Mit der Serienbrief-Funktion ganz einfach personalisierte Dokumente gesammelt erstellen

Wer personalisierte Dokumente erstellen will, muss normalerweise feste und dynamische Inhalte kombinieren. Zoho Writer mit seinen erweiterten Funktionen ermöglicht das schnellere Erstellen und Versenden personalisierter E-Mails, Briefe und Dokumente und steigert so Ihre Produktivität.

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Benutzerdefinierte Seriendokumentvorlagen

Arbeiten Sie effizienter, indem Sie im Handumdrehen eine Seriendokumentvorlage in Zoho Writer erstellen. Entwerfen Sie ganz neue Vorlagen oder fügen Sie Zusammenführungsfelder in PDF-Dateien ein. Mit den leistungsstarken Bearbeitungs- und Formatierungstools von Zoho Writer können Sie Dokumente mühelos kombinieren und gesammelt erstellen. Writer beinhaltet auch die folgenden Zusammenführungsfunktionen für Dokumente:

  • Werte aus Tabellen abgleichen

    Übertragen Sie Werte aus Zellen in derselben Tabelle oder einer anderen Tabelle in Ihrem zusammengeführten Dokument. Übernehmen Sie einen Wert, ein Wort oder eine Formel mit der zugehörigen Referenz aus einer Tabelle in eine andere. Sie können beispielsweise ein Bruttogehalt aus Tabelle 1 in Tabelle 2 kopieren, um das Nettogehalt zu berechnen, indem Sie einfach die Tabellenzelle angeben.

  • Matrix-Felder einfügen

    Treffen Sie zeitnahe und stimmige Entscheidungen, indem Sie Antworten auf Multiple-Choice-Fragen als Tabelle abbilden. Führen Sie spezifische Antworten für eine klare Datenvisualisierung zusammen. Sie können Umfrageantworten auch kombinieren und sie in Zoho Writer in einer einzigen Tabelle anzeigen.

  • Unnötige Leerfelder ausblenden

    Schluss mit Lücken und leeren Feldern: Gestalten Sie Ihre zusammengeführten Dokumente ordentlicher und übersichtlicher. Nehmen wir an, Sie möchten technische Daten für Laptops an Ihre Kunden senden, aber Zeilen für Zubehör, das nicht verfügbar ist, sollen nicht angezeigt werden. Blenden Sie einfach die leeren Zeilen aus und senden Sie das Dokument so an Ihre Kunden.

  • Daten gruppieren und aggregieren

    In Seriendokumentvorlagen lassen sich Daten als wiederkehrende Blöcke arrangieren, zusammenfassen und präsentieren, um geschäftliche Einblicke effizient abzubilden. Ein Vertriebsleiter könnte zum Beispiel einen Bericht mit allen von einem Vertriebsmitarbeiter abgeschlossenen Geschäften in einem bestimmten Monat (mit dem Gesamtwert der Geschäfte) erstellen, indem er die Funktionen zum Gruppieren und Aggregieren verwendet.

  • Erweiterte Formeln

    Stellen Sie im Handumdrehen komplexe Berechnungen in Serienbriefvorlagen an, indem Sie die Funktionen für Datenunterschied (DATEDIF), Kapitalwert (NPV), aktueller Wert (PV) und zukünftiger Wert (FV) verwenden.

Signaturblöcke detailliert steuern
Signaturblöcke detailliert steuern
Daten gruppieren und aggregieren
Erweiterte Formeln

Unterstützung für verschiedene Datenquellen

Arbeiten Sie flexibel mit der Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen abzurufen und sie mit Ihren Dokumenten in Zoho Writer zusammenzuführen. Erstellen oder importieren Sie Zusammenführungsfelder und passen Sie Ihre Seriendokumentvorlage mit erweiterten Zusammenführungs- und Unterschriftsfeldern an.

Verwenden Sie Bedingungen, um Ihre zusammengeführten Dokumente anhand unterschiedlicher Eingabeoptionen individuell einzurichten, und aktivieren/deaktivieren Sie Optionen in Ihren Dokumenten je nach Ihrer Eingabe.

Zoho Writer unterstützt die folgenden Datenquellen:

  • Zoho Datenquellen:

    Zoho CRM, Zoho Creator, Zoho Forms, Zoho Contacts, Zoho Projects und Zoho Sheet.

  • Externe Datenquellen:

    CSV-Dateien, Google Sheets, Google Forms und Microsoft Excel.

Dokumente selbst unterschreiben
Elektronische Signaturen persönlich erfassen

Vorschauoptionen

Lassen Sie sich Ihr zusammengeführtes Dokument in einer Vorschau anzeigen, bevor Sie es drucken, herunterladen oder per E-Mail versenden.

  • Jeden Wert anzeigen

    Jeder riskiert gern mal einen Blick. Sehen Sie sich jeden Eingabewert im zusammengeführten Dokument kurz an und nehmen Sie Korrekturen vor, bevor Sie fortfahren.

  • Bedingungen überprüfen

    Vergewissern Sie sich, dass die Bedingungen für Ihre Eingabewerte in den zusammengeführten Dokumenten korrekt angewendet wurden. Klicken Sie auf jede Eingabe, um sicherzugehen, dass nur die zugehörigen Inhalte sichtbar sind.

Status der gesammelten Signaturerfassung überprüfen

Workflows nach der Zusammenführung

Bestimmen Sie, welche Schritte für Ihre zusammengeführten Dokumente durchgeführt werden sollen. Wählen Sie aus einer Reihe von Optionen: Speichern, verteilen oder teilen Sie die Dokumente und rufen Sie Funktionen für verschiedene Aktionen ab.

  • Speichern und personalisieren

    Speichern Sie Ihre zusammengeführten Dokumente an einem beliebigen Speicherort. Entscheiden Sie, wie die Dokumente zusammengeführt werden sollten: als separates Dokument für jeden Eingabewert oder als ein Dokument für alle Werte. Sie können Ihre zusammengeführten Dokumente in einem beliebigen Format speichern, z. B. als PDF- oder .docx-Datei.

  • Zusammenführen und per E-Mail versenden

    Teilen Sie Ihr zusammengeführtes Dokument per E-Mail. Sie können entscheiden, ob es in die E-Mail eingefügt oder als Anhang gesendet werden soll. Passen Sie die Absendernamen für Ihre E-Mails an und nutzen Sie Ihre CRM-Inhalte als E-Mail-Text. Fügen Sie Anhänge (entweder einzelne oder Standardanhänge für alle E-Mails) aus Ihrer Datenquelle oder Ihrem Cloudlaufwerk an.

  • Zusammenführen und zur Signaturerfassung senden

    Senden Sie Ihre zusammengeführten Dokumente zur Erfassung elektronischer Signaturen. In Zoho Writer können Sie Optionen für Unterzeichner konfigurieren, eine Unterzeichnungsreihenfolge festlegen, einen Betreff und eine Beschreibung hinzufügen, den Dokumentnamen anpassen und vieles mehr.

  • Zusammenführen und eine benutzerdefinierte Funktion aufrufen

    Nutzen Sie zusätzliche Möglichkeiten für Ihre zusammengeführten Dokumente. Konfigurieren Sie Funktionen aus unserer Galerie oder erstellen Sie Ihre eigene Funktion, um Vorgänge zu definieren, die nach dem Zusammenführen ausgeführt werden sollen.

  • Zusammenführen und ausfüllbare Formulare teilen

    Erstellen Sie, ohne eine einzige Zeile Code programmieren zu müssen, gesammelt personalisierte, interaktive vorausgefüllte Formulare, um Daten und digitale Signaturen zu erfassen. Richten Sie benutzerdefinierte Workflows für Vorgänge im Anschluss an die Einreichung ein, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Weitere Informationen

  • Kennwortschutz für zusammengeführte Dokumente einrichten

    Sichern Sie zusammengeführte Dokumente mit einem Kennwort. Ihr Kennwort kann eine Kombination von Eingabefeldern umfassen, um die Sicherheit zu erhöhen. Richten Sie den Schutz beispielsweise so ein, dass der Empfänger seinen Namen und sein Geburtsdatum eingeben muss, damit nur die gewünschte Person das zusammengeführte Dokument öffnen kann.

  • Zusammenführen und zur Genehmigung senden

    Lösen Sie automatisch Genehmigungsworkflows für Dokumente nach dem Zusammenführen aus, um Geschäftsabläufe zu optimieren und zu beschleunigen.

Eine benutzerdefinierte Unterzeichnungs- und Benachrichtigungsreihenfolge konfigurieren
Eine benutzerdefinierte Unterzeichnungs- und Benachrichtigungsreihenfolge konfigurieren
Fristen und Erinnerungen festlegen
Zusammenführen und ausfüllbare Formulare teilen
Fristen und Erinnerungen festlegen
Zusammenführen und zur Genehmigung senden

Die Zusammenführung planen und den Status verfolgen

Planen Sie die Abläufe für die Zusammenführung und verfolgen Sie ihren Fortschritt mit der in Zoho Writer integrierten Zeiterfassung. Richten Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen für die Initiierung und den Abschluss von Serienbriefen ein.

Fortschritte verfolgen

Zugehörige Funktionen

Steigern Sie Ihre Produktivität und bleiben Sie gut organisiert mit den verschiedenen Automatisierungsvorlagen in Zoho Writer.

Ausfüllbare Vorlagen Signaturvorlagen Vorausgefüllte ausfüllbare Vorlagen

Entwerfen Sie ausfüllbare Formulare und betten Sie sie in Ihre Anwendungen ein. Mit den ausfüllbaren Vorlagen in Zoho Writer lassen sich die Antworten in den Formularen mühelos verwalten.

Weitere Informationen
Ausfüllbare Vorlagen

Der Zoho-Vorteil

Writer ist nur eine von über 40 Anwendungen im ständig wachsenden Zoho-Ökosystem. Jedes Tool unterstützt Sie beim Betrieb Ihres gesamten Unternehmens in der Cloud. Diese enge Integration bedeutet, dass Sie aus Ihren Leads in Zoho CRM oder aus Ihren Mitarbeiterdaten in Zoho People und Zoho Recruit schnell Serienbriefe erstellen können.

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