Streams - Gestión de grupos

Administración de grupos

Grupos

Los grupos de Zoho Mail ayudan a que los equipos y grupos de personas se coordinen y comuniquen mejor mientras se minimiza el desorden que provocan los correos internos. Los usuarios pueden formar parte tanto de grupos de la organización creados por administradores como de grupos personales creados por otros usuarios, ambos con correos electrónicos activados. Los grupos con correos electrónicos activados son grupos de la organización con una dirección de correo común. Mientras que los administradores y superadministradores pueden crear solamente grupos de la organización, todos los usuarios pueden crear grupos personales. 

Los grupos pueden ser grupos con Streams activado o grupos con Streams desactivado. Los grupos con Streams desactivado, se enumeran aparte en la lista Disabled Groups (Grupos desactivados). Puede publicar mensajes, notas, tareas, eventos y compartir correos electrónicos en grupos con Streams activado para colaborar con su equipo. Los administradores pueden desactivar los grupos de Streams. Los usuarios no podrán hacer nuevas publicaciones en estos grupos, pero seguirán viendo, etiquetando y marcando publicaciones existentes como favoritos.

Listado de grupos

Todos los grupos en los que forma parte aparecen el panel del menú izquierdo en la sección Streams. Los grupos que tienen activado Streams aparecen primero en la lista. Si tiene grupos con Streams desactivado, puede hacer clic en la opción Disable groups (Desactivar grupos) en la lista “Groups (Grupos)”. 

Haga clic con el botón derecho sobre cualquier grupo en el menú de la izquierda para ver las opciones del grupo.
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  • Para iniciar un chat con el grupo completo, seleccione la opción Chat with the group (Chatear con el grupo).
  • Aparecerá una lista de todos los miembros del grupo si selecciona View Members (Ver miembros).
  • Si el grupo es de una organización con correo electrónico activado, también tendrá la opción Email this Group (Enviar correo electrónico a este grupo) cuando haga clic con el botón derecho.
  • Haga clic en la opción Hide Group (Ocultar grupo) si desea sacar el grupo del menú de la izquierda.
  • Seleccione la opción Group Info (Información del grupo) para ver más detalles del grupo.
  • Haga clic en la opción Manage Group (Gestionar grupos) para editar los detalles del grupo. La opción “Manage Group (Gestionar grupos)” estará presente solamente para los grupos donde sea moderador/propietario.

Administración de grupos

La sección “Manage Group (Gestionar grupos)” de Zoho Mail lo ayuda a manejar todos sus grupos desde un solo lugar. Aquí aparecen todos los grupos en los que forma parte. También podrá agregar nuevos grupos, editar/ver los miembros y editar el grupo dentro de los confines de su función en el grupo.

Haga clic en el ícono Manage Groups (Gestionar grupos) en la parte superior de la lista “Streams Group (Grupo de Streams)” para ir a la página de gestión de grupos.

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Creación de grupos

Puede crear nuevos grupos desde la página “Manage Group (Gestionar grupos)” con las siguientes instrucciones.

  1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho Mail.
  2. Vaya a la página de gestión del grupo con el ícono Manage Group (Gestionar grupos).
  3. Haga clic en el ícono Add new group (Agregar nuevo grupo) para crear un nuevo grupo. 
  4. Proporcione el nombre del grupo que desee, los miembros y la descripción del grupo, y haga clic en Create Group (Crear grupo).

Se creará un grupo personal con las especificaciones ingresadas.

Si es el administrador de su organización, puede crear Email enabled Organization Groups (Grupos de la organización con correo electrónico activado) en la sección “Add new group (Agregar nuevo grupo)”.

  1. Siga los pasos anteriores y vaya a la sección “Add new group (Agregar nuevo grupo)”.
  2. Escriba el nombre del grupo, los miembros y la descripción del grupo.
  3. Active la opción “Create as email group (Crear como grupo de correo electrónico)” para crear un grupo con correo electrónico activado.
  4. Escriba la dirección de correo electrónico grupal preferida y haga clic en Create Group (Crear grupo).

Se creará un Organization Group (Grupo de la organización) con una dirección de correo electrónico común. 

Para realizar otras actividades como agregar moderadores, cambiar los niveles de acceso, activar la moderación de correo para el grupo creado, haga clic en More Settings (Más configuraciones) en la sección Edit Group (Editar grupo). Los grupos con correo electrónico activado también se pueden crear directamente en el Panel de control de las cuentas de administrador. Haga clic aquí para obtener instrucciones detalladas.

Vista de grupos

Un resumen de cada uno de los grupos aparece como una tarjeta por separado. La tarjeta de grupo muestra los siguientes detalles sobre el grupo en particular:

  • Nombre e ícono del grupo.
  • Su función en el grupo.
  • Los miembros del grupo.
  • Estado de Streams del grupo.

Puede acceder a cualquiera de los grupos con Streams activado directamente si hace clic en el grupo correspondiente en la página “Manage Groups (Gestionar grupos)”.

Agregar/ver miembros

Para ver una lista de los miembros de un grupo, haga clic en el ícono View Members (Ver miembros) en la vista Group card (Tarjeta de grupo). Si es el moderador o el propietario de un grupo, también podrá agregar miembros al grupo utilizando el mismo grupo. También puede modificar las funciones de los miembros o eliminarlos.

Editar grupos

Para editar los grupos en los cuales sea el moderador o el propietario, haga clic en el ícono Edit Group (Editar grupo) en la esquina superior derecha de la tarjeta del grupo. También puede seleccionar la opción Manage Groups (Gestionar grupos) con el botón derecho en el grupo correspondiente o desde el menú desplegable More Options (Más opciones) en el encabezado del grupo. Puede cambiar el nombre del grupo, la descripción del grupo y el ícono del grupo. Para activar o desactivar Streams para el grupo, marque o desmarque la casilla de verificación Enable Streams (Activar Streams), respectivamente. También puede eliminar el grupo si hace clic en el botón Delete group (Eliminar grupo).

Para los grupos de la organización, también estará presente la opción Allow emails to be posted to group (Permitir la publicación de correos electrónicos en el grupo) en la sección “Edit Group (Editar grupo)”. La opción More settings (Más configuraciones) también estará presente junto a la casilla de verificación, que lo dirigirá hacia el Panel de control. Allí se pueden editar otros detalles del grupo, como la función del usuario, el logotipo del grupo, etc. 

Nota:

También se puede desactivar o activar Streams para un grupo directamente con la casilla de verificación “Enable Streams (Activar Streams)” que aparece en la vista de la tarjeta.

Configuración del calendario

La configuración del calendario para los grupos de Streams la puede editar el propietario o el moderador de los grupos de Streams. Haga clic en el ícono Manage Groups (Gestionar grupos) en el panel izquierdo. Encuentre el grupo cuya configuración desee editar. Haga clic en More Actions (Más acciones) y seleccione la opción Edit (Editar). Vaya a la barra de menú Calendar Settings (Configuración del calendario)

Superposición de eventos:

Puede elegir si desea permitir o rechazar que se creen varios eventos del calendario para la misma fecha y hora. 

Permiso para invitar a usuarios externos a los eventos de grupo:

Cuando se crea un evento de grupo, puede restringir los miembros que se pueden invitar al evento. Puede establecer los permisos, como que las invitaciones se envíen solamente a usuarios del grupo, a los usuarios del grupo y de la organización, o a todos en la organización.

Aprobación del administrador para crear eventos

Los miembros pueden crear eventos en los calendarios del grupo de forma predeterminada. Puede elegir si estos eventos requieren aprobación del administrador del grupo antes de que el evento se agregue al calendario de grupo.

Uso compartido de calendarios personales con el grupo

Los calendarios personales que crearon los miembros del grupo pueden compartirse con el grupo, si es necesario. El permiso se puede activar, desactivar o configurar de tal forma que el calendario se comparta después de que el administrador lo apruebe.

Activación o desactivación de notificaciones del calendario de grupo

Puede activar o desactivar las notificaciones de actividades, tales como la adición de un evento, la actualización de eventos o cuando se elimina un evento de un calendario de grupo. 

Opciones de filtro

Puede modificar la vista “Manage Groups (Gestionar grupos)” para mostrar los grupos de cualquier categoría. Los grupos pueden clasificarse según su función o si Streams está activado para el grupo.

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