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Zoho Projects se posicionó como líder entre los 20 mejores programas de software de gestión de proyectos
Zoho Projects lidera los 20 mejores programas de software Kanban
¿Qué es la gestión de tareas?
La gestión de tareas es el proceso de monitorear las tareas de su proyecto a lo largo de las distintas etapas, desde el inicio hasta el final. Esto involucra tomar decisiones activamente para que las tareas se adapten a los cambios que puedan ocurrir en tiempo real, teniendo como objetivo la finalización exitosa de estas. La gestión de tareas de proyectos también implica la gestión de todos los aspectos de una tarea, como el presupuesto, el tiempo, el alcance, los recursos y la recurrencia, entre otros, de manera efectiva.
Gestión de proyectos frente a gestión de tareas
La gestión de proyectos es el proceso de administrar un proyecto con fechas de inicio y fin establecidas a lo largo de las distintas etapas de planificación, ejecución, monitoreo y cierre. Un proyecto está destinado a ejecutar un objetivo final específico mediante la realización de varios elementos de trabajo manejables para alcanzarlo. Estos elementos de trabajo se denominan tareas.
La gestión de tareas es el proceso de administrar una tarea individual desde la concepción hasta el cierre. Una tarea no necesariamente debe tener un objetivo ni fechas límite específicas. Un grupo de tareas juntas contribuyen a la ejecución de un proyecto. Por lo tanto, la gestión de tareas es una función inherente a la gestión de proyectos.
La gestión de proyectos requiere que observe el panorama general. Los gerentes de proyecto suelen tener varios proyectos con distintas prioridades que están en marcha simultáneamente. La gestión correcta de estos componentes requiere un análisis adecuado de las relaciones y dependencias que existen entre ellos. Por otro lado, la gestión de tareas implica un microenfoque para lograr solo la finalización de la tarea. Tanto la gestión de proyectos como de tareas necesitan la participación y gestión del equipo para garantizar que los recursos puedan compaginar de manera óptima distintos elementos de trabajo.
¿Cómo se gestionan las tareas?
En la encuesta global sobre la gestión de proyectos del 2017 del PMI, el 37 % de los líderes ejecutivos señaló que "la causa principal del fracaso [de los proyectos en su organización] fue la falta de objetivos e hitos claramente definidos para medir el progreso" y "la falta de disciplina a la hora de implementar la estrategia". Teniendo en cuenta este estudio, los siguientes son algunos de los pasos clave de la gestión de tareas:
Priorización: Independientemente de la herramienta que utilice para gestionar sus tareas, ya sea una lista de tareas sencilla o una herramienta integral de gestión de tareas de proyectos, el aspecto más importante de la gestión de tareas es la priorización. Esto ayuda a completar de manera eficiente todas las tareas involucradas, a la vez que mantiene las restricciones planificadas.
Seguimiento de hitos: Los hallazgos de este estudio también muestran que el establecimiento de objetivos claros es esencial para la finalización exitosa de un proyecto. Aunque para la gestión de tareas no es necesario un objetivo final, la definición de hitos ayuda a motivar a los equipos a ejecutar las tareas con éxito.
Gestión de programación: Asegurarse de que su tarea se complete en forma oportuna tiene un impacto en la condición general del proyecto. Aquí es clave la atribución del plazo correcto mediante la estimación del esfuerzo involucrado.
Asignación de recursos: La gestión óptima de recursos es el siguiente paso para garantizar una gestión eficaz de las tareas. Según el presupuesto y la programación, asigne el talento y la cantidad de recursos adecuados para realizar el trabajo.
Colaboración: Para todos los pasos mencionados anteriormente, la colaboración es clave. Si bien cuando se trabaja en equipos suele ser posible realizar más tareas, mantener a los miembros de los equipos sincronizados puede resultar difícil. El software de gestión de tareas para equipos puede ayudarlo a mantener a su equipo conectado.
Otra manera interesante de gestionar las tareas puede ser mediante su categorización de acuerdo con una matriz de prioridad o fecha límite con "programación" y "prioridad" como ejes. Con esta estructura, el trabajo necesario que debe hacerse inmediatamente se debe colocar elevado en prioridad y programación, mientras que el trabajo necesario que no se necesita de inmediato se debe colocar elevado en prioridad, pero bajo en programación.
¿Por qué es necesario gestionar las tareas?
La gestión de tareas mejora su flujo de trabajo de muchas maneras.
Aumente la eficiencia de su trabajo
Las ineficiencias suelen provenir del desinterés. Los principios de la gestión de tareas mejoran en gran medida la productividad, ya que garantizan el uso de los recursos adecuados en el momento correcto. Esto incluye la asignación a los miembros del equipo de tareas y responsabilidades que coincidan con sus capacidades e intereses.
Concentre la atención en su trabajo
Ya sea que trabaje de manera individual o para una organización, todas sus tareas se realizan con el propósito de lograr un objetivo en particular. Sin embargo, a menudo terminamos haciendo cosas que se desvían de esto o que no significan ningún aporte. Si hay una manera sistemática de abordar todos los elementos de trabajo, su trabajo se enfocará más en el objetivo final.
Ordene su organización
No siempre es posible trabajar solo en una tarea a la vez. Sin embargo, realizar varios trabajos a un mismo tiempo puede volverse caótico. La organización de las tareas de una manera que ayude a optimizar el flujo de trabajo contribuye en gran medida al aumento de la eficiencia y el logro de su objetivo.
¿Cómo implementar la gestión de tareas?
- Herramientas
- Técnicas
Herramientas
Puede gestionar las tareas con una variedad de herramientas, entre las que se incluyen las siguientes opciones:
Listas de tareas o listas de verificación sencillas
Desde realizar las compras hasta planificar una boda sofisticada, las listas sencillas para gestionar las tareas nunca pasan de moda.
Paneles Kanban
Estos paneles visualmente atractivos y fáciles de usar son simples y eficaces. Arrastrar una tarea de "En proceso" a "Listo" es casi tan liberador como tacharla de una lista.
Calendarios
¿Qué es un día sin al menos un recordatorio sobre lo que olvidó hacer la semana pasada? Los recordatorios sobre fechas límite en el calendario lo ayudan a organizar su tiempo.
Software
Ya sea que utilice software en la nube o en las instalaciones, si se toma el tiempo para configurar sus tareas aquí, se verá recompensado con recursos, recordatorios e informes detallados.
Técnicas
Más allá de las herramientas que utilice, hay muchos puntos que debe recordar mientras implementa su sistema de gestión de tareas.
El sutil arte de decir "no"
Apréndalo. Practíquelo. Dígalo en cualquier circunstancia que vaya en detrimento de su objetivo.
Tenga cuidado con los destructores
Los destructores de tiempo o productividad le harán perder el enfoque.
Actividades habituales
Durante la planificación, recuerde siempre reservar tiempo para las tareas rutinarias.
Equilibra la carga
Delegue tareas. Es posible que sea un perfeccionista, pero hacerse cargo de todo es un camino seguro al desastre.
No deje para mañana
Lo que se pueda hacer hoy debe hacerse hoy. El aplazamiento conduce a tener que realizar tareas múltiples, y no de la manera correcta.
Haga una pausa
Nadie puede ser productivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que es una buena práctica priorizar incluso el descanso. Dado que pueden producirse interrupciones a lo largo del día, los descansos deliberados y cronometrados lo ayudarán a volver a trabajar con un vigor renovado.
La mente sobre la materia
No se preocupe por las cosas que están fuera de su control. Durante la planificación, deje espacio para lo inesperado, pero no permita que esto afecte su trabajo.
¿Para quién es la gestión de tareas?
Los sistemas de gestión de tareas benefician a cualquier persona que tenga tareas que hacer, es decir, a todos. Las personas que se dedican a la gestión de proyectos y tareas pueden clasificarse en las siguientes categorías generales:
Líderes de proyecto
Manténgase al tanto de la disponibilidad de los miembros de su equipo y delegue el trabajo según corresponda.
Equipos
La gestión de tareas para los equipos ayuda a delegar las tareas en un equipo, coordinando a sus miembros para que trabajen productivamente con un objetivo común.
Gestión de tareas personales
Obtenga actualizaciones y notificaciones instantáneas sobre todo el trabajo que realizaron los miembros de su equipo.
¿Por qué necesita una herramienta de gestión de tareas?
Desde la planificación hasta la gestión de tareas, el software de gestión de tareas lo ayuda a registrar y realizar un seguimiento de cada dato relacionado con su proyecto. La capacidad de realizar un seguimiento de las tareas, las fechas límite, las reuniones y las responsabilidades del equipo hace que el software de gestión de tareas sea una herramienta fundamental para las necesidades de su negocio. Si surge un problema, solo tiene que hacer clic para obtener información sobre el origen exacto de este, tomar el control inmediatamente y realizar cambios para mejorar el flujo de trabajo de manera satisfactoria. Las funciones adicionales de colaboración, como chat, foros y panel, ayudan a todo su equipo a mantenerse conectado y a estar al tanto de los últimos avances.
Beneficios de utilizar una herramienta de gestión de tareas
¿Cómo elegir el software de gestión de tareas apropiado?
Según su propósito, rango de precios, entorno de trabajo existente y plataforma preferida, hay varias herramientas de gestión de proyectos y tareas disponibles. Desde listas de verificación sencillas que no requieren una conexión a Internet hasta un software de gestión de tareas de proyectos completo, las capacidades son variadas. También hay opciones de software que se adaptan a sectores específicos, como construcción, TI o educación, o funciones específicas, como la gestión de tareas de CRM.
Zoho Projects es una herramienta de gestión de tareas en línea que no solo es asequible y fácil de usar, sino que también cuenta con funciones que garantizan la escalabilidad y la seguridad de los datos. Las sólidas funciones de colaboración, los paneles Kanban, los diagramas de Gantt, los informes detallados y los registros de tiempo específicos para cada tarea hacen que sea una de las mejores opciones de software de gestión de tareas disponibles en el mercado. La versión básica con muchas funciones también permite realizar la gestión de tareas de forma gratuita.
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"En nuestra organización, Zoho Projects es el jefe. Podemos estar al tanto de todas nuestras entregas, lo que nos ayuda a ganar la confianza de los clientes".
Hansa Sharma, especialista de servicios compartidos, Cbensol