Questions fréquentes concernant le marquage des enregistrements dans Zoho CRM

Quels avantages présente le marquage des enregistrements dans Zoho CRM ?

Le marquage dans Zoho CRM a pour objectif principal de vous aider à classer et à hiérarchiser les dossiers afin que vous puissiez les récupérer facilement. Par exemple, vous pouvez marquer certains enregistrements comme constituant des transactions importantes (Big Deals), des leads de salon pour l'Australie (Tradeshow leads from Australia), des leads indésirables issus de recommandations (Junk leads from referrals), et ainsi de suite. La classification en fonction du type d'enregistrements ou d'activités associé(e)s, ou des éventuels profits réalisés avec les transactions, ne revient qu'à vous.

Voyez les balises comme un marquage des enregistrements. Elles vous permettent simplement de récupérer une série d'enregistrements en toute facilité et de travailler dessus. Voici quelques points rapides concernant le marquage dans Zoho CRM.

• Vous pouvez ajouter manuellement des balises, ou affecter des balises lors de l'importation d'enregistrements ou de la création de documents via des API.
• Vous pouvez également automatiser l'affectation de balises aux enregistrements via des règles de workflow.
• Vous pouvez filtrer les enregistrements au niveau de la recherche générale et par le biais de filtres avancés, en fonction de balises.
• Vous pouvez créer des rapports CRM basés sur des balises pour un module.

En quoi les balises fonctionnent-elles différemment d'un champ de sélection à sélection multiple ?

La différence subtile entre les balises et les valeurs de la liste de sélection multiple réside dans l'objectif qu'elles viennent toutes deux résoudre.

Les balises ont pour but de vous aider à classer et à hiérarchiser les enregistrements ; les champs de sélection multiple, eux, font partie des informations des enregistrements. Par exemple, des balises multiples pour un lead peuvent être du type « New lead » (nouveau lead), « Tradeshow lead » (Lead de salon) et « Australia leads » (Leads pour l'Australie). Tous ces éléments peuvent être rattachés à un seul enregistrement. Remarquez la série de balises : une décrit le type de lead, une autre la source de lead et la dernière désigne un secteur/une zone.

Toutefois, un champ de liste de sélection multiple pour le même lead pourrait être de type « Products Interested In » (Produits présentant un intérêt), qui se présenterait comme « A, B et C ». Il s'agit-là d'informations sur l'enregistrement et pas d'une balise. Vous ne pouvez pas avoir tout une plage de valeurs, comme pour les balises, puisque cela n'est pas le but. Pour résoudre ce problème en utilisant les champs, vous pourriez être amené à créer trois champs personnalisés. Au lieu de cela, vous pouvez créer des balises et enregistrer des champs personnalisés pour un besoin réel.

Hormis la différence d'objectif, notez que les utilisateurs doivent être des administrateurs pour pouvoir ajouter des valeurs de liste de sélection multiples. L'ajout, la suppression ou le remplacement des options ne peuvent pas être automatisés dans les champs à sélection multiple. Avec le marquage, cependant, vous pouvez sélectionner une balise depuis le cloud ou créer une nouvelle balise et l'associer à des enregistrements. Vous avez également la possibilité d'ajouter/remplacer les balises lors d'une mise à jour en masse d'enregistrements.

Je ne peux pas ajouter de balises à des enregistrements. Pourquoi ?

1. Assurez-vous que les autorisations requises pour ajouter des balises sont activées sous Other Permissions (Autres autorisations) dans votre profil utilisateur.
2. Votre compte d'organisation CRM a dépassé le nombre maximal de balises pour le module. Vous n'êtes donc pas en mesure d'ajouter de nouvelle balise.
3. Vous ne disposez pas d'une édition payante de Zoho CRM. Notez que le marquage d'enregistrement ne peut être effectué qu'à partir de l'édition standard.

Est-il possible d'ajouter des balises via API ?

Pour le moment, Zoho CRM ne prend pas en charge l'ajout de balises via des API. Consultez régulièrement cet espace pour connaître les dernières actualités à ce sujet.

Comment rechercher des enregistrements à partir de balises ajoutées ?

Vous pouvez rechercher des enregistrements dans le cadre d'une recherche générale ou à partir de filtres avancés, en fonction des balises.

Sous Advanced Filters (Filtres avancés), il vous suffit de sélectionner des critères tels que « Tag is _____ » (la balise est _______) et de saisir le nom de la balise. Vous pourrez récupérer des dossiers pertinents.

Vous pouvez également créer des vues personnalisées dans un module à partir de balises.

Existe-t-il un opérateur logique dans la recherche de balises qui permettrait rechercher des [leads de salon] ET des [leads en Australie] ? 

Ceci n'est pas possible via la fonction de recherche pour le moment. Vous pouvez néanmoins obtenir le même résultat avec des vues personnalisées au sein d'un module. Lorsque vous créez un affichage personnalisé pour un module, vous pouvez ajouter des critères à l'aide de l'opérateur logique ET enregistrer l'affichage.

Est-il possible de transférer des balises de Zoho CRM vers des applications tierces telles que Mailchimp, via des API ?

Ceci n'est pas possible pour le moment. Consultez régulièrement cet espace pour connaître les dernières actualités à ce sujet.

une balise de lead peut-elle être transférée vers une balise de contact ?

Oui, lors de la conversion, vous pouvez transférer des balises à un contact, un compte et une transaction.

Où sont gérées toutes les balises d'un module ?

La gestion des balises d'un module s'effectue depuis la section Manage Tags (Gérer des balises). Accédez au module souhaité, cliquez sur l'icône More (Plus) dans son Affichage Liste et cliquez sur Manage Tags (Gérer les balises).

Est-il possible d'utiliser les balises créées par d'autres utilisateurs ? Serai-je en mesure de modifier/supprimer des balises utilisées par d'autres ?

• Oui, les balises sont publiques. Vous pouvez utiliser des balises qui ont été créées par d'autres utilisateurs au sein de votre organisation.
• Vous pouvez modifier/supprimer des balises créées par d'autres si vous disposez d'une autorisation Modules Customization (Personnalisation des modules) au sein de votre profil.

Est-il possible de remplacer automatiquement les balises ? Par exemple, si un client a été contacté (Contacted), la balise To-be-contacted (À contacter) au niveau de son statut de contact doit être automatiquement remplacée par la balise Contacted (Contacté).

Vous pouvez remplacer automatiquement les tags en vrac via des règles de workflow ainsi que des actions automatisées dans le Blueprint. Notez que TOUTES les balises associées à l'enregistrement seront remplacées par la nouvelle balise, pas juste une seule.

M'est-il possible de fusionner des balises similaires ? Si oui, comment ?

Oui. Vous pouvez fusionner des balises similaires. Il vous suffit d'accéder à la section Manage Tags (Gérer les balises) d'un module et de modifier (Edit) une balise. Lorsque vous modifiez l'intitulé d'une balise pour lui donner le nom d'une balise existante, CRM génère une alerte « Tag already exists. Do you want to merge this Tag? » (Cette balise existe déjà. Souhaitez-vous fusionner cette balise ?)

Cliquez sur Yes, Merge (Oui, fusionner). Les deux balises seront fusionnées et reflétées dans tous les enregistrements associés au sein du module.

Que se passe-t-il si je supprime des balises associées à toute une série d'enregistrements ?

Lorsque vous supprimez une balise, celle-ci sera dissociée de l'ensemble des enregistrements auxquels elle a été appliquée. Notez que, si une balise est associée en lien avec un critère au niveau des règles de workflow, des rapports, des vues personnalisées, etc. (à chaque fois que des critères sont applicables dans CRM), un message vous invitera à supprimer l'association au niveau des sections concernées avant de supprimer la balise.

Est-il possible d'ajouter des balises via l'application mobile CRM ?

Non, il n'est pas possible à l'heure actuelle d'ajouter des balises via l'application mobile CRM.

Est-il possible d'importer des balises spécifiques et de les joindre aux enregistrements ?

CRM ne dispose pas pour le moment d'option d'importation de balises. Vous pouvez néanmoins attribuer des balises à différents enregistrements lors de l'importation.

Est-il possible d'utiliser les balises en tant que paramètre pour générer des rapports avec Advanced CRM Analytics (Zoho Reports) ?

Pour le moment, les balises ne se synchronisent pas avec Advanced CRM Analytics. Cela figure parmi nos objectifs. Vous pouvez néanmoins générer des rapports intégrés dans Zoho CRM (module Reports), avec des balises parmi leurs critères.

Est-il possible d'écraser des balises existantes ?

Oui, vous pouvez remplacer les balises. Pour cela, vous pouvez utiliser l'option Add Tags (Ajouter des balises) dans l'Affichage Liste du module concerné [Module] List View, ou des règles de workflow/blueprint.

Est-il possible d'ajouter uniquement des balises aux enregistrements que je possède ?

Par défaut, vous pouvez ajouter des balises aux enregistrements que vous possédez. Vous pouvez également ajouter des balises aux enregistrements pour lesquels vous disposez d'une autorisation Add/Edit (Ajouter/Modifier).

Les balises peuvent-elles être exportées ?

Non. Vous ne disposez pas, pour le moment, d'option vous permettant d'exporter séparément les balises. Cependant, lorsque vous exportez des enregistrements depuis un module, les balises correspondantes sont exportées sous forme de colonne dans la feuille de calcul.