Avertissement concernant les e-mails
Les avertissements concernant les e-mails/domaines sont des notes de bas de page ajoutées à la fin de tous les e-mails envoyés par l'organisation.
Avertissement concernant les e-mails
Un avertissement concernant les e-mails/domaines est un paragraphe ou un bout de texte joint au bas de l'e-mail, sous la forme d'un avis juridique associé à un avis de confidentialité. Il est également appelé pied de page de l'e-mail, signature de l'organisation, ou expression standard d'e-mail, et il est commun à l'ensemble de l'organisation.
L'avantage de configurer un avertissement dans Zoho Mail sur chaque signature d'e-mail d'utilisateur est que l'avertissement de confidentialité est ajouté aux e-mails, même lorsqu'il est envoyé à partir d'autres clients de messagerie POP ou IMAP en utilisant les serveurs Zoho SMTP. Zoho Mail prend en charge le format Texte riche pour les avertissements. Il est possible que les utilisateurs oublient d'ajouter le texte, fassent quelques erreurs de frappe ou que le format soit incohérent.
Les avertissements concernant les e-mails sont spécifiques au domaine. Si plusieurs domaines sont configurés, vous pouvez ajouter un avertissement pour chacun des domaines de votre organisation.
Considérez que vous avez deux domaines, zylker.com et zylkertravels.com, avec des avertissements concernant les e-mails configurés pour les deux domaines. Si un utilisateur dispose de comptes de messagerie dans les deux domaines, l'avertissement concernant le domaine choisi par l'utilisateur au moment de l'envoi de l'e-mail est ajouté à l'e-mail. Si l'e-mail est envoyé depuis rebecca@zylker.com, l'avertissement relatif au domaine zylker.com sera ajouté à l'e-mail.
Étapes pour ajouter un avertissement concernant les e-mails :
- Connectez-vous au panneau de configuration de Zoho Mail.
- Accédez au menu Domains et sélectionnez le domaine pour lequel vous souhaitez configurer un avertissement de domaine.
- Accédez à l'onglet Settings et recherchez la section Domain Disclaimer.
- Cliquez sur Add Disclaimer.
- Dans le champ de texte qui s'ouvre, saisissez l'avertissement et formatez le contenu en fonction de vos besoins.
- Vous pouvez configurer des avertissements personnalisés pour plusieurs domaines de votre organisation.
Assurez-vous d'indiquer aux utilisateurs que le texte de l'avertissement sera ajouté au niveau du serveur. Par conséquent, si le texte d'avertissement d'un utilisateur est ajouté dans sa signature, il doit supprimer l'option après que vous avez appliqué les avertissements.
Conseils :
Lorsque vous ajoutez un avertissement pour le domaine, cela peut entraîner l'affichage de plusieurs avertissements à la fin des e-mails pour les longues chaînes d'e-mail au sein de l'organisation. Cela ne peut être évité, car l'avertissement une fois ajouté constituera un élément de l'e-mail et ne pourra pas être supprimé automatiquement lors de réponses ou de transferts. Lorsque le même e-mail obtient une réponse ou est transmis à nouveau, un nouvel avertissement est ajouté à la fin. Par conséquent, les avertissements prennent proportionnellement plus d'espace et de taille dans l'e-mail. Assurez-vous donc que votre avertissement est court et simple, et est relativement plus petit en taille. La taille de l'e-mail sera calculée avec le texte de l'avertissement que vous ajoutez.
Exemple de texte d'avertissement
Un exemple d'avertissement est fourni ci-dessous pour référence.
Ce message contient des informations confidentielles et est destiné uniquement à la personne nommée. Si vous n'êtes pas le destinataire désigné, vous ne devez pas diffuser, distribuer ou copier cet e-mail. Vous ne pouvez pas utiliser ou transmettre les pièces jointes de l'e-mail. Veuillez prévenir immédiatement l'expéditeur par e-mail si vous avez reçu ce courriel par erreur et supprimez cet e-mail de votre système. Entreprise X, Suite# 1, Rue, Ville, Pays, www.entreprise.com
Remarque :
- Les avertissements sont ajoutés au niveau du domaine pour l'ensemble de l'organisation.
- Les signatures sont configurées au niveau de l'utilisateur et affichent généralement les détails comme le nom de l'utilisateur, la désignation et les informations sur l'emplacement de travail. Elles s'appliquent uniquement à l'interface Web.