Intégrations contextuelles dans Zoho Mail

Intégrations contextuelles dans Zoho Mail

Zoho Mail propose des intégrations à d'autres applications de la suite Mail, telles que Notes, Tasks, Calendar et Docs, ainsi qu'à des applications Zoho comme Zoho CRM, Projects et ainsi de suite. Vous pouvez accéder directement à Calender, Tasks, Notes et Bookmarks depuis votre boîte de réception Zoho Mail. L'intégration d'applications de Zoho Mail est fluide et permet aux utilisateurs d'être plus productifs.

Épingler une note à un e-mail

Zoho Mail vous permet d'ajouter une note correspondant à un e-mail. Vous pouvez ajouter l'intégralité de l'e-mail comme note, avec toute autre information que vous souhaitez ajouter. 

Ajouter une note depuis la liste

Dans la liste des e-mails, cliquez avec le bouton droit sur l'e-mail pour lequel vous voulez ajouter une note. Dans le menu, sélectionnez « Add to Notes » dans la liste pour ajouter l'e-mail comme note. L'objet de l'e-mail est ajouté comme titre de la note et le contenu de l'e-mail est ajouté comme contenu de la note. Vous pouvez également afficher la note juste en dessous de l'e-mail. 

Pour ajouter une note basée sur le volet d'aperçu, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton More Actions dans le volet d'aperçu des e-mails, sélectionner Add to, puis Notes

Les notes ajoutées à partir des e-mails sont répertoriées sous l'e-mail d'origine dans le volet d'aperçu. Vous pouvez éditer ces notes ou ajouter d'autres notes relatives à cet e-mail dans cette vue.

Créer une note à partir de texte sélectionné

Vous pouvez créer une note avec un contenu spécifique à partir de l'e-mail que vous êtes en train de lire. 

  1. Dans l'e-mail que vous lisez, surlignez une partie du contenu.
  2. Une fois le texte sélectionné, le menu de création intelligente s'affiche.
  3. Cliquez sur l'icône Create Note pour créer une note avec le texte surligné. 
  4. Une nouvelle note est créée avec le texte sélectionné. 

Ajouter une note à partir de la zone de commentaires

Vous pouvez créer une note associée à un e-mail à partir de la zone de commentaires. Cliquez sur l'icône Add a related note à l'extrémité droite de la zone de commentaires. Une note s'ouvre à la place de la zone de commentaires. Saisissez le contenu et cliquez sur Add Note. Une note est créée et associée à l'e-mail.

Associer des e-mails à des tâches

Vous pouvez ajouter des tâches à partir des e-mails de plusieurs façons. Lorsque vous recevez un e-mail au sujet d'une tâche en attente, vous pouvez ajouter directement l'intégralité de l'e-mail comme tâche ou même créer une tâche basée sur une partie précise du contenu de l'e-mail. 

Créer une tâche à partir d'un e-mail

Le plus souvent, nous recevons nos tâches par e-mail. Il peut s'agir d'un e-mail de notre patron ou d'un e-mail d'un client concernant un nouvel élément de travail ou un travail en attente à effectuer. Dans ces cas, vous pouvez associer directement une tâche à l'e-mail. Dans la liste, cliquez avec le bouton droit sur l'e-mail et sélectionnez « Add as Task ». 

Une nouvelle tâche est créée avec pour titre l'objet et pour description le contenu de l'e-mail. 

  1. Cliquez sur le bouton More Actions dans le coin supérieur droit du volet d'affichage des e-mails.
  2. Sélectionnez Add To et choisissez des tâches.
  3. Une tâche avec pour titre l'objet et pour description le contenu de l'e-mail est ajoutée.

Les tâches que vous créez à partir d'e-mails sont visibles dans le volet d'aperçu des e-mails, sous les messages d'origine. Vous pouvez les modifier ou ajouter de nouvelles tâches à partir de cette vue.

Créer une tâche à partir de texte sélectionné

Vous pouvez également créer une tâche à partir d'un contenu spécifique dans l'e-mail. 

  1. Dans l'e-mail que vous lisez, surlignez une partie spécifique du contenu. 
  2. Une fois le texte sélectionné, le menu de création intelligente s'affiche. 
  3. Cliquez sur l'icône Create Task
  4. La boîte de dialogue Add Task s'affiche
  5. Le texte sélectionné est ajouté comme description de la tâche

Lorsque vous ajoutez une tâche ou une note à partir d'un e-mail, celui-ci est marqué dans la liste. Un triangle en surbrillance apparaît dans l'angle supérieur gauche de l'e-mail. Vous pouvez également cliquer sur la marque pour afficher les notes/tâches liées à un e-mail. 

Créer une tâche à partir de la zone de commentaires

Vous pouvez créer une tâche associée à un e-mail à partir de la zone de commentaires. Cliquez sur l'icône Add a related task à l'extrémité droite de la zone de commentaires. Une tâche s'ouvre à la place de la zone de commentaires. Saisissez le contenu et cliquez sur Add Task. Une tâche est créée et associée à l'e-mail.

Créer des événements à partir des e-mails

  1. Sélectionnez une partie de votre message. 
  2. Quatre icônes contextuelles s'affichent.
  3. Cliquez sur l'icône Create Event.
  4. La boîte de dialogue Create Event s'ouvre.
  5. Le texte sélectionné est ajouté comme nom de l'événement.

Partager dans Streams

Vous pouvez sélectionner une partie d'un e-mail et partager le contenu sous forme de message dans Streams avec l'un de vos groupes. 

  1. Dans l'e-mail que vous êtes en train de lire, sélectionnez le contenu spécifique que vous souhaitez publier dans Streams.  
  2. Une fois le texte sélectionné, le menu de création intelligente s'affiche. 
  3. Cliquez sur l'icône Create Post.
  4. La boîte de dialogue Add Post s'ouvre.
  5. Vous pouvez choisir le groupe pour lequel vous souhaitez publier dans le Streams. 

L'option « My Streams » est sélectionnée par défaut dans la liste des Streams.

Créer et gérer des contacts

Vous pouvez effectuer des actions relatives aux contacts sur les adresses d'expéditeur, de destinataire et de copie en cliquant sur l'adresse e-mail de contact dans la zone d'en-tête, depuis le volet d'aperçu. 

Ajouter aux contacts

Lorsqu'une adresse e-mail n'est pas disponible dans vos contacts, vous pouvez l'ajouter comme contact directement depuis la carte contextuelle Contact Management. 

  1. Cliquez sur l'adresse du destinataire ou l'adresse d'expéditeur de votre choix.
  2. La carte Contact Management s'affiche.
  3. Sélectionnez Add to Contacts dans la liste des options. 
    ​​
  4. L'adresse e-mail est ajoutée à votre carnet d'adresses avec le nom disponible dans l'e-mail. 

Discuter directement avec un contact

Si l'adresse e-mail est déjà disponible dans les contacts du tchat, vous pouvez sélectionner Chat with Contact pour démarrer une conversation avec ce contact particulier.

  1. Cliquez sur l'adresse du destinataire ou l'adresse d'expéditeur de votre choix. 
  2. La carte Contact Management s'affiche. 
  3. Sélectionnez Chat with Contacts dans la liste des options.
  4. La fenêtre de conversation avec ce contact s'ouvre dans l'onglet Zoho Mail.

Disponibilité en ligne du contact :

Outre le tchat, vous pouvez également voir si votre contact est en ligne et disponible dans Messenger. 

Intégration des contacts dans Streams

Lorsque vous consultez une publication dans Streams, les contacts marqués sont mis en évidence. Lorsque vous passez la souris sur ces contacts marqués, une liste s'affiche, proposant deux actions de base.

  • View all posts in the Group : vous permet de consulter les publications que ce contact a ajoutées dans le groupe Streams donné. Cette option n'est pas activée si le contact marqué est un invité et ne fait pas partie du groupe.
  • Chat avec Contact : vous permet de discuter avec le contact.

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