Zoho Projects a été reconnu comme leader dans le classement des 20 meilleurs logiciels de gestion des tâches
Zoho Projects a remporté le titre de leader dans le classement des 20 premiers logiciels Kanban
La gestion des tâches est le processus de suivi des tâches à travers leurs différentes étapes du début à la fin de votre projet. Cela implique de prendre des décisions concrètes pour des tâches en s’adaptant aux changements qui peuvent se produire en temps réel, l’objectif final étant la réussite de ces tâches. La gestion des tâches de projet consiste également à gérer tous les aspects d'une tâche comme le budget, le temps, le périmètre, les ressources, la récurrence, etc., de manière efficace.
La gestion des projets est le processus qui consiste à gérer un projet disposant d'une date de début et de fin fixes, à travers les différentes étapes de planification, d'exécution, de surveillance et de clôture. Un projet vise à atteindre un objectif final spécifique en exécutant plusieurs éléments de travail gérables. Ces éléments de travail sont ce que l'on appelle des tâches.
La gestion des tâches désigne le fait de gérer une tâche individuelle, de sa conception à sa clôture. Une tâche n'a pas nécessairement besoin d'avoir un objectif ou même des délais spécifiques. Ensemble, un groupe de tâches contribue à l'exécution d'un projet. Par conséquent, la gestion des tâches est intrinsèquement une fonction de la gestion des projets.
La gestion des projets exige une vue d'ensemble. En général, les chefs de projet travaillent en parallèle sur plusieurs projets aux niveaux de priorité variables. La gestion efficace de ces projets nécessite une analyse adéquate des relations et des dépendances existant entre leurs différents composants. La gestion des tâches implique quant à elle un micro-focus sur la réalisation de la tâche. La gestion des projets et des tâches nécessite l'implication de l'équipe et de la direction pour s'assurer que les ressources peuvent jongler de manière optimale entre plusieurs éléments de travail.
Dans l'enquête du PMI sur la gestion de projets mondiaux réalisée en 2017, 37 % des dirigeants ont déclaré que « la principale cause d'échec [des projets dans leur entreprise] était un manque d'objectifs et de jalons clairement définis pour mesurer les progrès » et « un manque de discipline lors de la mise en œuvre de la stratégie ». En gardant cette étude à l'esprit, voici quelques étapes clés de la gestion des tâches :
Hiérarchisation : quel que soit l'outil utilisé pour gérer vos tâches, qu'il s'agisse d'une simple liste de tâches ou d'un outil complet de gestion des tâches de projets, l'aspect le plus important de la gestion des tâches est la hiérarchisation. Cela permet d'accomplir les tâches prévues de manière efficace tout en maintenant les contraintes planifiées.
Suivi des jalons : les conclusions de cette étude montrent également que l'établissement d'objectifs clairs est essentiel à la réussite d'un projet. Bien qu'un objectif final ne soit pas indispensable pour la gestion des tâches, la définition de jalons contribue à motiver les équipes.
Gestion de programme : s'assurer de l'exécution d'une tâche en temps et en heure a un impact sur l'état global du projet. Il est essentiel d'attribuer le bon délai en estimant les efforts nécessaires.
Allocation des ressources : une gestion optimale des ressources est également cruciale pour assurer une gestion efficace des tâches. En fonction du budget et du programme, attribuez les talents et la quantité de ressources appropriés pour réaliser le travail.
Collaboration : pour toutes les étapes mentionnées ci-dessus, la collaboration est essentielle. Même si travailler en équipe permet généralement d’accomplir plus de tâches, il peut être difficile de rester synchronisé au sein de l'équipe. Un logiciel de gestion des tâches en équipe peut vous aider à garder votre équipe connectée.
Une autre façon intéressante de gérer les tâches peut être de les classer par échéance ou matrice de priorité en prenant comme axes les valeurs « calendrier » et « priorité ». Avec cette structure, le travail à la fois nécessaire et urgent doit être placé au-dessus à la fois en termes de priorité et de calendrier, tandis que le travail nécessaire mais non urgent doit être placé en priorité mais en bas dans le calendrier.
La gestion des tâches améliore votre workflow de plusieurs façons.
Les inefficacités découlent souvent d’un désintérêt. Les principes de gestion des tâches améliorent considérablement la productivité en s'assurant que les ressources appropriées sont utilisées au bon moment. Cela comprend le fait de donner aux membres de l'équipe des tâches et des responsabilités qui correspondent à leurs capacités et à leurs intérêts.
Que vous travaillez en tant qu'individu ou pour une organisation, toutes vos tâches sont effectuées afin d'atteindre un objectif particulier. Cependant, nous finissons souvent par faire des choses qui nous distraient ou s’éloignent de cet objectif. S'il existe une méthode systématique pour appréhender tous vos éléments de travail, votre travail sera davantage axé sur l'objectif final.
Il n'est pas toujours possible de travailler sur une seule tâche à la fois. Cependant, travailler sur plusieurs tâches à la fois peut être source de perturbation. L'organisation de vos tâches de manière à rationaliser votre workflow contribue largement à améliorer votre efficacité et à atteindre votre objectif.
Vous pouvez gérer des tâches à l'aide de divers outils, notamment :
Des courses alimentaires à la planification d'un mariage sophistiqué, faire des listes simples pour gérer ses tâches a toujours autant de succès.
Visuellement attrayantes et faciles à utiliser, ces présentations sont simples, mais efficaces. Faire glisser une tâche de « En cours » à « Terminé » est presque aussi cathartique que de la retirer d'une liste.
Il ne se passe pas un jour sans que vous vous rappeliez d'une tâche que avez oublié de faire la semaine dernière ? L'ajout de rappels avec échéance dans votre calendrier vous aide à organiser votre temps.
Que vous utilisiez le cloud ou un logiciel sur site, prendre le temps de configurer vos tâches au sein du logiciel vous aidera à profiter de ressources pertinentes, rappels et rapports.
Au-delà des outils que vous utilisez, il existe de nombreux points à retenir lors de la mise en œuvre de votre système de gestion des tâches.
Apprenez-le. Exercez-vous. Dites non à tout ce qui ne vous aide pas à atteindre votre objectif.
Les activités chronophages et les obstacles à la productivité vous feront perdre de vue votre objectif.
N'oubliez pas de réserver du temps pour vos tâches routinières pendant la planification.
Pensez à déléguer. Vous êtes peut-être perfectionniste, mais essayer de tout faire vous-même est voué à l'échec.
Ce qui peut être fait aujourd'hui doit être fait sans attendre. La procrastination oblige ensuite à multiplier les tâches, et pas d'une bonne manière.
Personne ne peut rester productif 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Il est donc important de prévoir des pauses. Comme vous risquez d'être interrompu tout au long de la journée, prendre des pauses délibérées et chronométrées vous aidera à revenir au travail avec une vigueur renouvelée.
Ne vous souciez plus de ce qui est hors de votre contrôle. Lors de la planification, prévoyez une marge de manœuvre pour gérer les imprévus, mais ne les laissez pas affecter votre travail.
Les systèmes de gestion des tâches sont utiles à tous ceux qui ont des tâches à accomplir, c'est-à-dire à tout le monde. Les personnes affectées à la gestion des projets et des tâches entrent dans les grandes catégories suivantes :
Tenez-vous au courant de la charge de travail (faible ou élevée) des membres de votre équipe et déléguez les tâches en conséquence.
La gestion des tâches en équipe aide à déléguer les tâches au sein d'une équipe, en coordonnant les membres de l'équipe pour travailler de manière productive vers un objectif commun.
Recevez des mises à jour et des notifications instantanées sur tous les travaux effectués par les membres de votre équipe.
De la planification des tâches à la gestion, le logiciel de gestion des tâches vous aide à consigner et à suivre toutes les informations relatives à votre projet. La possibilité de réaliser le suivi de vos tâches, des délais, des réunions et de la gestion de l'équipe fait du logiciel de gestion des tâches un outil crucial pour les besoins de votre entreprise. Si un problème apparaît, un clic suffit pour obtenir des informations sur la source exacte du problème, ce qui vous permet de prendre immédiatement le contrôle et d'apporter efficacement des modifications pour améliorer votre workflow. Des fonctionnalités de collaboration supplémentaires telles que le chat, les forums et le tableau de bord permettent à toute votre équipe de rester connectée et de se tenir au courant des derniers développements.
Vous avez le choix entre plusieurs outils de gestion des projets et des tâches selon votre objectif, votre gamme de prix, votre environnement de travail actuel et votre plateforme préférée. Des listes de contrôle hors ligne simples à un logiciel complet de gestion des tâches de projet, leurs capacités sont variées. Certains logiciels sont adaptés à des secteurs spécifiques tels que la construction, l'informatique ou l'éducation ou des fonctions spécifiques telles que la gestion des tâches CRM.
Zoho Projects est un outil de gestion des tâches en ligne qui est non seulement abordable et facile à utiliser, mais propose également des fonctionnalités qui garantissent l'évolutivité et la sécurité des données. Des fonctionnalités de collaboration solides, des présentations Kanban, des diagrammes de Gantt, des rapports détaillés et des outils de suivi des tâches spécifiques font de cette solution l'un des meilleurs logiciels de gestion des tâches disponibles sur le marché. La version de base, dotée de nombreuses fonctionnalités, vous permet de gérer vos tâches gratuitement.
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Hansa Sharma, Spécialiste des services partagés, Cbensol