Streams - Gestion de groupes

Gérer des groupes

Groupes

Zoho Mail Groups aide les équipes et les groupes de personnes à se coordonner et à mieux communiquer tout en réduisant le désordre dans la messagerie généré par les e-mails internes. Les utilisateurs peuvent faire partie à la fois des Organization Groups activés pour la messagerie créés par les administrateurs et des Personal Groups activés pour la messagerie créés par les autres utilisateurs. Les groupes activés pour la messagerie sont des groupes d'organisation qui ont une adresse électronique commune. Tandis que les groupes d'organisation ne peuvent être créés que par les administrateurs et les super administrateurs, les groupes personnels peuvent être créés par tous les utilisateurs. 

Les groupes peuvent être soit des groupes activés pour Streams, soit des groupes désactivés pour Streams. Les groupes pour lesquels le flux est désactivé sont répertoriés séparément dans la liste Disabled Groups. Vous pouvez publier des messages, des notes, des tâches, des événements et partager des e-mails dans des groupes activés pour Streams afin de collaborer avec votre équipe. Les groupes Streams peuvent être désactivés par les administrateurs. Les utilisateurs ne seront pas en mesure d'envoyer de nouvelles publications à ces groupes, mais ils seront toujours en mesure d'afficher, de marquer et d'enregistrer dans les favoris des publications existantes.

Liste de groupes

Tous les groupes dont vous faites partie sont répertoriés dans le volet du menu de gauche de la section Streams. Les groupes pour lesquels Streams est activé sont répertoriés en premier. Si Streams n'est pas activé pour certains groupes, cliquez sur l'option Disable groups dans la liste des groupes. 

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur n'importe quel groupe dans le menu de gauche pour afficher les options du groupe.
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  • Vous pouvez démarrer une discussion avec l'ensemble du groupe en sélectionnant l'option Chat with the group.
  • Une liste de tous les membres du groupe s'affiche si vous sélectionnez View Members.
  • S'il s'agit d'un groupe d'organisation activé pour la messagerie, vous disposez également de l'option Email this Group lorsque vous faites un clic droit.
  • Cliquez sur l'option Hide Group si vous souhaitez supprimer le groupe du menu de gauche.
  • Sélectionnez l'option Group Info pour voir les détails du groupe.
  • Cliquez sur l'option Manage Group pour modifier les détails du groupe. L'option Manage Group s'affiche uniquement pour les groupes dont vous êtes le modérateur/propriétaire.

Gérer des groupes

La section Manage Group de Zoho Mail vous permet de gérer l'ensemble de vos groupes depuis un même endroit. Tous les groupes dont vous faites partie s'affichent ici. Vous serez également en mesure d'ajouter de nouveaux groupes, de modifier/afficher les membres du groupe et de le modifier dans les limites de votre rôle dans le groupe.

Cliquez sur l'icône Manage Groups en haut de la liste Streams Group pour accéder à la page de gestion du groupe.

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Création de groupes

Vous pouvez créer de nouveaux groupes à partir de la page Manage Groups en suivant les instructions ci-dessous.

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho Mail.
  2. Accédez à la page de gestion du groupe en utilisant l'icône Manage Groups.
  3. Cliquez sur l'icône Add new group pour créer un nouveau groupe. 
  4. Indiquez un nom de groupe, les membres du groupe et la description du groupe, puis cliquez sur Create Group.

Un groupe personnel sera créé avec les caractéristiques saisies.

Si vous êtes l'administrateur de votre organisation, vous pouvez créer des Email enabled Organization Groups à partir de la section Add new group.

  1. Suivez les étapes indiquées ci-dessus et accédez à la section Add new group.
  2. Saisissez un nom de groupe, les membres du groupe et la description du groupe.
  3. Activez l'option « Create as email group » afin de créer un groupe activé pour la messagerie.
  4. Saisissez l'adresse e-mail de groupe de votre choix et cliquez sur Create Group.

Un groupe d'organisation sera créé avec une adresse e-mail commune. 

Vous pouvez effectuer d'autres activités comme Ajouter des modérateurs, Modifier les niveaux d'accès, Activer la modération des e-mails pour le groupe créé en cliquant sur More Settings dans la section Edit Group. Vous pouvez créer également des groupes activés pour la messagerie directement à partir du panneau de configuration des comptes administrateur. Cliquez ici pour des instructions détaillées.

Vue Groupes

Un résumé de chacun de vos groupes s'affiche sous la forme d'une carte séparée. La carte de groupe affiche les détails suivants sur le groupe particulier :

  • Nom et icône du groupe.
  • Votre rôle dans le groupe.
  • Les membres du groupe.
  • Le statut Streams du groupe.

Vous pouvez accéder à n'importe quel groupe activé Streams directement en cliquant sur le groupe approprié dans la page Manage Groups.

Ajouter/Afficher les membres

Vous pouvez afficher la liste des membres d'un groupe en cliquant sur l'icône View Members dans la vue Group card. Si vous êtes le modérateur ou le propriétaire d'un groupe, vous serez également en mesure d'ajouter des membres au groupe en utilisant le même groupe. Vous pouvez également modifier les rôles des membres ou les supprimer.

Modifier un groupe

Vous pouvez modifier les groupes dans lesquels vous êtes le modérateur ou le propriétaire en cliquant sur l'icône Edit Group  dans l'angle supérieur droit de Group card. Vous pouvez également sélectionner l'option Manage Groups en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le groupe en question ou à partir de la liste déroulante More Options dans l'en-tête du groupe. Vous pouvez modifier les paramètres Group Name, Group Description et Group icon. Le flux Streams peut être activé/désactivé pour le groupe en cochant/décochant la case Enable Stream respectivement. Vous pouvez également supprimer le groupe en cliquant sur le bouton Delete group.

Pour les groupes d'organisation, le message Allow emails to be posted to group s'affichera également dans la section Edit Group. L'option More Settings sera disponible en regard de la case à cocher. Elle permet d'accéder au panneau de configuration où vous pouvez modifier d'autres détails du groupe, tels que le rôle de l'utilisateur, le logo du groupe, etc. 

Remarque :

Le flux Streams d'un groupe peut également être désactivé/activé directement à l'aide de la case à cocher qui se trouve dans la vue Carte.

Paramètres du calendrier

Les paramètres du calendrier des groupes Streams peuvent être modifiés par le propriétaire ou le modérateur des groupes Streams. Cliquez sur l'icône Manage Groups dans le volet de gauche. Localisez le groupe dont vous souhaitez modifier les paramètres. Cliquez sur More Actions, puis choisissez l'option Edit. Accédez à la barre de menu Calendar Settings

Chevauchement d'événement :

Vous pouvez décider d'autoriser ou d'interdire la création de plusieurs événements de calendrier à une même date et heure. 

Autorisation d'inviter des utilisateurs externes à des événements de groupe :

Quand un événement de groupe est créé, vous pouvez restreindre les membres qui sont autorisés à être invités à l'événement. Vous pouvez définir les autorisations de manière à envoyer les invitations uniquement aux utilisateurs du groupe, aux utilisateurs de l’organisation et du groupe ou à toutes les personnes de l'organisation.

Approbation de l'administrateur pour la création d’événement :

Les membres peuvent créer des événements dans les calendriers de groupe par défaut. Vous pouvez choisir si ces événements doivent être approuvés par l'administrateur du groupe avant de pouvoir être ajoutés au calendrier du groupe.

Partage des calendriers personnels avec le groupe :

Les calendriers personnels qui ont été créés par les membres du groupe peuvent être partagés avec le groupe si nécessaire. L'autorisation peut être activée, désactivée ou définie de telle sorte que le calendrier est partagé après approbation par l'administrateur.

Activer/Désactiver les notifications de calendrier de groupe :

Vous pouvez activer ou désactiver les notifications des activités telles que l'ajout d'événements, la mise à jour d'événement ou la suppression d'événement dans le calendrier de groupe. 

Options du filtre

Vous pouvez modifier l'affichage de la section Manage Groups afin d'afficher les groupes d'une seule catégorie. Les groupes peuvent être classés en fonction de votre rôle au sein du groupe ou si le flux Streams est activé pour ce groupe.

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