempo. Il diagramma di Gantt è uno strumento importante per la pianificazione e fornisce aiuto nel pianificare i progetti tenendo conto delle dipendenze esistenti tra i diversi elementi del lavoro.

Quando i diagrammi di Gantt sono stati introdotti per la prima volta, venivano tracciati su carta e, pertanto, venivano disegnati e ridisegnati molte volte per riflettere le modifiche di pianificazione. I project manager hanno poi iniziato a utilizzare riquadri di carta per rappresentare i diagrammi di Gantt così da poterli facilmente spostare, laddove necessario. Ora sono disponibili diversi strumenti che forniscono diagrammi di Gantt online.

02. Strumento WBS ("Work Breakdown Structure")

Prima di vedere nel dettaglio cos'è uno strumento WBS ("Work Breakdown Structure" o "Struttura di scomposizione del lavoro"), cerchiamo di comprendere cosa si intenda per "portata". La portata di un progetto include il lavoro svolto e le risorse richieste per completare l'obiettivo del progetto. Se si scosta o devia rispetto al punto focale del progetto, si verifica il fenomeno chiamato "scope creep" o "deviazione di portata". Ad esempio, se il tuo obiettivo è quello di scrivere un libro, la ricerca effettuata sulle possibili attività promozionali per il libro finito va oltre la portata di quel particolare progetto. 

Lo strumento WBS ("Work Breakdown Structure"), noto anche come "struttura di scomposizione del lavoro", è uno strumento per la strutturazione del proprio lavoro che puoi utilizzare per, appunto, scomporre il tuo progetto in partizioni gestibili. Si tratta di una struttura ad albero in cui la portata del progetto viene suddivisa in più unità. La gerarchia seguita prevede che l'obiettivo finale venga suddiviso in diverse fasi che, a loro volta, possono essere ulteriormente suddivise in attività o sotto-attività. Per la suddivisione di un progetto in partizioni è possibile seguire più regole. Una regola interessante è ad esempio la cosiddetta "regola 8/80", secondo cui un elemento del progetto al livello più basso della gerarchia non deve richiedere più di 80 ore di lavoro o meno di 8.

03. Baseline del progetto

Oltre a essere un modo di rappresentare visivamente i valori di un progetto, la baseline (o "linea di base") è lo standard di riferimento che imposti per il tuo progetto e che utilizzi per misurare le prestazioni correnti rispetto a tale standard. Nella baseline di progetto sono incluse la baseline di portata, la baseline di costo e la baseline di pianificazione. In generale, la baseline ti aiuta a monitorare l'avanzamento delle attività di progetto in tempo reale.

Il lavoro non pianificato rappresenta un fattore importante che può avere effetti sui costi, i tempi e la portata del tuo progetto causando un effetto domino. In primo luogo, sussiste il rischio che il progetto esca di fatto dalla portata di riferimento, aggiungendo del lavoro extra. Anche se non è così, i tempi e i costi del progetto subiranno un incremento. Se non vuoi compromettere tali vincoli, la qualità del progetto deve quindi essere messa da parte per il momento. 

04. Attività di team building

Ci si potrebbe chiedere quale connessione ci sia tra l'attività di team building e quella di project management. I rapporti all'interno del team e tra le parti interessate in un progetto sono altrettanto importanti per un progetto quanto la pianificazione o l'esecuzione. Un modo per sollevare il morale e accrescere la produttività è quello di condurre attività ricreative o anche una sana competizione. Dopo tutto, una piccola sfida amichevole è in grado di animare l'animo di tutti. Dalle lezioni di surf in gruppo a un pranzo tra colleghi, puoi servirti di un'ampia gamma di attività divertenti che puoi utilizzare come parte integrante della strategia aziendale di team building.

Le attività di team building possono favorire anche l'esecuzione di sfide o competizioni all'interno di un ambiente controllato per interrompere la competitività sfrenata e scorretta che spesso emerge nella cultura del lavoro quotidiano. È anche possibile stimolare la creatività degli individui, mettere in evidenza i diversi talenti dei membri del team e motivare le persone a lavorare insieme per trovare le soluzioni migliori.

05. Piano di gestione delle comunicazioni

La messa in atto di un piano per le comunicazioni di progetto assicura la presenza di un flusso regolare, significativo di informazioni tra i diversi membri del team, con i clienti e altri soggetti interessati, grazie alla definizione di linee guida su "chi deve comunicare quali informazioni a chi" e con quale frequenza. Il piano per le comunicazioni deve garantire che chiunque sia coinvolto nel progetto venga mantenuto nel circuito delle comunicazioni, consentendo di preservare i rapporti.

Mantenere i soggetti interessati entro tale circuito è un vantaggio ovvio per l'azienda, dal momento che soddisfare le loro esigenze è parte integrante del successo di un progetto. Un piano per le comunicazioni consente di gestire i rischi che possono emergere, oltre a migliorare la collaborazione tra i membri del team.

Principali vantaggi degli strumenti di gestione dei progetti

  • È tutto una questione di scelta del momento giusto: non lasciartelo sfuggire
  • Il software per la creazione di diagrammi di Gantt aiuta a contenere i ritardi che si verificano in tempo reale. Utilizzando il diagramma di Gantt è anche possibile gestire le dipendenze tra le attività in tutta facilità. Se, ad esempio, un libro deve essere scritto prima che venga sottoposto a revisione, entrambe queste attività rientrano nell'obiettivo di pubblicare un libro, ma una delle attività deve essere completata prima dell'altra. Le dipendenze tra le attività e il loro effetto sulle tempistiche richieste per completare un'attività possono essere acquisite e gestite tramite il software per la creazione di diagrammi di Gantt.

  • La portata sempre sotto controllo
  • Lo strumento WBS fornisce aiuto nell'ideazione di un progetto ed è fondamentale nella fase di pianificazione. Oltre a fornire uno schema per stabilire i costi, un piano e le ore di lavoro, aiuta anche a identificare i rischi. Ad esempio, una ramificazione della struttura che non può essere chiaramente definita può costituire una deviazione della portata, il che è di fatto un fattore rischioso. 

  • Mantenimento dei costi
  • La baseline di costo consente il raffronto tra la stima iniziale e la spesa effettiva del progetto. Questa baseline è in stretta connessione con la baseline di pianificazione e quella di portata poiché la portata e il tempo sono fattori che possono facilmente determinare la deviazione dei costi di un progetto dalla relativa baseline. Quando definisci il piano di budget iniziale per il tuo progetto, accantona un certo quantitativo di capitale di riserva in modo da gestire eventuali rischi che potrebbero emergere durante il progetto.

  • La collaborazione è la chiave per aprire le porte chiuse
  • Prendi parte ad attività al di fuori del lavoro per promuovere una comunicazione efficace all'interno del team. Ciò incoraggia le persone a fare domande, a non sovraccaricarsi di impegni, a esporre dubbi o domande su idee che potrebbero non funzionare, a richiedere supporto e a completare le attività con successo lavorando assieme agli altri.

  • Colma la distanza che ti impedisce di ascoltare
  • Anche la comunicazione trasversale è un aspetto importante nella gestione dei progetti. L'ottimizzazione di questo tipo di comunicazione con un piano adeguato garantisce che tutte le parti interessate sappiano come ottenere informazioni pertinenti. In questo modo, le decisioni importanti non vengono ritardate e tutte le attività di progetto procedono senza problemi.