Grupos

Grupos

Los grupos de Zoho Mail ayudan a que los equipos y grupos de personas se coordinen y comuniquen mejor mientras se minimiza el desorden que provocan los correos internos. Un usuario puede ser parte de muchos grupos. Puede ser un Grupo de organización con correo electrónico habilitado, Buzón compartido o Grupos personales. Un grupo con correo electrónico habilitado es un Grupo de organización que tiene una dirección de correo electrónico asociada. La creación de grupos organizacionales (grupos con correo electrónico habilitado) es una acción basada en permisos que requiere la aprobación del administrador a través de la Consola de administración, lo que garantiza que solo los usuarios seleccionados tengan este privilegio. Si bien solo los administradores y superadministradores pueden crear Buzones compartidos, todos los usuarios pueden crear Grupos personales.

Los grupos se pueden clasificar en dos categorías diferentes, tales como:

• Listas de distribución (DL)
• Buzón compartido

Listas de distribución

Una DL pueden ser grupos con Streams habilitado o grupos con Streams deshabilitado. Los grupos con Streams deshabilitado se enumeran aparte en la lista Grupos deshabilitados. Puede publicar mensajes, notas, tareas y eventos, así como compartir correos electrónicos en grupos con Streams habilitado para colaborar con su equipo. Los administradores o moderadores de los grupos pueden deshabilitar los grupos de Streams. Los usuarios no podrán crear nuevas publicaciones en estos grupos, pero seguirán viendo, etiquetando y marcando publicaciones existentes como favoritas.

Buzón compartido

Zoho Mail ofrece una función de bandeja de entrada compartida que es diferente de las listas de distribución convencionales. Haga clic aquí para obtener más información sobre Buzón compartido.

Listado de grupos

Todos los grupos en los que forma parte aparecen en el panel del menú izquierdo en la sección Streams. Los grupos con Streams habilitado aparecen primero en la lista. Si tiene grupos para los cuales Streams no está habilitado, puede hacer clic en la opción Deshabilitar grupos en la lista Grupos.

Haga clic con el botón derecho sobre cualquier grupo en el menú de la izquierda para ver las opciones del grupo.
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• Para iniciar un chat con el grupo completo, seleccione la opción Chatear con el grupo.
• Aparecerá una lista de todos los miembros del grupo si selecciona Ver miembros).
• Si el grupo es una organización con correo electrónico habilitado, también tendrá la opción Enviar correo electrónico a este grupo cuando haga clic con el botón derecho.
• Haga clic en la opción Gestionar grupo para ver y editar los detalles del Grupo. La opción de gestionar grupo estará presente solamente para los grupos donde sea moderador o propietario.
• Haga clic en la opción Ocultar grupo si desea sacar el grupo del menú de la izquierda.

Gestión de grupos

La sección Gestionar grupos de Zoho Mail lo ayuda a manejar todas las DL desde un solo lugar. Con la excepción de los buzones compartidos, todos los grupos a los que pertenece aparecen aquí. También podrá agregar nuevos grupos, editar o ver los miembros y editar el Grupo dentro de los límites de su función en el grupo.

Haga clic en el ícono Gestionar grupos en la parte superior de la lista “Grupo de Streams” para ir a la página de gestión de grupos.

Creación de grupos

Grupos personales

Puede crear grupos personales desde la página Gestionar grupos con las siguientes instrucciones.

1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho Mail.
2. Vaya a la página de gestión del grupo con el ícono Gestionar grupos.
3. Haga clic en el ícono Agregar nuevo grupo para crear un nuevo grupo.
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4. Proporcione el nombre deseado del grupo, los miembros y la descripción, y haga clic en Crear grupo.
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Se creará un grupo personal con las especificaciones ingresadas.

Grupos de organización

Los administradores y usuarios, dado que el administrador ha otorgado permiso, tendrán la opción de crear Grupos de organización con correo electrónico habilitado desde la sección Agregar nuevo grupo.

1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho Mail.
2. Vaya a la página de gestión del grupo con el ícono Gestionar grupos.
3. Haga clic en el ícono Agregar nuevo grupo para crear un nuevo grupo.
4. Ingrese el nombre del grupo, los miembros y la descripción del grupo.
5. Active el botón Crearlo como grupo de correo electrónico para crear un grupo con correo electrónico habilitado.
6. Ingrese la dirección de correo electrónico preferida del grupo.
7. Seleccione quién puede enviar correos electrónicos a su grupo desde las opciones que se indican a continuación.
8. Puede elegir la opción que habilita o deshabilita Streams para su grupo y haga clic en Crear.
   

Se creará un Grupo de la organización con una dirección de correo electrónico común.

Puede realizar otras actividades, como agregar moderadores, cambiar los niveles de acceso, administrar el calendario y los permisos de tareas del grupo, y habilitar la moderación de correo para el grupo creado en la sección Editar grupo. Los administradores también pueden crear grupos con correo electrónico habilitado directamente desde la Consola de administración.Haga clic aquí para obtener instrucciones detalladas.

Vista de grupos

Un resumen de cada uno de los grupos aparece como una tarjeta por separado. La tarjeta de grupo muestra los siguientes detalles sobre el grupo en particular:

• Nombre e ícono del grupo.
• Su función en el grupo.
• Los miembros del grupo.
• Estado de Streams/Buzón compartido del grupo.
  

Puede acceder a cualquiera de los grupos con Streams habilitado directamente si hace clic en el grupo correspondiente en la página Gestionar grupos.

Agregar/ver miembros

Para ver una lista de los miembros de un grupo, haga clic en el ícono Ver miembros en la vista Tarjeta de grupo. Si es el moderador o propietario de un grupo, también podrá agregar miembros al grupo utilizando la barra de búsqueda. Todos los miembros de los grupos aparecerán en la lista junto con su estado de disponibilidad.

Puede optar por utilizar la integración de Cliq para chatear y realizar llamadas de audio y video con los miembros de la lista de grupos. Además, si es un moderador o propietario de un grupo, también puede editar las funciones de los miembros o eliminarlos del grupo.

Editar grupo

Puede editar los grupos en los que es el moderador o propietario haciendo clic en la Tarjeta de grupo. También puede seleccionar la opción Gestionar grupos haciendo clic con el botón derecho en el grupo correspondiente o desde el encabezado Grupo en Streams. Puede cambiar el Nombre del grupo, la Descripción del grupo y el Ícono del grupo. Puede habilitar o deshabilitar Streams para el grupo marcando o desmarcando la casilla de verificación Habilitar Streams.

En el caso de los grupos de organización, también se incorporará la opción Incluir correos electrónicos en la sección Editar grupo, que permite que los correos electrónicos enviados al grupo se publiquen en Streams. La opción Configuración avanzada también estará presente junto a la casilla de verificación, la cual lo llevará a la consola de administración, desde donde puede modificar los permisos del grupo. Para obtener más información sobre la configuración avanzada de un grupo, haga clic aquí.

Configuración del calendario

La configuración del calendario para los grupos de Streams la puede editar el propietario o el moderador de los grupos de Streams. Haga clic en el ícono Gestionar grupos en el panel izquierdo. Encuentre el grupo cuya configuración desee editar. Haga clic en el grupo que desea administrar. Vaya a la barra de menú Configuración del calendario. Elija las configuraciones preferidas.

Aprobación del administrador para crear eventos

Los miembros pueden crear eventos en los calendarios del grupo de forma predeterminada. Puede elegir si estos eventos requieren aprobación del administrador del grupo antes de que el evento se agregue al calendario de grupo.

Uso compartido de calendarios personales con el grupo

Los calendarios personales que crearon los miembros del grupo pueden compartirse con el grupo, si es necesario. El permiso se puede habilitar, deshabilitar o establecer de tal forma que el calendario se comparta después de que el administrador lo apruebe.

Permiso para invitar a usuarios externos a los eventos del grupo

Cuando se crea un evento de grupo, puede restringir los miembros que se pueden invitar al evento. Puede establecer los permisos para que las invitaciones se envíen solamente a los usuarios del grupo, a los usuarios del grupo y de la organización, o a todos en la organización.

Superposición de eventos

Puede elegir si desea permitir o rechazar que se creen varios eventos del calendario para la misma fecha y hora.

Habilitar o deshabilitar notificaciones del calendario del grupo

Puede habilitar o deshabilitar las notificaciones de actividades, tales como la adición de un evento, la actualización de eventos o cuando se elimina un evento de un calendario de grupo.

Eliminar grupo

También puede eliminar un grupo del cual es propietario o moderador. Para eliminar un grupo, vaya a Grupos en configuración y haga clic en el grupo que desea eliminar. Haga clic en el botón Eliminar en la sección Eliminar este grupo.

Opciones de filtro

Puede modificar la vista Gestionar grupos para mostrar los grupos de una o más categorías. Los grupos pueden clasificarse según el tipo de grupo, su función en el grupo o si Streams está habilitado para ese grupo.
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