Gestion des utilisateurs de l'extension Zoho Mail
Comment puis-je...
L'extension Zoho Mail vous permet de gérer toute votre correspondance client au sein de votre compte Zoho CRM. Elle vous aide à assurer le suivi de toutes les communications par e-mail entre les clients et les utilisateurs CRM. De plus, en tant qu'administrateur, vous disposez des fonctionnalités suivantes pour gérer les utilisateurs de l'extension Zoho Mail.
- Effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur désactivé
- Verrouiller la configuration des extensions de messagerie
- Déverrouiller la configuration des extensions de messagerie
Ces fonctionnalités sont utiles lorsqu'un utilisateur, employant l'extension Zoho Mail, est désactivé dans Zoho CRM. Lorsqu'un utilisateur est désactivé, toutes les conversations par e-mail qu'il a eues avec les clients sont perdues. Pour éviter ce type de problème, vous pouvez effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur désactivé. De cette façon, les e-mails associés aux enregistrements dans CRM seront restaurés et disponibles pour que les autres utilisateurs (commerciaux) puissent prendre le relais.
Remarque :
- Vous pouvez effectuer une sauvegarde des comptes de messagerie POP3 uniquement. La sauvegarde ne peut pas être effectuée pour les comptes IMAP.
- Vous pouvez uniquement effectuer une sauvegarde des comptes de messagerie possédant le type Record-Level Sharing (Partage des dossiers) ou Complete Sharing (Partage complet). De plus, l'administrateur peut verrouiller la configuration de l'extension de messagerie des utilisateurs, pour leur interdire de changer les paramètres de leurs comptes de messagerie à Private Account (Compte privé), avant que leurs comptes ne soient désactivés.
- Le domaine de l'adresse e-mail du compte dont vous souhaitez effectuer une sauvegarde doit correspondre à votre domaine.
Disponibilité
Autorisation de profil requise : les utilisateurs ayant le profil Administrateur peuvent accéder à cette fonction.
Effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur
Vous pouvez effectuer une sauvegarde du compte de messagerie d'un utilisateur désactivé uniquement s'il possède le type de compte Record-Level Sharing (Partage des dossiers) ou Complete Sharing (Partage complet). Une fois la sauvegarde effectuée, tous les e-mails de l'utilisateur associés aux enregistrements dans Zoho CRM seront disponibles.
Pour effectuer une sauvegarde de données
- Allez à Setup > Users & Control > Security Control > Zoho Mail Add-on Users (Configuration > Utilisateurs > Contrôle > Contrôle de sécurité > Utilisateurs de l'extension Zoho Mail).
- Dans la page Zoho Mail Add-on Users (Utilisateurs de l'extension Zoho Mail), tous les utilisateurs actifs et confirmés utilisant l'extension Zoho Mail sont répertoriés.
Vous pouvez afficher les détails de Mailbox (Boîte aux lettres), Account Type (Type de compte) pour tous les utilisateurs. Pour l'utilisateur désactivé, l'option Email Backup Details (Détails de la sauvegarde de la messagerie) sera également disponible. - Cliquez sur Back up Data (Sauvegarder les données).
La sauvegarde des e-mails associés aux enregistrements CRM sera initiée. Une fois la sauvegarde effectuée, le statut Completed (Terminé) apparaît sous Status.
Verrouiller la configuration de l'extension Zoho Mail
Les configurations pour l'extension Zoho Mail ne peuvent être modifiées que par les utilisateurs eux-mêmes. Vous ne pouvez pas modifier les configurations des comptes de messagerie d'un autre utilisateur, mais vous pouvez verrouiller les configurations en tant qu'administrateur. Après verrouillage, l'utilisateur ne pourra pas modifier les paramètres de l'extension de messagerie, en particulier le type de compte ou la boîte aux lettres.
Cette fonction est utile lorsque vous prévoyez d'effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur désactivé. Vous pouvez uniquement effectuer une sauvegarde pour les comptes du type Record-Level Sharing (Partage des dossiers) ou Complete Sharing (Partage complet). Ainsi, si vous souhaitez interdire à l'utilisateur de passer le type de compte au mode Privé, vous pouvez verrouiller la configuration de l'extension de messagerie.
Remarque :
- Si votre compte Zoho CRM comporte plusieurs administrateurs, vous ne pourrez pas verrouiller ou déverrouiller vos propres configurations d'extension de messagerie. Vous pouvez uniquement les verrouiller pour les autres administrateurs.
- Si vous êtes le seul administrateur de votre compte Zoho CRM, vous pouvez verrouiller ou déverrouiller votre propre configuration d'extension de messagerie.
- Vous ne pourrez pas verrouiller la configuration de l'extension de messagerie des utilisateurs qui ont défini leur compte comme Privé.
Pour verrouiller les configurations de l'extension de messagerie
- Allez à Setup > Users & Control > Security Control > Zoho Mail Add-on Users (Configuration > Utilisateurs > Contrôle > Contrôle de sécurité > Utilisateurs de l'extension Zoho Mail).
Tous les utilisateurs actifs et confirmés utilisant l'extension Zoho Mail seront répertoriés.
Vous pouvez afficher les détails de Mailbox (Boîte aux lettres), Account Type (Type de compte) pour tous les utilisateurs. Pour l'utilisateur désactivé, l'option Email Backup Details (Détails de la sauvegarde de la messagerie) sera également disponible. - Cliquez sur Lock Configuration (Verrouiller la configuration) pour l'utilisateur correspondant.
Déverrouiller la configuration de l'extension Zoho Mail
En tant qu'administrateur, vous pouvez toujours verrouiller les configurations d'extension de messagerie pour les utilisateurs, afin de leur interdire de modifier les paramètres et déverrouiller les configurations.
Remarque :
- Si votre compte Zoho CRM comporte plusieurs administrateurs, vous ne pourrez pas déverrouiller vos propres configurations d'extension de messagerie. Vous pouvez uniquement les verrouiller pour les autres administrateurs.
- Si vous êtes le seul administrateur de votre compte Zoho CRM, vous pouvez déverrouiller votre propre configuration d'extension de messagerie.
Pour déverrouiller les configurations de l'extension de messagerie
- Allez à Setup > Users & Control > Security Control > Zoho Mail Add-on Users (Configuration > Utilisateurs > Contrôle > Contrôle de sécurité > Utilisateurs de l'extension Zoho Mail).
Tous les utilisateurs actifs et confirmés utilisant l'extension Zoho Mail sont répertoriés.
Vous pouvez afficher les détails de Mailbox (Boîte aux lettres), Account Type (Type de compte) pour tous les utilisateurs. Pour l'utilisateur désactivé, l'option Email Backup Details (Détails de la sauvegarde de la messagerie) sera également disponible. - Cliquez sur Unlock Configuration (Déverrouiller la configuration) pour l'utilisateur correspondant.
Effectuer la dernière sauvegarde
Lorsqu'un utilisateur est désactivé, il est possible d'effectuer une sauvegarde de son compte de messagerie. Il est également possible que l'utilisateur rejoigne l'entreprise et utilise le compte CRM pour envoyer des e-mails. Si l'utilisateur est de nouveau désactivé, vous pouvez effectuer une sauvegarde des derniers e-mails associés au compte CRM.
Deux cas où l'option Latest Backup (Dernière sauvegarde) n'est pas disponible :
- Si l'utilisateur n'enregistre pas la configuration de l'extension Zoho Mail une fois que l'administrateur l'a activé. L'utilisateur doit se connecter à son compte et enregistrer la configuration de l'extension de messagerie.
- Si l'utilisateur modifie le paramètre en compte privé, l'administrateur ne peut pas effectuer une sauvegarde après avoir de nouveau désactivé l'utilisateur.
Pour effectuer la dernière sauvegarde
- Allez à Setup > Users & Control > Security Control > Zoho Mail Add-on Users (Configuration > Utilisateurs > Contrôle > Contrôle de sécurité > Utilisateurs de l'extension Zoho Mail).
- Sur la page Zoho Mail Add-on Users (Utilisateurs de l'extension Zoho Mail), cochez la case correspondant à l'utilisateur désactivé.
- Cliquez sur Latest Backup (Dernière sauvegarde).