Autorisations du profil
Comment faire pour...
Les profils dans Zoho CRM vous aident à définir les autorisations pour un ensemble d'utilisateurs. Par exemple, les autorisations requises pour une personne de l'équipe commerciale peuvent différer de celles requises par une personne de l'équipe marketing. Vous pouvez définir les autorisations pour chaque profil selon vos besoins et spécifier le profil lors de l'ajout d'un utilisateur.
Profils par défaut
Par défaut, deux autorisations de profil sont fournies. Vous pouvez uniquement modifier les autorisations pour le module et aucune autre personnalisation n'est possible. Les deux profils par défaut sont :
- Administrator Profile (Profil de l'administrateur) : ce profil a accès à toutes les fonctionnalités du compte Zoho CRM.
- Standard Profile (Profil standard) : ce profil a un accès limité aux fonctionnalités du compte Zoho CRM.
Profile Permission Required (Autorisation du profil requise) : les utilisateurs ayant l'autorisation Manage Profiles (Gérer les profils) dans leur profil peuvent accéder à cette fonction.
Créer des profils
- Cliquez sur Setup (Configuration) > Security Control (Contrôle de la sécurité) > Profiles (Profils).
- Cliquez sur + New Profile (Nouveau profil).
- Dans la page Create new profile (Créer un nouveau profil) :
- Saisissez le nom du nouveau profil.
- Choisissez le profil qui doit être dupliqué.
- Remplissez le champ Profile Description (Description du profil), si nécessaire.
- Cliquez sur Create (Créer).
Dupliquer des profils
Vous pouvez être amené à vouloir dupliquer des profils pour en créer des similaires et les personnaliser à votre guise. Pour dupliquer un profil, cliquez sur le bouton Plus en regard du nom du profil, puis sur Clone (Dupliquer).
Gestion des autorisations du profil
Pour faciliter le processus de gestion des autorisations de profil, les autorisations ont été regroupées de sorte que vous n'aurez aucun problème à les personnaliser si nécessaire. Vous pouvez activer ou désactiver les autorisations en un seul clic au lieu de devoir décocher chaque case pour désactiver chaque autorisation. Avec la sauvegarde instantanée, vous ne risquez pas de perdre votre progression.
Liste des autorisations
Les autorisations de module sont regroupées de la même manière qu'elles apparaissent dans CRM et les autorisations de configuration sont similaires à celles de la page Setup (Configuration), ce qui facilite leur recherche. Il existe trois principales sections d'autorisation disponibles. Comme il est possible de modifier les autorisations en un clic, vous pouvez facilement les activer et les désactiver.
Autorisations du module
Les autorisations du module vous permettent de définir le module auquel auront accès les utilisateurs associés à ce profil en question. Vous pouvez également spécifier quelles actions ils peuvent effectuer.
Autorisations de base
Ces autorisations sont basées sur les modules. Les autorisations concernant les actions peuvent être modifiées à l'aide de la case à cocher figurant dans la liste déroulante en regard de chaque autorisation de module. Exemples d'actions communes :
- Afficher
- Créer
- Modifier
- Supprimer
- Partager
Autorisations avancées
Des autorisations telles que les autorisations d'importation/exportation, d'envoi d'e-mail, d'outil et autres autorisations avancées ne peuvent être activées que si certaines autorisations préalables sont activées. Par exemple, un utilisateur peut envoyer un e-mail de masse que si l'autorisation d'envoi d'e-mail a été activée pour ce profil. Cela garantit que les utilisateurs ne peuvent pas aller au-delà de leurs autorisations.
Remarque :
- Si vous avez désactivé une fonctionnalité avancée, désactivez l'autorisation de base, puis réactivez-la. Les autorisations avancées ne l'activeront pas automatiquement. Vous devrez les activer automatiquement.
Autorisations d'importation/exportation
| Autorisation | Description | Autorisation requise | Modules pris en charge |
| Importer ses propres enregistrements | Importer des enregistrements appartenant à l'utilisateur actuel. | Créer | Leads, comptes, contacts, transactions, produits, campagnes, dossiers, solutions, fournisseurs, registres de prix, événements et modules personnalisés. |
Importer les enregistrements de l'organisation | Importer tous les enregistrements des utilisateurs de l'organisation. | Créer | Leads, comptes, contacts, transactions, produits, campagnes, dossiers, solutions, fournisseurs, registres de prix et modules personnalisés. |
Exporter | Exporter des enregistrements de chaque module. | Afficher | Leads, comptes, contacts, transactions, produits, campagnes, dossiers, solutions, utilisateurs, fournisseurs, tâches, registres de prix, événements, devis, appels, commandes clients, notes, bons de commande, concurrents, factures, prévisions et modules personnalisés. |
Envoyer des autorisations de messagerie
| Autorisation | Description | Autorisation requise | Modules pris en charge |
Envoyer un e-mail | Modules à partir desquels vous pouvez envoyer des e-mails. | Afficher | Leads, contacts, devis, commandes clients, factures, bons de commande, transactions et modules personnalisés. |
| E-mailing | Modules à partir desquels vous pouvez faire du e-mailing. | Envoyer un e-mail | Leads, contacts, transactions et modules personnalisés. |
Supprimer un e-mail | Permet de supprimer des e-mails des listes associées dans la page de détail de l'enregistrement. | Envoyer un e-mail | Leads, contacts, devis, commandes clients, factures, bons de commande, transactions et modules personnalisés. |
Autorisations relatives aux outils
| Autorisation | Description | Autorisation requise | Modules pris en charge |
Mise à jour en masse | Mettez à jour plusieurs enregistrements à la fois. | Modifier | Leads, comptes, contacts, transactions, activités, produits, campagnes, dossiers, solutions, fournisseurs, registres de prix, devis, commandes clients, bons de commande et factures. |
Suppression en masse | Supprimez plusieurs enregistrements à la fois. | Supprimer | Leads, comptes, contacts, transactions, produits, campagnes, dossiers, solutions, fournisseurs et registres de prix. |
Modifier le propriétaire | Modifiez le propriétaire d'un enregistrement. | Afficher | Leads, contacts, comptes, transactions, campagnes, événements, tâches, appels, devis, commandes clients, factures, produits, fournisseurs, registre de prix, bons de commande, solutions, dossiers et modules personnalisés |
Transfert en masse | Transférez les enregistrements d'un utilisateur à un autre en fonction d'un critère. | Modifier le propriétaire | Leads, comptes, contacts, transactions, produits, campagnes, dossiers, solutions, fournisseurs et registres de prix. |
Convertir | Convertissez un enregistrement d'un module à l'autre. Par exemple, un Lead en Contact. | Afficher | Leads, devis et commandes clients (l'inventaire est divisé en devis et commandes clients). |
| Convertir en masse | Convertissez plusieurs enregistrements d'un module à l'autre. Par exemple, plusieurs Lead en Contacts. | Convertir | Leads, devis et commandes clients (l'inventaire est divisé en devis et commandes clients). |
Autres autorisations
| Autorisation | Description | Autorisation requise | Modules pris en charge |
Vue d'impression | Affichez tous les enregistrements présentés sous forme de liste d'un module en mode imprimable. | Afficher | Leads, contacts, comptes, transactions, campagnes, activités, devis, commandes clients, factures, produits, fournisseurs, registre de prix, bons de commande, solutions, dossiers et modules personnalisés |
Vue de tableau | Visualisez, ajoutez et mettez à jour les enregistrements à partir du module à l'aide du tableur. | Créer et Modifier | Leads, contacts, comptes, transactions, campagnes, fournisseurs, solutions, dossiers, produits, registres de prix et modules personnalisés |
| Rechercher et Fusionner | Recherchez et fusionnez les enregistrements dupliqués. | Modifier | Leads, comptes, contacts et fournisseurs. |
Gérer la vue Liste personnalisée | Créez des vues Liste personnalisée. | Afficher | Tous les modules. |
Autorisations de configuration
Les autorisations de configuration peuvent être utilisées pour définir la configuration de différentes fonctionnalités dans Zoho CRM. Ces autorisations vous permettent de décider si l'utilisateur associé à ce profil peut gérer les fonction Modèle, Automatisation, Formulaire Web et Administration des données. Dans la mesure où l'autorisation de configuration n'est généralement pas accordée à tous les utilisateurs, vous avez la possibilité de désactiver toutes les autorisations de configuration en une seule fois.
Autorisations au niveau de l'administrateur
| Autorisations | Description |
| Gestion des utilisateurs | Donnez l'autorisation de gérer les utilisateurs, les rôles, les profils, les groupes et le partage des données. |
| Personnalisation des modules | Personnalisez les modules, groupes d'onglets, onglets Web, champs et liens, dispositions, listes connexes et la vue Carte de visite |
Remarque :
- Seuls les utilisateurs dotés d'un profil d'administrateur peuvent personnaliser les coordonnées de la société, l'année fiscale, les heures d'ouverture, la gestion des secteurs, la déduplication, les variables CRM, la personnalisation des copies, l'e-mail de l'organisation et les devises.
E-mail et modèles
| Autorisations | Description |
Paramètres de conversation et d'e-mail | Gérez les fonctions BCC Dropbox, Mail Integration et la barre Zoho Chat. |
Gérer les modèles | Gérez les modèles d'e-mail, d'inventaire et de publipostage. |
Automatisation
| Autorisations | Description | Modules pris en charge |
Gérer le workflow | Créez des règles de workflow et associez-y des alertes de workflow, des tâches, des mises à jour de champs, des points d'ancrage Web, des fonctions personnalisées et gérez le processus d'approbation les concernant. | Tous les modules. |
| Règles de remontée de dossier | Configurez une règle de remontée de dossier qui régira la transmission du dossier à d'autres membres de la hiérarchie organisationnelle. | Dossiers. |
Règles d'affectation | Créez des règles d'affectation pour attribuer automatiquement la propriété des enregistrements importés ou générés à partir de formulaires Web. | Leads, contacts, dossiers et modules personnalisés. |
Formulaire Web
| Autorisations | Description | Modules pris en charge |
Gérer les formulaires Web | Créez et publiez des formulaires Web afin de collecter des données sur les clients/visiteurs. | Leads, contacts, dossiers et modules personnalisés. |
| Approbation | Spécifiez les critères de la règle, l'autorité d'approbation ainsi que les actions qui doivent être effectuées au moment de l'approbation ou du refus. | Leads, contacts, dossiers et modules personnalisés. |
Formulaire de désabonnement | Intégrez le formulaire de désabonnement sur votre site Web ou collez-le en tant que lien dans les modèles d'e-mail pour permettre au client de choisir de ne plus recevoir d'e-mails provenant de votre organisation. | N/A |
Administration des données
| Autorisations | Description |
Migrer des données depuis un autre CRM | Activez la possibilité de migrer des données depuis un autre CRM. |
| Historique d'importation | Affichez l'historique d'importation des modules. |
| Voir les détails de stockage | Affichez les détails de stockage du compte. |
Autorisations d'extension
Cette section vous permet de définir les autorisations des paramètres d'extension, de l'API CRM et des réseaux sociaux. Ces autorisations concernent la communication de Zoho CRM avec des intégrations tierces.
Zoho
| Autorisations | Description |
Visites | Suivez les visiteurs sur le site Web. |
| Assistance technique | Surveillez les tickets d'assistance technique directement dans CRM. |
| Phone Bridge | Gérez les appels entrants et sortants directement dans CRM. |
| Réunion | Organisez des réunions et sessions de partage d'écran avec les clients. |
| Projets | Créez, collaborez et dupliquez les activités de projet dans CRM. |
| Registres | Gérez vos factures, notes, documents bancaires et inventaires dans CRM. |
| Factures | Créez et gérez les factures dans CRM. |
| Dépenses | Automatisez les enregistrements concernant vos dépenses, tels que les reçus et cartes de crédit, dans CRM. |
| Abonnement | Gérez efficacement la facturation et les paiements récurrents dans CRM. |
| Autorisations | Description |
| Synchronisation avec Google Contacts | Pour synchroniser des contacts entre Google et Zoho CRM. |
Synchronisation avec Google Calendar | Pour synchroniser les calendriers Google et Zoho CRM. |
Google Adwords | Suivez vos investissements Google AdWords dans CRM. |
Autres
| Autorisations | Description |
| Plug-in pour Microsoft Outlook | Activez le plug-in pour l'interaction avec Microsoft-Outlook. |
Plug-in pour Microsoft Word | Activez le plug-in pour l'interaction avec Microsoft Word pour la création de modèles de publipostage. |
| Accès à CRM via des applis mobiles | Activez cette option pour autoriser l'utilisateur à accéder à CRM via des applications mobiles. |
API CRM
| Autorisations | Description |
API CRM | Accédez à l'API Zoho CRM pour intégrer des modules CRM avec des applications tierces comme des applications de comptabilité, d'ERP, de commerce électronique, de portails de libre-service et autres |
Réseaux sociaux
| Autorisations | Description |
Administrateur de réseaux sociaux | Autorisez l'utilisateur associé à ce profil à accéder à l'administrateur de réseaux sociaux. |
Onglet Réseaux sociaux | Activez l'onglet relatif aux réseaux sociaux pour l'utilisateur. |
| Ajouter des profils de réseaux sociaux dans les enregistrements | Cette option doit être activée pour que l'utilisateur puisse intégrer ses comptes de réseaux sociaux dans CRM. |
Supprimer un profilSupprimer un profil
Vous pouvez supprimer les profils qui ne sont pas utilisés.
- Cliquez sur le bouton Plus qui s'affiche lorsque vous passez la souris sur le profil que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Delete (Supprimer).
- Dans la page de confirmation, cliquez à nouveau sur Delete (Supprimer).
Remarque :
- Si vous souhaitez supprimer un profil associé à un utilisateur, vous serez invité à transférer l'utilisateur vers un autre profil avant de le supprimer.
- Pour connaître les utilisateurs associés au profil, cliquez sur le bouton sur la page Profile View (Vue profil) et sélectionnez View Users (Afficher les utilisateurs).
