Transmisiones: colaboración mejorada dentro del buzón de correo
Las transmisiones de Zoho Mail permiten capacidades de comunicación y colaboración dentro de un equipo o grupo de personas. Mejora la productividad del equipo mediante la comunicación abierta, lo cual reduce las respuestas y reenvíos de correo electrónico y, por tanto, evita el desorden de correo electrónico dentro de los equipos. Un grupo de transmisiones actúa como un boletín virtual en el que se puede publicar cualquier mensaje/información que deba enviarse a todos los miembros del grupo. Con la inclusión de los "me gusta" y los comentarios, las transmisiones permiten conversaciones estructuradas en el grupo acerca de las publicaciones. Ayuda a mantener informados a todos los miembros del grupo.
También puede publicar a personas individuales para realizar conversaciones privadas/uno a uno. Los grupos con "transmisiones" habilitadas aparecerán en el panel de la izquierda. Puede seleccionar un grupo para ver las actividades del grupo y participar en ellas.
Cómo funcionan las transmisiones:
Las transmisiones permiten una interacción dentro de los equipos/grupos similar a las redes sociales, facilitada por los "me gusta" y los comentarios para diferentes entidades, los cuales se pueden compartir con grupos o individuos.
- Mensajes de estado
- Eventos
- Tareas
- Notas
- Correos electrónicos
- Marcadores
Un moderador o administrador puede habilitar transmisiones para el grupo. Una vez que el grupo tenga "capacidad para transmisiones", todos los miembros pueden verlo en la lista Streams Groups (Grupos de transmisión) en el panel de la izquierda. Una vez activada esta función, los miembros pueden empezar a publicar mensajes en los grupos. Los usuarios también pueden agregar publicaciones directamente a los muros de miembros individuales. Las transmisiones de grupo tendrán las actividades y los recursos compartidos en transmisiones para ese grupo en particular. Las publicaciones o los recursos compartidos de cualquier individuo estarán disponibles en el área "My Streams" (Mis transmisiones) de la página principal.
Me gusta
Los usuarios pueden dar un "me gusta" a una publicación o un comentario haciendo clic en el ícono con forma de corazón de la publicación o el comentario. Un "me gusta" en la publicación o el comentario se puede interpretar como una aceptación o un guiño positivo para la publicación. El propietario de la publicación o el comentario recibirá notificaciones cuando alguien ponga un "me gusta" en su publicación o comentario.
Comentarios
Los comentarios ayudan a los usuarios a proporcionar sus comentarios al instante de forma sencilla y rápida. Puede mencionar con @a otros usuarios en el área de comentarios para agregarlos a la discusión o darles una notificación acerca de la discusión. También puede ayudarlo a obtener los comentarios de alguien en particular o comunicar a alguien acerca del tema en particular.
Vistas de transmisiones
La página Streams (Transmisiones) se puede ver en dos diseños diferentes, denominados Social view (Vista social) y List view (Vista de lista).
Vista social
En la vista social, sus publicaciones se detallan en un formato de red social. Las opciones para comentar en una publicación, invitar a miembros, dar un "me gusta" a una publicación, entre otras, aparecerán debajo de la publicación original.
Vista de lista
En la vista de lista, sus publicaciones se detallan como un listado de correo electrónico. Puede hacer clic en cada publicación para obtener una vista previa de ella por separado. Las opciones para realizar acciones en esta publicación o ver los comentarios aparecerán en el panel de vista previa.
Cambiar vista de transmisiones:
Después de abrir la página Streams (Transmisiones), busque los íconos Social view (Vista social) y List view (Vista de lista) en la esquina superior derecha de la página. La vista seleccionada aparecerá resaltada. Haga clic en la vista deseada para cambiar el diseño de la página.
Mensaje de estado
Los miembros del grupo pueden publicar estados o mensajes en el grupo de transmisiones. Esto se puede utilizar cuando hay una información que se debe comunicar a todo el grupo. Los miembros pueden dar un "me gusta" o comentar en el estado. Pueden mencionar con @ a otro miembro del grupo en el estado o invitar a nuevos invitados a las publicaciones, según el nivel de permisos establecido para la publicación. El editor de texto enriquecido proporciona muchas opciones para formatear el contenido del mensaje.
Cuando se agrega una URL o un enlace web a la publicación, se genera una vista previa como parte de la publicación. El estado puede tener archivos adjuntos, videos incrustados, entre otros.
Eventos
Los miembros del grupo pueden programar eventos para los miembros del grupo en el calendario de transmisiones. Si la opción "Invite all group members" (Invitar a todos los miembros del grupo) está desmarcada, solo se invitará al evento a los asistentes mencionados por el creador del evento. Algunos eventos pueden ser reuniones de equipo, eventos externos que pueden ser de importancia para los miembros del grupo, entre otros. Los miembros del grupo pueden publicar actualizaciones acerca de la reunión o el resultado como comentarios para referencia o para futuras discusiones.
Los miembros del grupo también pueden agregar ciertos eventos externos de interés común para el grupo al área Events (Eventos). Ejemplos: seminarios web, charlas TED, convenciones tecnológicas, entre otros.
Tareas
Las tareas grupales en transmisiones ayudan a crear visibilidad acerca de las tareas comunes, los propietarios de tarea y el progreso de las tareas entre los miembros de los grupos. Los miembros pueden publicar tareas en grupos, establecer prioridades, asignar una tarea a alguien, crear recordatorios y establecer fechas de vencimiento para las tareas. A la tarea también se le pueden agregar archivos adjuntos relacionados.
La tarea grupal se puede dividir en tareas secundarias y cada una de ellas se puede asignar a una persona diferente.
Los miembros pueden dar "me gusta" a la tarea o escribir un comentario en ella para compartir sus ideas. El propietario de la tarea puede marcar la tarea como completada o cambiar la fecha de vencimiento y agregar recordatorios. Esto permite que los miembros individuales y el grupo tengan una idea general de las tareas próximas, pendientes y completadas, los plazos y otros comentarios acerca de las tareas.
Marcadores
Puede agregar cualquier URL web como favorita al grupo de transmisiones para que los otros miembros puedan verla. El título y la descripción de la URL se rellenan automáticamente en los campos respectivos.
Puede elegir a qué grupos de transmisión desea que pertenezca el marcador desde el menú desplegable en la esquina inferior derecha. Si tiene diferentes colecciones en la aplicación Bookmarks (Marcadores), puede elegir la colección a la cual desea agregar el marcador.
El marcador agregado se puede ver en la aplicación Bookmarks (Marcadores).
Notas
Los miembros pueden crear "notas" comunes para los grupos y publicarlas en la página de transmisiones correspondiente. Esto permite tener elementos comunes fijados en el grupo para realizar una consulta en ellos fácilmente a modo de referencia. Cuando el propietario cambia la nota, todos los miembros reciben notificaciones acerca del cambio. Al igual que con las demás entidades, todos los miembros del grupo pueden dar un "me gusta" o escribir comentarios en una nota.
Los miembros ahora pueden agregar imágenes incrustadas y archivos adjuntos a las notas para mejorar las notas, a fin de que puedan servir como una mejor herramienta de colaboración para el intercambio de ideas.
Los otros miembros pueden comentar en las notas del grupo, pero no pueden cambiar la nota original agregada por el miembro.