Cómo facilitar la conciliación bancaria con la contabilidad en la nube

Escuchar las palabras “conciliación bancaria” puede hacerte sufrir, ¡y entendemos por qué!

Conciliar tus cuentas manualmente puede ser un proceso largo y engorroso, propenso a errores humanos y otros riesgos, lo que le cuesta tiempo y dinero. Si tienes una empresa con varias cuentas, puede resultar más difícil supervisar todo el proceso, desde la importación hasta la conciliación de las transacciones. Podrías dedicar más tiempo a revisar las transacciones que realmente coinciden, lo que puede aumentar el riesgo de pasar por alto entradas incorrectas.

En un mundo donde todos buscamos soluciones instantáneas, las soluciones en la nube ofrecen la manera más rápida y sencilla de realizar sus procesos de conciliación bancaria. La contabilidad en la nube garantiza precisión y mayor transparencia, mientras que las funciones y beneficios adicionales pueden ayudarte a comprender mejor tu situación financiera.

Zoho Books , un completo software de gestión financiera que se ejecuta en la nube, puede ayudar con la conciliación bancaria y facilitar las tediosas tareas contables.

¿Por qué necesitas la contabilidad en la nube para la conciliación?  

El rendimiento de tu negocio puede fluctuar en cualquier momento, por lo que es importante utilizar la información correcta que sea útil para tu negocio, ahora y a largo plazo. Con una solución en la nube, obtendrás datos integrados en tiempo real, accesibles desde cualquier lugar del mundo. Conciliar tus datos con fluidez e información precisa te brindará una visión realista de la situación de tu negocio y te ayudará a tomar decisiones empresariales más inteligentes.

Aprender a realizar una conciliación bancaria no es tan fácil, pero sí es más sencillo con la nube. Solo tienes que conectar tu cuenta bancaria a tu software, ¡y listo! Desde ahí, puedes importar y categorizar tus transacciones bancarias, y luego conciliar las transacciones de períodos específicos.

Los beneficios de la contabilidad en la nube para la conciliación bancaria 

Es eficiente y rápida 

Una vez que agregues tus cuentas bancarias a tu software, los datos se extraerán de sus diferentes cuentas y se procesarán eficientemente. Podrás ver fácilmente los datos de sus extractos bancarios, compararlos e identificar transacciones duplicadas. Esto te ayudará a resolverlos más rápidamente. Tu software de contabilidad en la nube te ayudará a encontrar la mejor correspondencia entre tu extracto bancario y tus registros, reduciendo la carga de trabajo para ti y tus colaboradores.

Con las integraciones de banca en línea que ofrece Zoho Books, puedes agregar y conectar fácilmente tu cuenta bancaria a tu software para importar automáticamente tus datos financieros. Incluso puedes importar feeds manualmente, si es necesario. El panel de resumen bancario también resalta las entradas duplicadas, lo que garantiza que tus cuentas estén precisas y actualizadas. Zoho Books te permite reenviar automáticamente los extractos bancarios para que los que recibas por correo electrónico se vinculen automáticamente con el software.

Cuando tienes varias transacciones recurrentes, como cargos por internet, las reglas de transacción pueden ser útiles. En Zoho Books, puedes categorizar automáticamente tu historial bancario según los criterios que establezcas. Por ejemplo, si deseas registrar ciertos retiros como gastos de papelería, puedes hacerlo mediante estas reglas de transacción. De igual forma, una suscripción a una revista puede marcarse automáticamente como gasto, lo que reduce la cantidad de transacciones que debes buscar manualmente.

Además, no es necesario revisar cada transacción manualmente durante la conciliación. Si deseas realizar una acción para varias transacciones a la vez, simplemente realiza una acción en grupo para categorizarlas o eliminarlas.

Mejor visibilidad y menores posibilidades de fraude  

Cuantas más personas tengan acceso a tus datos financieros, mayor será el riesgo, ya que esto puede dar lugar a transacciones duplicadas o fraudulentas de las que quizá no seas consciente hasta la conciliación.

Un software de contabilidad en la nube, como Zoho Books, garantiza la seguridad de tus datos financieros, evitando discrepancias durante el proceso de conciliación. Tus datos se almacenarán de forma segura en la nube, por lo que, incluso si te roban uno de tus dispositivos, la información seguirá protegida. También puedes ajustar el control que los usuarios tienen sobre tus datos y restringir el acceso a información confidencial a solo unos pocos miembros de confianza de tu empresa.

Con un buen sistema de aprobación de transacciones, puedes ver, editar y aprobar cualquier transacción realizada por los colaboradores, lo que aumenta la seguridad. Además de organizar mejor el proceso, constituye una medida de protección adicional contra errores que otros podrían pasar fácilmente por alto. Al optimizar y organizar estas tareas, todos están en sintonía y el proceso de conciliación se simplifica al final del mes.

Puedes crear un flujo de trabajo de aprobación de transacciones a través de Zoho Books. Con esto, los colaboradores solo pueden transferir transacciones después de que tú las hayas aprobado. Por ejemplo, si algún colaborador creó una transacción y deseas marcarla como pagada, primero debe enviarla para su aprobación y no puede continuar hasta que se apruebe.

Proporciona información precisa  

Es fácil pasar por alto un importe o malinterpretar una cifra durante la conciliación, y si no se detecta la discrepancia, podría implicar más trabajo posteriormente. Con la automatización, los errores se detectan fácilmente, lo que garantiza coherencia y precisión en tus cuentas. Es posible detectar y corregir problemas al cotejar y categorizar transacciones, para que tus decisiones comerciales siempre se basen en información precisa.

Zoho Books simplifica la conciliación y categorización de transacciones. Tus depósitos se conciliarán automáticamente, y podrás realizar los ajustes que necesites. Por ejemplo, durante la conciliación, quizá olvidaste un gasto o existe una pequeña diferencia entre el monto real y el que aparece en tus libros. ¡No te preocupes! Puedes agregar fácilmente un ajuste por cualquier concepto que no se hubiera contabilizado previamente.

Las transacciones manuales también se pueden vincular con las transacciones que realizaste en Zoho Books. Si las ha vinculado incorrectamente, desvincularlas las regresará a su estado anterior al error.

Si seleccionas una transacción sin categorizar, Zoho Books sugerirá automáticamente las mejores coincidencias (transacciones realizadas en la misma fecha) y las posibles coincidencias (transacciones registradas en los 90 días posteriores a la fecha del extracto bancario) para esa transacción. Incluso cuentas con filtros para buscar cualquier transacción en particular y combinarlas según corresponda.

Proporciona una mejor comprensión del rendimiento de tu negocio  

Una de las mayores ventajas de la contabilidad en la nube es el análisis de datos en tiempo real que proporciona. Comprender claramente tus finanzas te ayudará a comparar tus registros con tus extractos bancarios. Dispondrás de paneles interactivos que mostrarán el progreso y el estado del flujo de caja, así como informes que mostrarán su situación financiera general.

Con Zoho Books, obtendrás un panel inteligente donde podrás ver tus pagos y recibos pendientes, así como un resumen del rendimiento de tu negocio durante el último período. Esto te permitirá comprender mejor tu situación financiera y tomar mejores decisiones comerciales de cara al futuro.

¡La conciliación en la nube puede ayudar a que tu negocio prospere! Es simple, inteligente y precisa. Al dejar que tu software haga la mayor parte del trabajo, puedes concentrarte mejor y obtener mejores resultados. ¡Todos ganan!