Panneau de configuration de Zoho Mail - Aide

Avertissement concernant les e-mails

Les avertissements concernant les e-mails sont des notes de bas de page ajoutées à la fin de tous les e-mails envoyés par l'organisation.

Avertissement concernant les e-mails

Un avertissement concernant les e-mails est un paragraphe ou un bout de texte joint au bas de l'e-mail, sous la forme d'un avis juridique associé à un avis de confidentialité. Il est également appelé pied de page de l'e-mail, signature de l'organisation, ou expression standard d'e-mail, et il est commun à l'ensemble de l'organisation.

L'avantage de configurer un avertissement dans Zoho Mail sur chaque signature d'utilisateur est que l'avertissement est ajouté aux e-mails, même lorsqu'il est envoyé à partir d'autres clients de messagerie POP ou IMAP en utilisant les serveurs Zoho SMTP. Zoho Mail prend en charge le format Texte riche pour les avertissements. Il est possible que les utilisateurs oublient d'ajouter le texte, fassent quelques erreurs de frappe ou que le format soit incohérent.

Étapes pour ajouter un avertissement dans Zoho Mail

  1. Connectez-vous à http://www.zoho.com/mail en tant qu'administrateur.
  2. Cliquez sur Control Panel >> Organization Settings.
  3. Sélectionnez l'onglet Disclaimer.
  4. Sélectionnez « Add » dans le domaine pour lequel vous souhaitez ajouter l'avertissement.
  5. Vous pouvez saisir et formater le texte d'avertissement à l'aide des options de formatage Texte riche.
  6. Vous pouvez configurer des avertissements personnalisés pour plusieurs domaines de votre organisation.

Assurez-vous d'indiquer aux utilisateurs que le texte de l'avertissement sera ajouté au niveau du serveur. Par conséquent, si le texte d'avertissement d'un utilisateur est ajouté dans sa signature, il doit supprimer l'option après que vous avez appliqué les avertissements.

Exemple de texte d'avertissement

Un exemple d'avertissement est fourni ci-dessous pour référence.

Ce message contient des informations confidentielles et est destiné uniquement à la personne nommée. Si vous n'êtes pas le destinataire désigné, vous ne devez pas diffuser, distribuer ou copier cet e-mail. Vous ne pouvez pas utiliser ou transmettre les pièces jointes de l'e-mail. Veuillez prévenir immédiatement l'expéditeur par e-mail si vous avez reçu ce courriel par erreur et supprimez cet e-mail de votre système. Entreprise X, Suite# 1, Rue, Ville, Pays, www.entreprise.com

Remarque :

Lorsque vous ajoutez un avertissement pour le domaine, cela peut entraîner l'affichage de plusieurs avertissements à la fin des e-mails pour les longues chaînes d'e-mail au sein de l'organisation. Cela ne peut être évité, car l'avertissement une fois ajouté constituera un élément de l'e-mail et ne pourra pas être supprimé automatiquement lors de réponses ou de transferts. Lorsque le même e-mail obtient une réponse ou est transmis à nouveau, un nouvel avertissement est ajouté à la fin. Par conséquent, les avertissements prennent proportionnellement plus d'espace et de taille dans l'e-mail. Assurez-vous donc que votre avertissement est court et simple, et est relativement plus petit en taille. La taille de l'e-mail sera calculée avec le texte de l'avertissement que vous ajoutez.

  • Les avertissements sont ajoutés au niveau du domaine pour l'ensemble de l'organisation.
  • Les signatures sont configurées au niveau de l'utilisateur et affichent généralement les détails comme le nom de l'utilisateur, la désignation et les informations sur l'emplacement de travail. Elles s'appliquent uniquement à l'interface Web.

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