Automatizza i processi delle attività con i Blueprint

I processi delle attività possono essere piuttosto complessi e possono coinvolgere più team, richiedere l'approvazione in diverse fasi da parte di persone specifiche e comportare l'invio di notifiche. Occuparsi di tutti questi processi manualmente può essere piuttosto laborioso, ed è per questo che abbiamo creato i Blueprint. Accomodati e lascia che Zoho Projects si occupi di questo compito ingrato.

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Visualizza e progetta i flussi di lavoro

Per processi delle attività semplici o complessi, progetta facilmente il flusso di lavoro nel nostro editor Blueprint utilizzando la funzione di trascinamento. Imposta gli stati delle attività, individua le persone responsabili di ciascuna fase e assicurati che venga sempre seguito il processo corretto.

Coinvolgi le persone giuste

La maggior parte delle attività richiede la partecipazione di persone di team diversi, quindi è importante inviare notifiche tempestive quando l'attività passa da uno stato all'altro. Scegli chi deve occuparsi di ogni attività in una fase specifica e stabilisci chi è autorizzato ad attuare una transizione.

Automatizza le azioni

A volte, quando un'attività passa da uno stato all'altro, è necessario aggiornare campi specifici o inviare avvisi tramite e-mail. Automatizza queste azioni per risparmiare tempo: configura le notifiche e-mail o crea campi obbligatori che devono essere aggiornati affinché la transizione possa procedere.

Perché i Blueprint sono fondamentali

  • Investi il tuo tempo in ciò che ami

    Concentrati sui lavori più importanti automatizzando le attività necessarie ma ordinarie. Le attività di routine richiedono una notevole quantità di tempo, spesso sottraendo il tempo e le energie necessarie per svolgere lavori più complessi e gratificanti. Configura le notifiche e i messaggi e-mail per impiegare al meglio la tua creatività e il tuo tempo.

  • Segui il processo corretto

    A volte succede che una nuova persona entri a far parte del team proprio quando ci si trova nel bel mezzo di un progetto. Ciò significa che, oltre ad acquisire familiarità con l'azienda o con le modalità di lavoro del team, deve comprendere anche i flussi di lavoro dei processi in atto. Tuttavia, quando si hanno già dei Blueprint configurati, è facile assicurarsi che tutti siano sempre al passo con il processo giusto.

  • Riduci i ritardi nei progetti

    Quando un processo coinvolge più team, a volte potrebbero verificarsi ritardi nel corso dell'attività. Ciò potrebbe essere dovuto alla mancanza di trasparenza nel processo o al fatto che un team non sia stato informato tempestivamente dello stato di avanzamento dell'attività. Riduci questi ritardi automatizzando le notifiche e gli avvisi e-mail.

  • Ottieni le approvazioni giuste

    Anche nei casi in cui la parte di un processo viene assegnata a più persone, per evitare errori le attività non devono passare alla fase successiva finché non vengono approvate dalla persona giusta. Determina un proprietario della transizione in modo che solo il responsabile designato possa portare un'attività da uno stato all'altro.

Zoho Projects si è rivelato per noi la soluzione migliore, poiché ci ha offerto tutto ciò che cercavamo a un prezzo molto conveniente.

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