Création de commandes client

Dans Zoho CRM, vous pouvez stocker les détails de la commande client en saisissant des données dans le formulaire de détails de la commande client.

Créer des commandes client individuellement

Pour créer des commandes client

1. Dans le module des commandes client, cliquez sur l'icône [New Sales Order (Nouvelle commande client)].
2. Sur la page Create Sales Orders (Créer des commandes client), saisissez les détails de la commande client.
3. Sous la section Product Details (Détails du produit), cliquez sur Add Line Items (Ajouter des lignes articles).
   
4. Dans la fenêtre contextuelle Choose Products (Sélectionner des produits), saisissez au moins un caractère du nom de produit ou du code de produit pour rechercher le produit désiré, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante. La seule façon d'ajouter des produits est de les sélectionner dans la liste déroulante. Vous ne pouvez pas les ajouter autrement. De plus, les mots séparés par un espace affectent les résultats de la recherche. Par exemple, si vous tapez « P », « i pad » s'affiche, à condition que le nom de produit soit enregistré sous la forme « i pad » (en deux mots). S'il est enregistré sous la forme « ipad », le produit n'apparaîtra pas si vous tapez « p ». Pour le faire apparaître, vous devrez taper « i ».
   
   Pour en savoir plus sur un produit répertorié dans la liste déroulante, pointez votre souris sur l'icône Info (Informations) située à côté du produit.
   
5. Saisissez la quantité désirée pour le produit sélectionné.
   Pour plus d'informations sur la quantité en stock du produit sélectionné, pointez la souris sur l'icône Info (Informations) située à côté de la zone de saisie de la quantité.
   
6. Ajoutez plus de lignes de produits si besoin en cliquant sur le lien Add another line (Ajouter une autre ligne).
   Notez que vous pouvez ajouter jusqu'à 200 lignes articles dans une commande client.
7. Une fois que vous avez ajouté toutes les lignes de produits, cliquez sur Add Products (Ajouter des produits) pour les ajouter à la commande client. Tous les détails requis pour la ligne article choisie (y compris les taxes, les remises par rapport au catalogue de prix et la description du produit pour le produit sélectionné) seront renseignés automatiquement.
   
   Il vous suffit de glisser-déposer des lignes articles si vous souhaitez réorganiser les lignes de produits. Pour afficher les données Product Quantity (Quantité de produit) et Unit price (Prix unitaire), pointez votre souris sur le Product Name (Nom de produit)/Product Code (Code de produit). Pour afficher le Total after Discount (Total après remise), pointez votre souris sur Discount (Remise).
   
   Si vous souhaitez ajouter le tarif d'après le catalogue de prix associé, cliquez sur l'icône de recherche dans le catalogue de prix pour parcourir la liste, puis sélectionnez le catalogue de prix.
   
8. Pour modifier les détails d'une ligne article, cliquez sur l'icône Edit (Modifier) qui apparaît lorsque vous pointez votre souris sur une valeur telle que la taxe ou la remise. La modification d'une valeur entraîne la modification automatique de toutes les valeurs associées.
   
   Pour afficher les détails de Discount (Remise) et Range (Plage) pour le catalogue de prix associé, pointez votre souris sur la valeur Discount (Remise) et cliquez sur l'icône Info (Informations) qui apparaît.
   
9. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Pour cloner des commandes client

1. Dans l'onglet Sales Orders (Commandes client), cliquez sur une commande client que vous souhaitez cloner.
2. Sur la page Sale OrderDetails (Détails de la commande client), cliquez sur l'icône [Plus] et sélectionnez Clone (Cloner) dans les options de la liste déroulante
.
3. Sur la page CloneSale Orders (Cloner des commandes client), modifiez les détails requis.
4. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Associer une commande client avec d'autres dossiers

Vous pouvez associer une commande client avec d'autres dossiers tels que des activités, des pièces jointes et des notes.

• Invoices (Factures) : permet de créer des factures à partir de la commande client.
• Open Activities (Activités ouvertes) : permet d'ajouter des tâches associées à la commande client.
• Closed Activities (Activités clôturées) : permet d'afficher les activités clôturées.
• Attachments (Pièces jointes) : permet d'ajouter des fichiers et notes à la commande client.
• Emails (E-mails) : permet de consulter les e-mails.

Convertir une commande client en facture

Pour convertir une commande client en facture

1. Cliquez sur l'onglet Sales Orders (Commandes client).
2. Sur la page Sales Orders Home (page d'accueil des commandes client), sélectionnez la commande client requise.
3. Sur la page Sales Order Details (Détails de la commande client), cliquez sur Convert (Convertir), puis sélectionnez Invoice (Facture).
   La page Invoice Details (Détails de la facture) s'affiche.

Pour mapper les champs personnalisés du module de commandes client

1. Cliquez sur l'icône [Settings (Paramètres)] et sur Setup (Configuration) > Customization (Personnalisation) > Modules.
2. Passez le curseur sur le module Sales Order (Commande client) dans la liste des modules et cliquez sur l'icône [More (Plus)]
.
3. Cliquez sur Convert Sales Order Mapping (Mappage de conversion de commande client).
   
4. Sur la page Map Fields for Sales Orders Conversion (Mapper les champs en vue de la conversion des commandes client), mappez les champs personnalisés de la commande client avec les champs correspondants dans la facture. Notez que la même page s'affiche pour la conversion des devis (Map Fields for Quotes Conversion).
   
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   À présent, les champs personnalisés de la commande client sont mappés avec les champs correspondants dans la facture. Les valeurs seront converties en conséquence lors de la conversion de la commande client.

Convertir une commande client en bloc

Il est également possible de convertir en masse des commandes client dans le module de commandes client en sélectionnant plusieurs dossiers à convertir dans l'affichage Liste.

Pour convertir une commande client en bloc

1. Cliquez sur l'onglet Sales Order (Commande client).
2. Dans la liste des commandes client, sélectionnez celles que vous souhaitez convertir.
3. Cliquez sur l'icône MoreActions (Plus d'actions) > MassConvert (Convertir en masse).
4. Dans la fenêtre contextuelle Mass Convert (Convertir en masse), procédez comme suit :
   Pour le champ Convert Sales Order To (Convertir une commande client en), la case à cocher Invoice (Facture) est activée par défaut.
   
   • Cliquez sur le lien Change (Modifier) pour sélectionner un utilisateur comme propriétaire des commandes client ou factures vers lesquelles les devis sont convertis. Par défaut, toutes les commandes client ou factures sont attribuées aux utilisateurs propriétaires des devis respectifs.
5. Cliquez sur Convert (Convertir).