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Exención de responsabilidad de correo electrónico

Las exenciones de responsabilidad de correo electrónico son notas al pie en toda la organización, agregadas al final de todos los correos electrónicos enviados desde la organización.

Exención de responsabilidad de correo electrónico

Una exención de responsabilidad de correo electrónico es un párrafo o un fragmento de texto anexado a la parte inferior del correo electrónico, como un aviso legal combinado con un aviso de confidencialidad. También se conoce como pie de página del correo electrónico, firma de la organización, plantilla del correo electrónico, y es común para toda la organización.

La ventaja de configurar una exención de responsabilidad en Zoho Mail en cada firma de usuario es que la exención de responsabilidad se agrega a los correos electrónicos, incluso cuando se envían desde otros clientes de correo electrónico POP o IMAP utilizando los servidores SMTP de Zoho. Zoho Mail admite el formato de texto enriquecido para las exenciones de responsabilidad. Los usuarios pueden pasar por alto agregar el texto o algunos errores tipográficos, o el formato puede ser incoherente.

Pasos para agregar Exención de responsabilidad en Zoho Mail

  1. Inicie sesión en http://www.zoho.com/mail como administrador
  2. Haga clic en Panel >> Organization Settings (Panel de control >> Configuración de la organización)
  3. Seleccione la pestaña Disclaimer (Exención de responsabilidad)
  4. Seleccione "Add (Agregar)" en el dominio para el cual desea agregar la exención de responsabilidad
  5. Puede introducir y formatear el texto de exención de responsabilidad utilizando las opciones de formateo de texto enriquecido
  6. Puede configurar exenciones de responsabilidad personalizadas para varios dominios en su organización

Asegúrese de hacerles saber a los usuarios que el texto de exención de responsabilidad se agregará al nivel del servidor. Por lo tanto, si los usuarios han agregado el texto de exención de responsabilidad en sus firmas, deben eliminar la opción una vez que exijan las exenciones de responsabilidad.

Ejemplo de texto de exención de responsabilidad

A continuación, se muestra un ejemplo de un texto de exención de responsabilidad para su referencia.

Este mensaje contiene información confidencial y está destinado únicamente a la persona designada. Si usted no es el destinatario designado no debe difundir, distribuir ni copiar este correo electrónico. No puede usar ni reenviar los archivos adjuntos en el correo electrónico. Notifique al remitente inmediatamente por correo electrónico si ha recibido este correo por error y elimine este correo electrónico de su sistema. Empresa X, suite n.° 1, calle, ciudad, país, www.company.com

Nota:

Cuando agrega una exención de responsabilidad para el dominio, puede ocurrir que se muestren varias exenciones al final de los correos electrónicos con largas cadenas dentro de la organización. Esto no se puede evitar, ya que una vez que se agrega la exención de responsabilidad, esta será parte del correo electrónico y no se puede quitar de forma automática mientras se responde o reenvía. Cuando se vuelve a responder o reenviar el mismo correo electrónico, se agrega otra exención de responsabilidad al final, haciendo que varias exenciones tomen proporcionalmente más espacio y tamaño en el correo electrónico. Por lo tanto, asegúrese de que su exención de responsabilidad sea breve y simple, y que sea relativamente menor en tamaño. El tamaño del correo electrónico se calculará en conjunto con el texto de exención de responsabilidad que agregue.

  • Las exenciones de responsabilidad se agregan en el nivel de dominio para toda la organización.
  • Las firmas se configuran a nivel de usuario y generalmente tienen detalles como el nombre del usuario, la designación y la información de la ubicación de trabajo, y solo se aplica a la interfaz web

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