En quoi consiste la gestion des tâches ?

La gestion des tâches est le processus de suivi des tâches à travers leurs différentes étapes du début à la fin de votre projet. Cela implique de prendre des décisions concrètes pour des tâches en s’adaptant aux changements qui peuvent se produire en temps réel, l’objectif final étant la réussite de ces tâches.

Qu'est-ce que la gestion des tâches - Zoho Projects

Comment gérer les tâches ?

Quel que soit l'outil utilisé pour gérer vos tâches, qu'il s'agisse d'une simple liste de tâches ou d'un outil complet de gestion des tâches, l'aspect le plus important de la gestion des tâches est la hiérarchisation.

Dans l'enquête du PMI sur la gestion de projets mondiaux réalisée en 2017, 37 % des dirigeants ont déclaré que « la principale cause d'échec [des projets dans leur entreprise] était un manque d'objectifs et de jalons clairement définis pour mesurer les progrès » et « un manque de discipline lors de la mise en œuvre de la stratégie ».

Les résultats de cette étude montrent que l’identification d'objectifs clairs et la hiérarchisation des tâches sont absolument essentielles à la réussite d'un projet.

Supposons que vous êtes en retard par rapport au calendrier d'un projet de construction et que l'une des tâches en attente est un contrôle de sécurité obligatoire. Le résultat de ce contrôle aura une incidence directe sur l'avenir de votre projet, et s’occuper en priorité des activités promotionnelles du projet à ce stade est une mauvaise utilisation du temps et des ressources.

Voici d'autres questions à se poser régulièrement pendant la gestion des tâches : « Mes tâches sont-elles effectuées à temps ? Est-ce que je respecte le budget ? Cette tâche est-elle attribuée à la bonne personne ? »

Une autre façon intéressante de gérer les tâches peut être de les classer par échéance ou matrice de priorité en prenant comme axes les valeurs « calendrier » et « priorité ». Avec cette structure, le travail à la fois nécessaire et urgent doit être placé au-dessus à la fois en termes de priorité et de calendrier, tandis que le travail nécessaire mais non urgent doit être placé en priorité mais en bas dans le calendrier.

Une équipe travaille généralement sur des tâches contribuant à l'atteinte de l'objectif de son entreprise. Même si travailler en équipe permet généralement d’accomplir plus de tâches, il peut être difficile de rester synchronisé au sein de l'équipe. Un logiciel de gestion des tâches en équipe peut vous aider à maintenir votre équipe bien organisée.

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Pourquoi gérer des tâches ?

La gestion des tâches améliore votre workflow de plusieurs façons.

Gagner en efficacité

Les inefficacités découlent souvent d’un désintérêt. Les principes de gestion des tâches améliorent considérablement la productivité en s'assurant que les ressources appropriées sont utilisées au bon moment. Cela comprend le fait de donner aux membres de l'équipe des tâches et des responsabilités qui correspondent à leurs capacités et à leurs intérêts.

Se concentrer sur son travail

Que vous travaillez en tant qu'individu ou pour une organisation, toutes vos tâches sont effectuées afin d'atteindre un objectif particulier. Cependant, nous finissons souvent par faire des choses qui nous distraient ou s’éloignent de cet objectif. S'il existe une méthode systématique pour appréhender tous vos éléments de travail, votre travail sera davantage axé sur l'objectif final.

Structurer son travail

Il n'est pas toujours possible de travailler sur une seule tâche à la fois. Cependant, travailler sur plusieurs tâches à la fois peut être source de perturbation. L'organisation de vos tâches de manière à rationaliser votre workflow contribue largement à améliorer votre efficacité et à atteindre votre objectif.

Mise en œuvre de la gestion des tâches

  • Outil
  • Techniques

Outil

Vous pouvez gérer des tâches à l'aide de divers outils, notamment :

  • Listes de tâches ou listes de vérification simples

    Des courses alimentaires à la planification d'un mariage sophistiqué, faire des listes simples pour gérer ses tâches a toujours autant de succès.

  • Présentation Kanban

    Visuellement attrayantes et faciles à utiliser, ces présentations sont simples, mais efficaces. Faire glisser une tâche de « En cours » à « Terminé » est presque aussi cathartique que de la retirer d'une liste.

  • Calendriers

    Combien de journées s’écoulent sans au moins un rappel de ce qu’on a oublié de faire la semaine dernière ou une notification d'événement sur son agenda personnel ou professionnel ? L'ajout de rappels avec échéance à votre agenda vous aide à organiser votre temps.

  • Logiciels

    Que vous utilisiez le cloud ou un logiciel sur site, prendre le temps de configurer vos tâches au sein du logiciel vous aidera à profiter de ressources pertinentes, rappels et rapports.

Techniques

Au-delà des outils que vous utilisez, il existe de nombreux points à retenir lors de la mise en œuvre de votre système de gestion des tâches.

  • L'art subtil de dire « non »

    Apprenez-le. Exercez-vous. Dites non à tout ce qui ne vous aide pas à atteindre votre objectif.

  • Attention aux tueurs

    Les « tueurs » de temps ou de productivité (appel du pied à ceux qui gardent un œil sur Facebook tout en lisant ceci) vous déconcentrent.

  • Tâches routinières

    N’oubliez pas de réserver du temps pour vos tâches routinières pendant la planification.

  • Garder l’équilibre

    Pensez à déléguer. Vous êtes peut-être perfectionniste, mais essayer de tout faire vous-même est voué à l’échec.

  • Ne remettez pas au lendemain

    Les choses qui peuvent être faites aujourd'hui doivent être faites aujourd'hui. La procrastination oblige ensuite à multiplier les tâches, et pas d'une bonne manière. Lorsque tout est fait à la dernière minute, les tâches qui nécessitaient au départ une semaine de travail sont parfois faites en une journée, ce qui compromet la qualité par manque de temps. Certaines tâches peuvent même être oubliées. Alors, planifiez correctement, et respectez votre programme.

  • Prenez des pauses.

    Personne ne peut rester productif 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Il est donc recommandé de programmer les pauses. Des interruptions sont vouées à se produire tout au long de la journée. Prendre des pauses délibérées et chronométrées dans un but productif, comme lire un article intéressant envoyé par un collègue ou appeler un ami avec lequel vous n’avez pas échangé depuis plusieurs semaines, vous aidera à revenir au travail avec une vigueur renouvelée.

  • Garder l’esprit libre

    Ne vous souciez plus des choses sur lesquelles vous n'avez aucun contrôle. Lors de la planification, prévoyez une certaine marge de manœuvre pour gérer les imprévus, mais ne les laissez pas cela affecter votre travail.

À qui s'adresse la gestion des tâches ?

Les systèmes de gestion des tâches sont utiles à tous ceux qui ont des tâches à accomplir, c'est-à-dire à tout le monde. Les personnes affectées à la gestion des tâches entrent dans les grandes catégories suivantes :

  • Chefs de projet

    Soyez à jour sur la charge de travail faible ou élevée des membres de votre équipe et déléguez le travail en conséquence.

  • Équipes

    La gestion des tâches en équipe aide à déléguer les tâches au sein d'une équipe, en coordonnant les membres de l'équipe pour travailler de manière productive vers un objectif commun.

  • Gestion des tâches personnelles

    Recevez des mises à jour et des notifications instantanées sur tous les travaux effectués par les membres de votre équipe.

Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de gestion des tâches ?

De la planification des tâches à la gestion, le logiciel de gestion des tâches vous aide à consigner et à suivre toutes les informations relatives à votre projet. La possibilité de réaliser le suivi de vos tâches, des délais, des réunions et de la gestion de l'équipe fait du logiciel de gestion des tâches un outil crucial pour les besoins de votre entreprise. Si un problème apparaît, un clic suffit pour obtenir des informations sur la source exacte du problème, ce qui vous permet de prendre immédiatement le contrôle et d'apporter efficacement des modifications pour améliorer votre workflow. Des fonctionnalités de collaboration supplémentaires telles que le chat, les forums et le tableau de bord permettent à toute votre équipe de rester connectée et de se tenir au courant des derniers développements.

Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des tâches

  • Vous aide à organiser, attribuer et hiérarchiser les tâches à l'aide de codes couleur, le tout dans un espace unique.
  • À l'aide des diagrammes de Gantt, vous pouvez suivre votre progression et marquer des jalons pour maintenir votre projet dans les délais.
  • Vous permet de définir des objectifs et des jalons, de garder un œil sur les livrables et de gérer les délais.
  • Fournit des calendriers complets et personnalisables pour faciliter les workflow ininterrompus.
  • Élimine le besoin de mémoriser toutes les tâches vous-même et vous permet de respecter les échéances grâce à des rappels opportuns.
  • Les options personnalisables vous aident à travailler avec les fonctionnalités qui vous conviennent le mieux.