Migration de G Suite vers Zoho Mail

Migration de comptes G Suite (Google Apps) / Gmail :

Zoho Mail propose des options flexibles pour migrer depuis les comptes G Suite. Les données relatives à la messagerie, aux contacts et au calendrier peuvent être migrées depuis les comptes G Suite vers Zoho Mail.

Comportement de G Suite (Gmail) durant la migration

Dans les comptes G Suite (Google Apps / Gmail), les e-mails sont organisés à l'aide de libellés. Ces libellés sont traités comme des dossiers et les e-mails sont transférés dans les dossiers respectifs. Étant donné que plusieurs libellés peuvent être appliqués à un e-mail, celui-ci peut apparaître dans plusieurs dossiers. 

Au cours de la migration vers Zoho Mail, certains e-mails sont ainsi copiés sous différents dossiers en fonction des libellés qui leurs sont appliqués dans Gmail. La duplication des messages entraîne une augmentation excessive de la taille de la messagerie. 

Par exemple, un e-mail possédant 3 libellés dans Gmail sera migré 4 fois si vous ne définissez pas les paramètres pertinents. Si un e-mail de 10 Mo dispose de 3 libellés, Boîte de réception, Travail et Important, cet e-mail est transféré dans les dossiers Boîte de réception, Travail et Important dans Zoho Mail et occupe ainsi 30 Mo d'espace.  

Pour éviter cela, essayez de réduire autant que possible les libellés qui se chevauchent dans votre compte Gmail.

Les e-mails sous le libellé « Important » dans Gmail sont généralement présents sous vos autres libellés. Si vous voulez économiser de l'espace de stockage dans votre compte Zoho Mail, vous pouvez choisir d'ajouter "IMPORTANT" à la liste des dossiers à exclure lorsque vous ajoutez les informations sur le serveur.

Étapes pour ajouter des informations sur les serveurs pour la migration depuis G Suite :

1. Connectez-vous à https://mailadmin.zoho.com.
2. Sous Mail Administration, sélectionnez Migration.
3. Sélectionnez Add Migration et saisissez les détails du serveur pour la migration.
4. Indiquez un nom de migration à titre de référence.
5. Sélectionnez Apps comme protocole de migration.
6. Sélectionnez G Suite pour remplir automatiquement les détails du serveur.  
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7. Vous pouvez également choisir de migrer les détails sur vos contacts et votre calendrier avec vos e-mails.
8. Si vous sélectionnez Contacts, tous les contacts de votre ancien compte seront migrés vers Zoho Mail sous les catégories concernées. 
9. Si vous sélectionnez l'option Calendar sous Data, vous créerez les calendriers respectifs dans Zoho Mail et migrerez les données vers chaque calendrier. Vérifiez que les conditions préalables sont vérifiées pour la migration du calendrier depuis G Suite.
10. Lorsque vous avez saisi tous les détails sur le serveur, cliquez sur le bouton Install Zoho Mail app.
11. Dans la fenêtre contextuelle, suivez le lien pour vous connecter à votre compte de super administrateur G Suite.
12. Assurez-vous que L'accès API est activé pour votre domaine dans G Suite.
13. Maintenant, dans le panneau de configuration Zoho Mail, suivez le lien pour installer l'application Zoho Mail depuis le marketplace G Suite.
14. Une fois l'application installée, dans le panneau de configuration de Zoho Mail, saisissez l'adresse e-mail du super administrateur G Suite et cliquez sur Verify app. La vérification a lieu une seule fois et doit être exécutée uniquement lorsque vous ajoutez les détails du serveur pour la première fois. Vous pouvez supprimer l'accès à l'application de votre compte à tout moment à partir de la liste de migration.
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15. Une fois la vérification réussie, cliquez sur le bouton Add Migration.
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16. Vous devez ajouter les informations du compte pour la migration à l'étape suivante. 

Étapes pour ajouter des informations sur les utilisateurs pour la migration depuis G Suite :

Zoho Mail offre trois options pour ajouter des comptes utilisateurs pour la migration, notamment l'ajout manuel d'utilisateurs, la migration de plusieurs comptes utilisateurs avec l'option CSV et des dispositions pour récupérer des utilisateurs directement à partir du serveur source.

Ajout manuel d'utilisateurs :

1. Sélectionnez le nom de la migration à laquelle vous souhaitez ajouter les informations sur la source et la destination. 
2. Sélectionnez Add Accounts pour ajouter les détails du compte manuellement.
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3. Fournissez le nom d'utilisateur source et la destination vers laquelle les e-mails doivent être migrés. 
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4. Saisissez la priorité que vous souhaitez définir pour la migration de ce compte.
5. Cochez ou décochez les cases sous Choose option selon vos préférences.
   • Mark Important as Flag : les e-mails marqués comme importants dans Gmail sont ajoutés sous le marqueur ZMImportant dans Zoho Mail.
   • Mark Starred as Flag : les e-mails marqués d'une étoile dans Gmail sont ajoutés sous le marqueur ZMStarred dans Zoho Mail.
   • Exclude Inbox Mails in case it has more than one label : si un e-mail a plusieurs libellés dans la boîte de réception de votre compte Gmail, il n'est pas migré dans Zoho Mail.
6. Sous Folder Option, vous pouvez choisir All Folders ou Specific Folders. 
7. Si vous sélectionnez All Folders , vous pouvez décider d'ignorer certains dossiers lors de la migration à l'aide de l'option Exclude Folder List.
8. L'option permettant d'ignorer des dossiers sera utile si l'administrateur exécute une nouvelle fois la migration du même ensemble d'utilisateurs pour certains nouveaux e-mails ou e-mails manqués. Saisissez les noms des dossiers entre guillemets doubles ("Dossier1") afin que seuls les dossiers indiqués soient exclus. Si vous souhaitez migrer tous les sous-dossiers d'un dossier parent, saisissez le nom du dossier suivi de /* entre guillemets doubles ("Dossier1/*"). Pour plus d'informations sur cette convention, cliquez ici.
9. Si vous sélectionnez l'option Specific Folders, vous pouvez indiquer les dossiers qui doivent être inclus dans la zone Include Folder List. 
10. Dans la zone Include Folder List, saisissez les noms des dossiers entre guillemets doubles ("Dossier1"), auquel cas seuls les dossiers indiqués sont inclus. Si vous souhaitez que tous les sous-dossiers d'un dossier parent soient migrés, saisissez le nom du dossier suivi par /* entre guillemets ("Dossier1/*"). Pour plus d'informations sur cette convention, cliquez ici.
11. Les identifiants seront authentifiés par le serveur source fourni, après avoir cliqué sur Add.
12. Répétez les étapes jusqu'à ce que vous ayez ajouté le dernier utilisateur pour la migration. 
13. Cliquez sur Add et Close pour fermer la fenêtre contextuelle et revenir à la page Migration. 

Étapes pour importer des utilisateurs depuis le fichier CSV :

Au lieu d'ajouter manuellement les utilisateurs pour la migration, vous pouvez également ajouter les détails des utilisateurs dans une feuille de calcul Excel, l'enregistrer sous forme de fichier CSV et la charger. Les comptes utilisateurs indiqués dans le fichier CSV sont chargés pour la migration.

1. Cliquez sur le lien Upload Accounts sur la page Migration Accounts.
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2. Le format de saisie des détails de l'utilisateur dans le fichier CSV varie selon le type de migration choisi.
3. Vous trouverez un exemple de fichier CSV dans le volet droit de la section « Upload Accounts ».
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4. Téléchargez le fichier d'exemple, consultez les informations détaillées et saisissez vos informations d'utilisateurs en conséquence.
5. Enregistrez vos données dans un fichier CSV.
6. Choisissez le fichier correspondant et cliquez sur Ok pour charger les comptes.
7. Les comptes de l'utilisateur ajoutés seront répertoriés dans la section Accounts.
8. Vérifiez si tous les comptes à migrer apparaissent dans la section « Accounts ». 

Récupérer des comptes d'utilisateur depuis le serveur source :

Vous pouvez remplir les détails du compte dans Zoho Mail directement depuis le serveur source.

1. Cliquez sur l'option Fetch Users sur la page Migration Accounts.
   
2. Sélectionnez le nom de votre domaine dans la liste déroulante et cliquez sur Fetch Users. 
   
3. Sélectionnez les utilisateurs dont les comptes doivent être migrés, puis cliquez sur >>.
4. Vous pouvez afficher les comptes qui ont été sélectionnés pour la migration. 
5. Si vous souhaitez désélectionner un compte, cochez la case concernée, puis cliquez sur <<.
6. Après avoir sélectionné les comptes requis, cliquez sur Next. 
   
7. Cochez ou décochez les cases sous Choose option selon vos préférences.
   • Mark Important as Flag : les e-mails marqués comme importants dans Gmail sont ajoutés sous le marqueur ZMImportant dans Zoho Mail.
   • Mark Starred as Flag : les e-mails marqués d'une étoile dans Gmail sont ajoutés sous le marqueur ZMStarred dans Zoho Mail.
   • Exclude Inbox Mails in case it has more than one label : si un e-mail a plusieurs libellés dans la boîte de réception de votre compte Gmail, il n'est pas migré dans Zoho Mail.
8. Sélectionnez les options Folder et l'option Date Range pour les utilisateurs sélectionnés et cliquez sur Add. Pour en savoir plus sur la convention permettant d'indiquer les dossiers, cliquez ici.
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9. Si l'un des comptes d'utilisateur que vous avez sélectionné n'a pas encore été créé dans Zoho Mail, une erreur s'affiche et un fichier csv contenant les détails de l'erreur sera téléchargé.
10. Vous pouvez créer ces comptes, puis essayer d'extraire à nouveau les utilisateurs.
11. Après avoir extrait l'ensemble d'utilisateurs requis, cliquez sur Next.

​Démarrer le processus de migration

Dans le panneau de configuration, accédez à Migration sous Mail Administration. Assurez-vous que les mots de passe de la source ne sont pas modifiés après l'ajout des utilisateurs pour la migration. Le mot de passe doit être le même jusqu'à ce que le processus de migration soit entièrement terminé. Vous pouvez ajouter plusieurs migrations à partir de différents serveurs ou à partir du même serveur pour différents ensembles d'utilisateurs afin d'effectuer une migration progressive et planifiée. 

1. La liste des migrations que vous avez ajoutées apparaît sur la page Migrations.
2. Cliquez sur le lien « Start » au niveau de la migration que vous venez d'ajouter pour lancer la migration. 
   
3. La migration sera programmée et le statut sera « In Progress » pour la migration actuellement en cours d'exécution. 
4. Vous pouvez visualiser le statut de migration général dans la liste, ainsi que le statut de migration détaillé dans la section Accounts. 
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5. Pour la migration des e-mails, des rapports détaillées ainsi que des informations sur les dossiers sont disponibles.
6. Cliquez sur le décompte sous le champ Total pour afficher les informations détaillées relatives à la migration à l'échelle du dossier.
    
7. Sous chaque compte, les erreurs, le cas échéant, et les informations relatives sont également répertoriées. Cliquez sur Failed pour afficher le nombre d'e-mails non migrés et la raison.
8. De même, vous pouvez afficher les statistiques de la migration des contacts en cliquant sur le décompte respectif sous la catégorie Total.
9. Les détails de la migration du calendrier peuvent également être consultés sur la même page. Cliquez sur le décompte respectif sous Total dans la catégorie Calendar pour afficher les détails.
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En cas d'échecs lors de la migration des contacts et des calendriers, cliquez sur le bouton View failure contacts ou View failure calendars dans la partie supérieure droite de la fenêtre. Pour plus d'informations sur les causes de l'échec de la migration, suivez les instructions disponibles sur cette page d'aide.