Una factura es un documento que el vendedor entrega al comprador para cobrar un pago. Incluye el costo de los productos adquiridos o los servicios prestados al comprador. Las facturas también pueden servir como registros legales, si contienen los nombres del vendedor y el cliente, la descripción y el precio de los bienes o servicios, y las condiciones de pago.
Evolución de las facturas
Facturas en piedra
Las facturas y los registros de transacciones se hacían ya en el año 5000 a.C. en Mesopotamia. Los comerciantes solían grabar los detalles de las transacciones en tablillas de arcilla o piedra utilizando la forma más primitiva de las matemáticas.
Facturas escritas a mano
Luego, la facturación evolucionó hasta convertirse en facturas escritas a mano en piel de animal, pergamino o papel. Estas facturas contenían la mayoría de los elementos de una factura moderna e incluían firmas o sellos.
Facturas electrónicas
La invención de las computadoras dio lugar al siguiente gran cambio en la facturación. Esta revolución se desencadenó por el deseo de reducir los costos y la mano de obra tradicionales. Con las facturas electrónicas, la facturación se volvió más barata, fácil y rápida.
Facturas en línea
La llegada de Internet dio lugar a mejores formas, y más seguras y ecológicas, de comunicarse con los clientes. Las facturas en línea no requieren el uso de papel, ya que se envían por correo electrónico y los pagos se realizan en línea.
Facturas móviles
La facturación en el mundo moderno se ha vuelto móvil. Las empresas especializadas en SaaS (software como servicio) garantizan que la facturación ahora sea automatizada, segura e instantánea, para que puedas facturar sobre la marcha.
Funciones de las facturas
Las empresas necesitan entregar facturas para exigir pagos. Una factura es un acuerdo jurídicamente vinculante que muestra el consentimiento de ambas partes con respecto al precio y las condiciones de pago. Sin embargo, el uso de facturas tiene otras ventajas.
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Mantenimiento de registros
La ventaja más importante de una factura es la posibilidad de mantener un registro legal de la venta. Esto permite averiguar cuándo se vendió un bien, quién lo compró y quién lo vendió.
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Seguimiento de pagos
Una factura es una herramienta invaluable para la contabilidad. Ayuda tanto al vendedor como al comprador a llevar un registro de sus pagos y cantidades adeudadas.
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Protección jurídica
Una factura correcta es la prueba legal de un acuerdo entre el comprador y el vendedor sobre un precio establecido. Protege al comerciante de demandas fraudulentas.
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Fácil declaración de impuestos
Registrar y mantener todas las facturas de venta ayuda a la empresa a declarar sus ingresos y asegurarse de que se pagó la cantidad adecuada de impuestos.
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Análisis comercial
Analizar las facturas puede ayudar a las empresas a obtener información de los patrones de compra de sus clientes e identificar tendencias, productos populares, horas pico de compra y mucho más. Esto ayuda a desarrollar estrategias de marketing eficaces.
Existen diversos tipos de facturas
Una factura pro forma es un documento que establece el compromiso del vendedor de entregar bienes y servicios al comprador por un precio acordado.
Una factura comercial es un documento que se utiliza para la declaración de aduanas en la venta de bienes que se exportan a través de fronteras internacionales.
Una nota de crédito es un documento que se emite al comprador en caso de devolución de mercancías debido a daños o errores.
Una factura de planilla de horas trabajadas se envía a un cliente para cobrarle el trabajo realizado o los servicios prestados por horas.
Las facturas periódicas se crean y envían a los clientes en intervalos regulares, para transacciones repetitivas como las cuotas de suscripción.
Elementos de una factura
Una factura correcta, jurídicamente correcta, debe contener toda la información que el cliente necesitará para efectuar los pagos y ofrecer una vía para resolver cualquier duda. Veamos los distintos elementos de una factura:
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La palabra "FACTURA"
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Número de factura
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Fecha de prestación del servicio
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Fecha de envío de la factura
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Contacto y nombre de la organización/vendedor
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Nombre y contacto del comprador
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Términos y condiciones
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Detalles del producto/servicio
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Costo por unidad de producto
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Tasas de impuestos
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Importe total adeudado con la moneda
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Una nota personalizada
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La palabra "FACTURA"
La palabra "Factura" y el logotipo de la empresa deben ocupar un lugar destacado en el documento para que puedan identificarse fácilmente.
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Número de factura
Cada factura debe tener un identificador único, como un número de factura, un número de orden de compra o un número de referencia, para distinguirla del resto de facturas del vendedor.
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Fecha de prestación del servicio
Registrar la fecha de prestación del servicio o la fecha de venta puede ayudar a simplificar la catalogación.
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Fecha de envío de la factura
Se debe incluir la fecha de envío de la factura para garantizar que los pagos se realizan a tiempo.
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Contacto y nombre de la organización/vendedor
La factura debe mostrar claramente el nombre del vendedor y la información de contacto para garantizar que el cliente pueda ponerse en contacto con usted para cualquier consulta.
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Nombre y contacto del comprador
También deben incluirse los datos de contacto del cliente para garantizar la legalidad del documento.
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Términos y condiciones
Todos los términos y condiciones de la empresa, incluidas las fechas de vencimiento y las penalizaciones por falta de pago o pagos parciales, deben figurar claramente en la factura.
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Detalles del producto/servicio
En la factura se debe describir cada producto o tipo de servicio prestado.
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Costo por unidad de producto
Se debe incluir el costo de cada artículo o servicio individual.
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Tasas de impuestos
Se debe incluir la base imponible de los productos o servicios.
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Importe total adeudado con la moneda
El importe total adeudado debe figurar claramente en la factura.
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Una nota personalizada
Las facturas se pueden personalizar e incluir una nota de agradecimiento personalizada.
Consejos para facturar
Aquí encontrarás algunos consejos que te ayudarán a sacar el máximo provecho de tus facturas y a asegurarte de que te paguen a tiempo:
Fomenta el pago puntual o anticipado de las facturas.
Haz que el proceso de facturación y pago sea más cómodo para los clientes.
Si corresponde, utiliza la facturación periódica.
Negocia y establece por escrito las condiciones de pago.
Obtén pagos por adelantado.
Automatiza la facturación.
Trabaja para establecer relaciones más estrechas con los clientes.
Retén el trabajo o suspende proyectos si un cliente no paga a tiempo.
¿Quieres saber más sobre cómo conseguir que un cliente pague una factura a tiempo? Forbes te brinda algunas pautas.
Software de facturación moderno
Los modernos productos de software de facturación de las empresas SaaS te permiten automatizar, acelerar y gestionar el proceso de facturación para que te paguen a tiempo.
Lo que puedes hacer con el software de facturación
Crea facturas personalizadas.
Disfruta de una completa libertad en la apariencia de tus facturas. Elige una plantilla prediseñada de una galería y adáptala para que puedas desarrollar tu marca de la forma que desees.
Automatiza tus flujos de trabajo
Siéntate y deja que tu software se ocupe de tus facturas mediante la automatización de tediosas tareas recurrentes, desde los flujos de trabajo de facturación hasta los recordatorios de pago.
Realiza pagos de forma fácil y segura.
El software de facturación garantiza que los pagos sean absolutamente seguros con el cumplimiento de PCI DSS. Incluso puedes cobrar automáticamente los pagos de forma recurrente.
Mejora las relaciones con los clientes
El software de facturación ayuda a que tus relaciones con los clientes alcancen un nuevo nivel. Un buen software de facturación incluye soporte CRM y un portal de clientes para que éstos puedan realizar un seguimiento de sus transacciones o efectuar pagos en línea.
Ventajas de utilizar un software de facturación
El software de facturación ayuda a agilizar los procesos contables y financieros mediante la automatización de tareas importantes. De este modo, podrás hacer lo siguiente:
Recortar costos reduciendo el personal del departamento de facturación y cobros.
Ahorrar tiempo en el seguimiento y control de los pagos atrasados.
Mejorar el flujo de caja mediante un pago más rápido de las facturas.
Reducir el fraude y mejorar la seguridad.
Mejorar las relaciones con los clientes ofreciendo una resolución de errores más rápida.
Descubre cómo puedes utilizar mejor el software de facturación en tu campo de trabajo
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Fideicomisos y organizaciones sin fines de lucro
Una buena factura no es únicamente un recibo de venta, sino un documento legal que te protege contra errores y riesgos. Contar con las herramientas adecuadas para facturación puede ayudarte a simplificar tus procesos de facturación, mejorar el flujo de efectivo y hacer tu contabilidad más sencilla. Un sistema de facturación SaaS amigable es una mejora moderna para cualquier empresa que se encuentra en la edad de piedra de la facturación.
