Partage d'enregistrements

La collaboration est essentielle au sein d'une équipe commerciale. La manière dont nous interagissons avec les autres membres de l'équipe, dont nous partageons des informations et des idées, et plus important encore, la manière dont nous partageons les données commerciales avec lesquelles nous travaillons. Zoho CRM fournit différents niveaux de partage de données, l'un d'eux étant le partage au niveau de l'enregistrement, où les utilisateurs peuvent partager des enregistrements individuels de n'importe quel module avec d'autres utilisateurs de l'organisation. Le partage d'enregistrements n'est qu'une extension de la règle de partage déjà existante appliquée à un enregistrement.

Vous pouvez partager des enregistrements avec ou sans listes associées. De plus, les enregistrements peuvent être partagés à partir de n'importe quel module, à l'exception de ceux-ci :

• Le module Activities (Activités) : les tâches, les appels et les événements sont toujours associés à un enregistrement. Ainsi, lorsque l'enregistrement parent est partagé, les activités associées sont également partagées. On ne peut pas les partager séparément du module Activities (Activités).
• Module Linking (de liaison) : en utilisant les champs de recherche à sélection multiple, vous pouvez associer plusieurs valeurs de recherche à un enregistrement et ainsi établir une association parfaite de modules plusieurs à plusieurs entre deux modules. Un module de liaison est un module qui sert de jonction entre deux modules associés à un champ de recherche à sélection multiple. Les enregistrements de ce module ne peuvent pas être partagés. Voir aussi Module de liaison

Ainsi, un enregistrement particulier peut être partagé de deux manières :

• Direct Sharing (Partage direct) : un enregistrement peut être partagé directement avec les utilisateurs. Par exemple, une transaction peut être partagée directement avec les utilisateurs.
• Indirect sharing (Partage indirect) : cet enregistrement, s'il est associé à un autre enregistrement, peut être partagé via le partage de la liste associée. Par exemple, la même transaction peut être associée à un contact de la liste associée. Lorsque le contact est partagé avec les listes associées, la transaction est indirectement partagée avec l'utilisateur.

Disponibilité

Profile Permission Required (Autorisation du profil requise) : utilisateurs ayant l'autorisation de partager pour le module.

Fonctions	Gratuit	Standard	Professionnel	Entreprise
Partage d'enregistrements	-	-	-

Partager des enregistrements

Il existe trois types d'accès de partage qu'un utilisateur peut fournir à un enregistrement en cours de partage.

• Read Only (Lecture seule) : l'utilisateur peut uniquement afficher les enregistrements qui lui sont partagés.
• Read/Write (Lecture/écriture) : les utilisateurs peuvent afficher et éditer les enregistrements qui leur sont partagés. Cela n'inclut pas l'autorisation de changer de propriétaire ou de supprimer l'enregistrement.
• Full Access (Accès complet) : les utilisateurs peuvent afficher, modifier et supprimer les enregistrements qui leur sont partagés. Ils peuvent également modifier la propriété de l'enregistrement.

Lors du partage, vous pouvez spécifier si vous souhaitez partager l'enregistrement avec les listes associées ou sans les listes associées. Lorsque vous partagez un enregistrement, toutes les listes associées à l'enregistrement peuvent avoir des autorisations de partage différentes. Par exemple, lorsqu'un compte Zylker Widgets est partagé avec une autorisation de lecture/écriture, les contacts associés et les activités ouvertes peuvent être partagés avec une autorisation de lecture seule. Assurez-vous que l'autorisation Share (Partage) est activée dans votre profil pour partager des enregistrements.

Pour partager des enregistrements

1. Accédez au module à partir duquel vous souhaitez partager un enregistrement et sélectionnez un enregistrement.
2. Dans la page Record Details (Détails de l'enregistrement), cliquez sur l'icône Plus d'actions, puis sur Share (Partager).
   
3. Dans la fenêtre Sharing [Record] (Partage [Enregistrement]), procédez comme suit :
   • Sélectionnez les utilisateurs avec qui vous voulez partager l'enregistrement.
   • Définissez l'autorisation d'accès sur Read Only (Lecture seule), Read & Write (Lecture/écriture) ou Full Access (Accès complet).
   • Cliquez sur l'icône Ajouter pour ajouter plus d'utilisateurs et définir les autorisations de partage.
     Vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs avec différentes autorisations d'accès.
     
   • Cochez la case With Related List (Avec liste associée), si nécessaire.
     Tous les enregistrements associés seront également partagés. À l'avenir, si vous associez de nouveaux enregistrements (par exemple, si vous ajoutez des tâches), ceux-ci seront également partagés.
   • Cliquez sur Save (Enregistrer).
     Vous pouvez toujours gérer le partage, si nécessaire, ou révoquer le partage.

Points à retenir

Lorsqu'il existe différentes autorisations pour accéder au même enregistrement.

• L'autorisation de profil prévaut sur tout : pour tous les enregistrements partagés, l'autorisation de profil prévaut sur toutes les autres autorisations. Par exemple, vous partagez un lead avec Marie, ce qui lui donne un accès complet à l'enregistrement mais l'autorisation de profil de Marie lui donne un accès en lecture seule pour le module Leads (Prospects). Dans ce cas, l'autorisation de profil prévaudra sur l'autorisation de partage d'enregistrements et Mary pourra seulement consulter les enregistrements.
• Autorisations multiples (via différentes fonctions) : un enregistrement peut être partagé selon la hiérarchie de secteur ainsi que selon les règles de partage de données. Dans ce cas, lorsque plusieurs autorisations d'accès sont fournies pour accéder au même enregistrement, c'est l'autorisation la plus élevée qui sera applicable.
• Autorisations multiples (via différents utilisateurs) : un enregistrement peut être partagé par différents utilisateurs. Disons que Michel, le directeur commercial, a partagé un contact avec Marie et lui a donné l'autorisation de lecture/écriture. Amélie, une commerciale, a partagé le même contact avec Marie et lui a donné un accès complet. Ici, le même enregistrement est partagé par deux utilisateurs avec deux autorisations différentes. Dans ce cas également, c'est l'autorisation la plus élevée qui sera applicable et Marie aura un accès complet au contact.

Lorsqu'il existe plusieurs partages pour le même enregistrement.

• Si un enregistrement est partagé par différents utilisateurs : un enregistrement peut être partagé avec une personne par différents utilisateurs. Imaginons que le Contact B a quatre transactions qui lui sont associées. L'une d'elles est une Transaction importante et n'est accessible qu'à Jean, le directeur commercial. Trois autres transactions sont accessibles par Marie également, la commerciale. Si Marie partage le Contact B avec Michel, il pourra accéder au contact et uniquement aux trois transactions qui lui sont associées et qui sont accessibles à Marie.
• Si un enregistrement est partagé de différentes manières : un enregistrement peut être partagé directement d'un côté, et partagé via le partage de listes associées d'un autre côté. Par exemple, la Transaction B peut être partagée directement avec Jean. La même transaction est associée au Contact B et un autre utilisateur la partage avec Jean, partageant indirectement la Transaction B dans sa liste associée. Ainsi, l'enregistrement est partagé deux fois avec le même utilisateur. Si quelqu'un annule le partage, Jean pourra toujours accéder à l'enregistrement. Ceci est pris en compte car un enregistrement peut être partagé avec un maximum de 10 utilisateurs. Avec des listes associées, un enregistrement peut être partagé avec 12 utilisateurs maximum.

Afficher les enregistrements partagés

Pour faciliter l'accès aux enregistrements partagés par vous et ceux partagés avec vous, deux vues de liste sont disponibles dans tous les modules ; [Records] Shared to Me ([Enregistrements] Partagés avec moi) et [Records] Shared by Me ([Enregistrements] Partagés par moi).

Les enregistrements partagés dispose d'une vue chronologique, où vous pouvez voir le journal des détails partagés : quand l'enregistrement a été partagé, avec qui, quelles autorisations ont été données, etc. Si vous avez partagé un enregistrement, vous pourrez alors afficher l'historique de partage global de l'enregistrement.

Vous pouvez vérifier qui a partagé un enregistrement avec vous.

Gérer le partage

Après avoir partagé un enregistrement, vous pouvez toujours gérer le partage en :

• partageant l'enregistrement avec d'autres utilisateurs ;
• révoquant le partage pour des utilisateurs individuels ;
• modifiant les autorisations de partage pour les utilisateurs ;
• affichant le résumé du partage.

Pour gérer le partage

1. Accédez au module à partir duquel vous souhaitez gérer le partage.
2. Dans la page Record Details (Détails de l'enregistrement), cliquez sur l'icône Plus d'actions, puis sur Share (Partager).
3. Dans la fenêtre contextuelle Sharing [Records] (Partage [Enregistrements]), cliquez sur Manage Sharing (Gérer le partage).
   • Sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager l'enregistrement et choisissez l'autorisation d'accès, le cas échéant.
     
   • Déplacez le pointeur de la souris sur les utilisateurs avec lesquels l'enregistrement est déjà partagé et cliquez sur l'icône Supprimer pour supprimer le partage.
   • Cliquez sur le lien View Summary (Afficher le résumé).
     Celui-ci fournit un journal détaillé du partage des enregistrements.
4. Cliquez sur Done (Terminé).

Révoquer le partage

Si vous avez partagé un enregistrement avec des utilisateurs, vous avez également la possibilité de révoquer l'intégralité du partage. Après révocation du partage, l'enregistrement ne sera plus partagé, mais prenons le cas suivant : Michel a partagé la Transaction A avec Amélie et Jean a partagé le Contact A ainsi que les listes associées avec Amélie. La Transaction A est associée au Contact A. Ainsi, si Michel révoque le partage, il sera toujours partagé avec Amélie, car il est partagé indirectement par Jean avec son enregistrement parent (contact).

Pour révoquer un partage

1. Accédez au module à partir duquel vous souhaitez révoquer le partage pour un enregistrement et sélectionnez l'enregistrement.
2. Dans la page Record Details (Détails de l'enregistrement), cliquez sur l'icône Plus d'actions, puis sur Share (Partager).
3. Dans la fenêtre contextuelle Sharing [Records] (Partage [Enregistrements]), cliquez sur Revoke Sharing (Révoquer le partage).
4. Cliquez sur Revoke (Révoquer) pour confirmer.