Integración de Zoho Projects

Integración de Zoho Projects

Si usa Zoho Projects para gestionar sus proyectos, en Zoho Mail, puede ver todas sus tareas en todos los portales si ingresa en los portales correspondientes. Esta integración lo ayuda después a asociar directamente los correos electrónicos que reciba con Project Tasks (Tareas de proyecto) o a crearlos como Project Bugs (Errores de proyecto) para realizar seguimientos. La aplicación Tasks (Tareas) de Zoho Mail le ofrece una vista consolidada de las tareas personales y las tareas de proyecto, lo que le permite priorizar y planificar mejor.

También puede crear, actualizar o eliminar las tareas desde el menú Zoho Projects en su buzón de correo. Puede asociar directamente un correo electrónico con un portal de Project (Proyecto) como una Task (Tarea) o emitir un Bug (Error) en Zoho Projects.

Agregar correo electrónico como tarea o error de Zoho Projects:

Puede agregar directamente un correo electrónico a un Project (Proyecto) como Task (Tarea) o Bug (Error) de Zoho Projects. Cuando asocia un correo electrónico con Zoho Projects, la integración de Zoho Projects se habilita automáticamente. También se puede habilitar directamente en Integration Settings (Configuración de integración).

Pasos para agregar una tarea a un portal de proyecto:

  1. Abra el correo electrónico que desea ver.
  2. En el cuadro de selección More Actions (Más acciones), seleccione Add To (Agregar a) y seleccione Projects as Task/Bug (Proyectos como tarea/error).
  3. Elija Task (Tarea) o Bug (Error) en la barra del menú superior 
  4. El asunto del correo electrónico se agrega como el título de la tarea o error y el contenido de correo electrónico se agrega como la descripción.
  5. Seleccione un Project (Proyecto) desde las opciones de la lista y edite las otras preferencias según corresponda. 
  6. De forma predeterminada, también se agregarán los archivos adjuntos que eran parte del correo electrónico original. Puede eliminar los archivos adjuntos que no sean necesarios.
  7. Haga clic en Save (Guardar) 

El menú de Zoho Projects está deshabilitado de manera predeterminada en Integration Settings (Configuración de integración). Podrá agregar correos electrónicos como Tasks (Tareas) a portales de Zoho Projects y, al hacerlo, se habilitará Zoho Projects automáticamente. Si posteriormente deshabilita Zoho Projects de forma manual, la opción Add to Projects as Task/Bug (Agregar a proyectos como tarea o error).

Los correos electrónicos que se hayan agregado como Project Tasks (Tareas de proyecto) se reservarán en el lado izquierdo del correo en la lista de correos. Puede hacer clic en esta marca para ver los detalles de la tarea en la lista.

Además de esto, en el panel de lectura de correo electrónico, puede ver los detalles de la tarea o error del proyecto asociado. En la esquina derecha, la etiqueta indicará si el correo electrónico se agregó como Task (Tarea) o Bug (Error).

Puede ver las Tasks (Tareas) que agregó desde el correo electrónico o las que agregó directamente en Projects (Proyectos), en la aplicación Tasks (Tareas) en la sección Zoho Projects. 

Habilitar la integración de Zoho Projects:

Cuando agregue un correo electrónico a Project tasks (Tareas de proyecto) o habilite Zoho Projects Integration (Integración de Zoho Projects) el portal predeterminado escogido en Zoho Projects se asociará en Zoho Mail. Puede elegir cualquier portal predeterminado en Project Integration settings (Configuración de integración de proyectos). 

  1. Inicie sesión en Zoho Mail
  2. Vaya a Settings (Configuración) 
  3. Vaya a Integrations (Integraciones).
  4. Active el botón de alternancia junto a Zoho Projects.
  5. Cuando habilite Projects Integration (Integración de proyectos), puede seleccionar su portal predeterminado en el cuadro de selección portal name (nombre del portal) en la opción Zoho Projects.
  6. Cuando agregue correos electrónicos a Tasks (Tareas) de Zoho Projects, se agregarán en el portal escogido. 

Nota:

En caso de que cambie el portal en Integration settings (Configuración de integración), todas las tareas asociadas con el portal anterior no estarán visibles en los correos electrónicos o en la lista de correos. Esas tareas se pueden visualizar solamente si el portal específico está seleccionado como el portal predeterminado.

Ver o acceder a tareas de Zoho Projects desde la aplicación Tasks (Tareas):

  1. Inicie sesión en Zoho Mail
  2. Haga clic en el ícono Tasks (Tareas) en la barra de aplicaciones de la izquierda.
  3. En la aplicación Tasks (Tareas), ubique la sección Zoho Projects en Tags (Etiquetas).
  4. Aquí se incluirán Project Portals (Portales de proyectos) en los que sea parte del Project (Proyecto). 
  5. Seleccione cualquier Portal (Portal) para ver las Tasks (Tareas) asociadas en el Portal (Portal). 
  6. Después puede filtrar las tareas en función de los proyectos individuales, en la opción Views (Vistas). 
  7. Haga clic en la opción Views (Vistas), para seleccionar el Project (Proyecto) requerido. 
  8. Aparecen en la pantalla las tareas de ese proyecto.
  9. Seleccione una tarea en particular para ver los detalles de la Task (Tarea) en la Preview (Vista previa). 
  10. Si realiza cambios en la Task (Tarea) o en el Task Status (Estado de la tarea), los cambios se actualizarán directamente en Zoho Projects.

Agregar tareas a Zoho Projects:

También puede crear una Task (Tarea) directamente, en cualquier proyecto que se haya creado en Zoho Projects.

  1. Inicie sesión en Zoho Mail
  2. Haga clic en el ícono Tasks (Tareas) en la barra de aplicaciones de la izquierda.  (o haga clic aquí para iniciar la aplicación Tasks [Tareas] en una pestaña).
  3. En la aplicación Tasks (Tareas), ubique la sección Zoho Projects en Tags (Etiquetas).
  4. Aquí se incluirán Project Portals (Portales de proyectos) en los que sea parte del Project (Proyecto). 
  5. Seleccione cualquier Portal (Portal) para ver las Tasks (Tareas) asociadas en el Portal (Portal). 
  6. Después puede filtrar las tareas en función de los proyectos individuales, en la opción Views (Vistas). 
  7. Haga clic en la opción Views (Vistas), para seleccionar el Project (Proyecto) requerido.
  8. Haga clic en el botón Create (Crear) que se encuentra en la izquierda superior de la barra de menú.
  9. Proporcione un Task title (Título de la tarea) y escoja la Task list (Lista de tareas) en las opciones enumeradas.
  10. Proporcione los detalles que correspondan en la Task (Tarea) que va a agregar. 
  11. Haga clic en Save (Guardar) para crear la Task (Tarea) en el Project (Proyecto) seleccionado. 

En función de las preferencias del usuario definidas para ese portal, es posible que pueda o no pueda editar o definir las preferencias para las tareas que correspondan.

Nota:

  • Las tareas en Zoho Projects son solo exclusivas de este menú y no se mostrarán en ninguna de las otras vistas.
  • Si usted no es parte de ningún portal de proyecto, el menú de Zoho Projects no aparecerá en el panel del menú izquierdo. 

Solución de problemas

Sin portales de proyecto

Si es un usuario recientemente registrado y no es parte de Zoho Projects, cuando intente Add an Email as Task/Bug (Agregar un correo electrónico como tarea o error), recibirá una notificación en la que se le informa que no hay portales de proyecto asociados a su cuenta. 

Pasos que debe seguir:

  1. Haga clic en el enlace Zoho Projects que aparece en el mensaje de error emergente.
  2. En la página de Project portals (Portales de proyecto) que sigue, ingrese el nombre de portal que desee.
  3. Haga clic en Create Your Portal (Crear su portal) para agregar el portal.
  4. Vaya a la interfaz de Zoho Mail y realice la acción Add Email as Project Task/Bug (Agregar correo electrónico como tarea o error de proyecto).

El correo electrónico que corresponda se agregará como Task (Tarea) o Bug (Error) en el portal recién creado.

Portal predeterminado

Si ya seleccionó un portal predeterminado en Zoho Projects o si es parte de solo un portal de Zoho Projects, se definirá como portal predeterminado en la integración de Zoho Projects. El correo electrónico escogido se agregará como Task (Tarea) o Bug (Error) en dicho portal.

En caso de que sea parte de varios portales de Zoho Projects, se le pedirá que seleccione uno como el portal predeterminado.

Pasos que debe seguir:

  1. Haga clic en el enlace Settings (Configuración) que aparece en el mensaje de error desplegable.
  2. Active el botón de alternancia junto a Zoho Projects.
  3. Haga clic en el menú desplegable junto a la opción portal name (Nombre del portal).
  4. Elija cualquiera de los portales de proyecto como portal predeterminado.
  5. Vaya a la interfaz de Zoho Mail y realice la acción Add Email as Project Task/Bug (Agregar correo electrónico como tarea o error de proyecto).

El correo electrónico se agregará como Task (Tarea) o Bug (Error).

 

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