Descargo de responsabilidad por correo electrónico
Los descargos de responsabilidad por correo electrónico/dominio son notas al pie página de toda la organización, que se agregan al final de todos los correos electrónicos enviados desde la organización.
Descargo de responsabilidad por correo electrónico
Un descargo de responsabilidad por correo electrónico/dominio es un párrafo o un texto adjunto en la parte inferior del correo electrónico, como un aviso legal combinado con un aviso de confidencialidad. También se conoce como pie de página de correo electrónico, firma de la organización, boilerplate de correo electrónico y es común para toda la organización.
La ventaja de configurar un descargo de responsabilidad en Zoho Mail sobre la firma de correo electrónico de cada usuario es que el descargo de responsabilidad de confidencialidad se agrega a los correos electrónicos, incluso cuando se envía desde otros clientes de correo electrónico POP o IMAP mediante los servidores SMTP de Zoho. Zoho Mail es compatible con el formato de texto enriquecido para los descargos de responsabilidad. Es posible que los usuarios olviden agregar el texto o tengan algunos errores tipográficos o que el formato no sea coherente.
Los descargos de responsabilidad por correo electrónico son específicos de cada dominio. Si tiene varios dominios configurados, puede agregar un descargo de responsabilidad para cada uno de los dominios de su organización.
Tenga en cuenta que tiene dos dominios, zylker.com y zylkertravels.com, con descargos de responsabilidad por correo electrónico configurados para ambos dominios. Si un usuario tiene cuentas de correo electrónico en ambos dominios, el descargo de responsabilidad del dominio que el usuario elija en el momento de enviar el correo electrónico se agregará al correo electrónico. Si el correo electrónico se envía desde rebecca@zylker.com, el descargo de responsabilidad del dominio zylker.com se agregará al correo electrónico.
Pasos para agregar un descargo de responsabilidad por correo electrónico:
- Inicie sesión en el panel de control de Zoho Mail.
- Vaya al menú Domains y seleccione el dominio para el que desea configurar un descargo de responsabilidad de dominio.
- Vaya a la pestaña Settings y busque la sección Domain Disclaimer.
- Haga clic en la opción Add Disclaimer.
- En el campo de texto que se abre, ingrese el descargo de responsabilidad y formatee el contenido según sus necesidades.
- Puede configurar descargos de responsabilidad personalizados para varios dominios de su organización.
Asegúrese de informar a los usuarios que el texto del descargos de responsabilidad se agregará a nivel de servidor. Por lo tanto, si algún usuario tiene el texto de descargo de responsabilidad agregado en sus firmas, deberá eliminar la opción una vez que aplique los descargos de responsabilidad.
Consejo:
Cuando agrega un descargo de responsabilidad para el dominio, es posible que se muestren varios descargos de responsabilidad al final de los correos electrónicos de cadenas de correo electrónico largas dentro de la organización. Esto no se puede evitar, ya que una vez que se agrega el descargo de responsabilidad, se convertirá en parte del correo electrónico y no se puede eliminar automáticamente en respuestas ni reenvíos. Cuando se responde el mismo correo electrónico o se reenvía de nuevo, se agrega otro descargo de responsabilidad al final, lo que hace que varios descargos de responsabilidad ocupen proporcionalmente más espacio y tamaño en el correo electrónico. Por lo tanto, asegúrese de que su descargo de responsabilidad sea breve y simple, y que sea relativamente de menor tamaño. El tamaño del correo electrónico se calculará junto con el texto del descargo de responsabilidad que agregue.
Ejemplo de texto de descargo de responsabilidad
A continuación, encontrará un ejemplo de descargo de responsabilidad.
Este mensaje contiene información confidencial y está destinado únicamente a la persona mencionada. Si no es el destinatario mencionado, no debe difundir, distribuir ni copiar este correo electrónico. No puede utilizar ni reenviar ningún archivo adjunto en el correo electrónico. Notifique al remitente inmediatamente por correo electrónico si recibió este correo por error y elimínelo de su sistema. Empresa X, Suite #1, calle, ciudad, país, www.empresa.com
Nota:
- Los descargos de responsabilidad se agregan a nivel de dominio para toda la organización.
- Las firmas se configuran a nivel de usuario y, por lo general, tienen detalles como el nombre del usuario, la designación y la información de la ubicación de trabajo, y se aplican solo a la interfaz web