Zoho Projects dinobatkan sebagai Leader di penghargaan 20 software task management teratas
Zoho Projects dinobatkan sebagai Leader di penghargaan 20 software Kanban
Dalam survei Global Project Management PMI tahun 2017, 37% pemimpin eksekutif menyatakan bahwa penyebab utama kegagalan proyek di perusahaan mereka adalah kurangnya penentuan tujuan dan pencapaian yang jelas, serta kurangnya disiplin dalam menerapkan strategi project. Dengan mempertimbangkan studi ini, berikut adalah beberapa langkah penting yang ada dalam manajemen tugas:
Penentuan prioritas: Apa pun alat yang digunakan untuk mengelola tugas Anda, baik daftar tugas sederhana maupun sistem manajemen tugas proyek yang lengkap, penentuan prioritas adalah aspek manajemen tugas yang paling penting. Hal ini dapat membantu dalam menyelesaikan semua tugas terkait sekaligus menjaga batasan yang ditetapkan.
Pelacakan pencapaian: Hasil studi PMI juga menunjukkan bahwa penetapan tujuan yang jelas sangat penting untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Meskipun task management tidak memerlukan tujuan akhir, menentukan pencapaian akan membantu memotivasi tim agar mereka dapat menjalankan tugas dengan sukses.
Manajemen jadwal: Memastikan setiap tugas selesai tepat waktu berpengaruh langsung terhadap kondisi proyek secara keseluruhan. Kuncinya adalah menetapkan jangka waktu yang tepat dengan memperkirakan besarnya usaha yang diperlukan.
Alokasi sumber daya: Manajemen sumber daya yang optimal adalah langkah berikutnya dalam mewujudkan manajemen tugas yang efektif. Bergantung pada anggaran dan jadwal, tugaskan talenta yang tepat dan jumlah sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Kolaborasi: Untuk semua langkah yang disebutkan di atas, kolaborasi adalah kuncinya. Meskipun lebih banyak tugas yang dapat diselesaikan jika dikerjakan bersama tim, menjaga agar anggota tim tetap sinkron bisa menjadi hal yang sulit. Proses manajemen tugas yang tepat membantu Anda menjaga koordinasi tim.
Cara menarik lainnya untuk mengelola tugas adalah dengan mengategorikan tugas ke tenggat waktu atau matriks prioritas dengan "jadwal" dan "prioritas" sebagai pengukurnya. Dengan struktur ini, pekerjaan penting yang harus segera diselesaikan harus ditempatkan sebagai prioritas tinggi dan didahulukan pada jadwal, sementara pekerjaan penting yang tidak dibutuhkan dalam waktu dekat harus ditempatkan sebagai prioritas tinggi, tetapi tidak didahulukan pada jadwal.
Manajemen tugas dalam komputasi cloud mengacu pada pengelolaan efektif atas semua produk dan layanan yang beroperasi di lingkungan cloud pribadi, publik, maupun hybrid. Proses ini menyinkronkan semua server dalam satu sistem cloud, dan manajemen tugas berbasis cloud memungkinkan pelaksanaan, pengiriman, serta distribusi tugas dengan mudah dalam lingkungan cloud.
Manajemen tugas bermanfaat bagi pemilik bisnis, pekerja lepas, pelajar, maupun siapa saja yang ingin mengelola rutinitas hariannya dengan lebih teratur. Berikut beberapa manfaat dari manajemen tugas:
Manajemen tugas adalah proses pengelolaan seluruh tahapan tugas, mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan. Penerapan manajemen tugas menyederhanakan alur kerja, mengatur tugas secara efisien, dan meningkatkan produktivitas, untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat. Manajemen tugas juga mencakup pemantauan setiap aspek tugas, seperti anggaran, waktu penyelesaian, cakupan, dan sumber daya.
Project management adalah proses pengelolaan proyek dengan tanggal mulai hingga akhir yang telah ditentukan melalui berbagai tahap perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penyelesaian. Proyek memiliki tujuan akhir tertentu yang harus dicapai melalui berbagai pekerjaan. Pekerjaan inilah yang biasa disebut sebagai tugas.
Di sisi lain, task management adalah proses pengelolaan tugas secara individu dari pembuatan konsep hingga penyelesaiannya. Sebuah tugas tidak selalu harus memiliki tujuan atau tenggat waktu tertentu. Penyelesaian serangkaian tugas berkontribusi terhadap pelaksanaan suatu proyek. Manajemen tugas pada dasarnya adalah cabang dari manajemen proyek.
Project manager umumnya menangani beberapa proyek sekaligus dengan prioritas yang berbeda. Inilah alasan manajemen proyek begitu penting karena dibutuhkan evaluasi untuk memahami keseluruhan proyek. Agar dapat mengelolanya dengan baik, diperlukan analisis mendetail terhadap hubungan dan dependensi yang ada antara setiap komponennya. Di sisi lain, manajemen tugas berfokus pada tugas yang sedang dikerjakan agar dapat diselesaikan dengan baik. Manajemen proyek dan manajemen tugas ibarat dua roda sepeda; penerapan keduanya secara efisien memastikan tercapainya penyelesaian proyek dengan baik.
Manajemen tugas dan waktu akan meningkatkan alur kerja Anda dalam berbagai cara.
Ketidakefisienan sering kali timbul karena hilangnya minat. Prinsip-prinsip manajemen tugas sangat meningkatkan produktivitas dengan memastikan bahwa sumber daya yang tepat digunakan pada waktu yang tepat. Hal ini termasuk memberi anggota tim tugas dan tanggung jawab yang sesuai dengan kemampuan dan minat mereka.
Baik bekerja untuk diri sendiri maupun untuk sebuah perusahaan, semua tugas pasti punya tujuan tertentu. Namun, sering kali perhatian kita beralih dan kita melakukan hal lain yang justru tidak membantu mencapai tujuan tersebut. Jika ada cara sistematis untuk menindaklanjuti semua item kerja Anda, pekerjaan Anda akan lebih fokus pada tujuan akhir.
Mengerjakan tugas satu per satu tidak selalu memungkinkan. Namun, melakukan banyak hal sekaligus dapat menjadi tidak efisien. Mengatur tugas dengan cara yang dapat membantu menyederhanakan alur kerja akan membantu Anda mencapai target.
Anda dapat mengelola tugas dengan beragam alat, termasuk:
Dari belanja kebutuhan sehari-hari hingga merencanakan pernikahan yang luar biasa, daftar sederhana untuk mengelola tugas yang perlu dikerjakan akan selalu berguna.
Selain menarik di mata dan mudah digunakan, papan kanban juga sederhana dan efektif. Memindahkan tugas dari kolom "Dalam proses" ke kolom "Selesai" hampir sama melegakannya seperti mencoretnya dari daftar tugas.
Pasti selalu ada hari dengan setidaknya satu pengingat tentang hal yang Anda lupa lakukan pada minggu lalu, bukan? Menambahkan pengingat berdasarkan tenggat waktu ke kalender akan membantu Anda mengatur waktu.
Baik di komputer lokal maupun menggunakan versi cloud, mengatur tugas di software roject management membuat Anda memperoleh sumber daya, pengingat, dan laporan yang penting.
Selain alat yang Anda gunakan, ada banyak hal yang perlu diingat saat menerapkan sistem manajemen tugas.
Pelajari. Latih. Ucapkan kepada apa saja yang tidak akan membantu Anda meraih target. Waspadai penghambat
Penghambat produktivitas atau waktu akan membuat Anda kehilangan fokus. Tugas rutin
Ingatlah untuk selalu menyediakan waktu bagi tugas rutin Anda selagi membuat rencana. Seimbangkan beban kerja Anda
Delegasikan tugas. Anda mungkin seorang perfeksionis, tetapi melakukan segala sesuatu seorang diri pasti akan membawa kekacauan.
Hal-hal yang dapat diselesaikan hari ini sebaiknya langsung dikerjakan. Menunda-nunda akan mengakibatkan penumpukan tugas sehingga Anda akan harus mengerjakan banyak hal sekaligus, bukan hal yang patut dilakukan.
Tidak ada yang bisa produktif sepanjang waktu, jadi biasakan untuk mengambil waktu istirahat. Karena gangguan bisa terjadi kapan saja, mengambil jeda terjadwal dengan jangka waktu yang ditentukan akan membantu Anda menghidupkan semangat untuk kembali melanjutkan pekerjaan.
Berhentilah mengkhawatirkan hal-hal yang tidak dapat Anda kendalikan. Selama tahap perencanaan, berjaga-jagalah untuk mengantisipasi terjadinya hal yang tak terduga, tetapi jangan biarkan hal tersebut mengganggu pekerjaan Anda.
Sistem task management bermanfaat bagi siapa saja yang memiliki tugas. Artinya ini untuk semua orang. Orang yang menjalankan project management dan tugas dapat tergolong dalam kategori luas berikut:
Dapatkan info terbaru tentang seberapa senggang atau sibuk anggota tim Anda, dan delegasikan pekerjaan secara tepat.
Manajemen tugas untuk tim membantu pendelegasian tugas, yang mengoordinasi anggota tim agar bekerja secara produktif untuk mencapai tujuan bersama.
Dapatkan pembaruan instan dan notifikasi tentang semua tugas yang diselesaikan oleh anggota tim Anda.
Untuk membantu menjelaskan tahapan manajemen tugas dengan lebih mudah, kami membaginya menjadi beberapa langkah sederhana yang mudah dipahami.
Identifikasi
Dengan menerapkan struktur uraian kerja, proyek Anda dibagi menjadi beberapa bagian yang lebih kecil atau tugas terpisah. Sama halnya dengan proyek yang memiliki tujuan, setiap tugas juga terkait dengan target yang turut membentuk tujuan utama proyek.
Penentuan prioritas
Tugas yang paling penting kemudian diprioritaskan berdasarkan urgensi, tujuan, dan dampaknya terhadap keseluruhan proyek, agar dikerjakan lebih dulu sehingga proyek dapat diselesaikan tanpa penundaan yang signifikan. Tugas yang tidak mendesak dapat dikerjakan di tahap proyek berikutnya.
Penugasan
Tugas didelegasikan kepada sumber daya dengan keahlian yang relevan, dan tenggat waktu untuk setiap tugas dijadwalkan secara bersamaan. Ketika setiap anggota tim memahami perannya dalam proyek, tingkat akuntabilitas meningkat, dan mereka bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kualitas tinggi secara tepat waktu.
Pemantauan
The devil is in the detail. Setiap detail kecil dalam tugas harus dipantau secara cermat untuk memahami progres proyek dan memastikan apakah proyek berjalan sesuai dengan tujuan. Hal ini juga membantu melihat potensi risiko sejak dini dan mengantisipasinya sebelum membesar, serta memastikan proyek tetap berjalan sesuai rencana.
Penandatanganan
Setelah setiap tahap pelaksanaan tugas dilaksanakan dan tujuan tercapai, tugas tersebut dinyatakan selesai. Ketika semua tugas dalam timeline proyek telah tuntas, proyek tersebut telah berhasil diselesaikan.
Dari perencanaan tugas hingga pengelolaan, sistem manajemen tugas membantu Anda mencatat dan melacak setiap informasi terkait proyek Anda. Kemampuan untuk memantau tugas, tenggat waktu, rapat, dan tanggung jawab timlah yang menjadikan software task management menjadi alat yang penting bagi kebutuhan bisnis Anda. Jika muncul masalah apa pun, hanya perlu satu klik untuk mendapatkan informasi tentang apa tepatnya sumber masalahnya, segera memegang kendali, dan membuat perubahan demi meningkatkan keberhasilan alur kerja. Fitur kolaborasi tambahan seperti obrolan, forum, dan dasbor membantu seluruh tim Anda tetap terhubung dan terus mengetahui perkembangan terbaru.
Dengan memusatkan perhatian pada satu tugas, produktivitas akan meningkat, kesalahan dapat diminimalkan, dan pekerjaan terselesaikan dengan efisien. Sebaliknya, sering berganti-ganti tugas dapat membuang waktu dan menurunkan kualitas pekerjaan, serta membuat Anda kewalahan. Manajemen tugas dan waktu dapat berjalan efektif ketika satu tugas diberi prioritas utama.
Ketika tugas yang lebih kecil seperti menulis email dan menjadwalkan aktivitas selesai dikerjakan, Anda memiliki lebih banyak waktu untuk menangani tugas besar yang membutuhkan lebih banyak waktu, sumber daya, dan konsentrasi.
Membagi tugas menjadi beberapa bagian yang lebih kecil membantu Anda fokus pada setiap detail, menangani ketidaksesuaian dari awal, dan meningkatkan kualitas pekerjaan secara keseluruhan.
Sebaiknya diskusikan dengan tim Anda untuk mengatur tenggat waktu yang dapat dicapai, daripada menetapkan tenggat yang tidak realistis untuk dikejar. Ini akan memastikan hasil pekerjaan yang sesuai dengan harapan yang ditetapkan sekaligus memberi waktu bagi tim untuk melakukan perbaikan atau mengoreksi ketidaksesuaian.
Dengan jadwal yang jelas, prioritas tugas menjadi lebih efisien, membantu Anda mengerjakan tugas sesuai urutan dan memeriksa setiap titik dalam jadwal untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.
Berkonsultasilah dengan tim untuk memastikan Anda apakah Anda berada di jalur yang benar dan kumpulkan wawasan tentang cara menyelesaikan tugas dengan efisien.
Bergantung pada tujuan, rentang harga, lingkungan kerja yang sudah ada, dan platform pilihan Anda, ada beberapa alat project management yang tersedia di asar. Dari sekadar alat membuat daftar periksa sederhana yang bahkan tidak memerlukan koneksi internet hingga software manajemen tugas proyek yang lengkap, setiap alat memiliki kemampuannya masing-masing. Ada juga opsi software yang sesuai dengan industri tertentu seperti konstruksi, TI, pendidikan, atau fungsi khusus seperti manajemen tugas di CRM.
Zoho Projects adalah sistem manajemen tugas online yang tidak hanya terjangkau dan mudah digunakan, tetapi juga memiliki fitur yang memastikan skalabilitas dan keamanan data.
Sebagai sistem manajemen tugas online yang tidak hanya terjangkau dan mudah digunakan, sistem ini juga memiliki fitur yang memastikan skalabilitas dan keamanan data. Zoho Projects dihadirkan sebagai alat manajemen proyek yang lengkap serta menjadi standar bagi manajemen proyek dan tugas yang efektif.
Fitur kolaborasi yang canggih, papan Kanban, bagan Gantt, laporan terperinci, dan pelacak waktu per tugas menjadikan sistem ini salah satu opsi software manajemen tugas terbaik yang tersedia di pasar.
Versi dasarnya yang kaya fitur juga merupakan sarana untuk melakukan manajemen tugas gratis.
Sistem manajemen tugas terbaik untuk tim proyek.
“Zoho Projects adalah andalan organisasi kami. Kami dapat selalu memantau semua hasil kerja sehingga sangat terbantu dalam memperoleh kepercayaan pelanggan.”
Hansa Sharma, Shared Services Specialist, Cbensol