Zoho Projects unter den Top-20-Softwareangeboten im Bereich Aufgabenverwaltung als Leader ausgezeichnet
Zoho Projects unter den Top-20-Angeboten für Kanban-Software als Leader ausgezeichnet
Die Aufgabenverwaltung ist der Prozess zur Überwachung der Aufgaben im Rahmen von Projekten durch die verschiedenen Phasen hindurch bis zu ihrem Ende. Dazu gehört, dass Sie aktiv Entscheidungen in Bezug auf die Aufgaben treffen, um Änderungen zu berücksichtigen, die in Echtzeit auftreten können,wobei Ihr Endziel in der erfolgreichen Erledigung der Aufgaben besteht. Zur Aufgabenverwaltung im Rahmen eines Projekts gehört auch die effektive Verwaltung aller Aspekte einer Aufgabe wie Budget, Zeit, Umfang, Ressourcen und Wiederholungsmuster.
Projektmanagement beschreibt den Prozess der Verwaltung eines Projekts mit einem festen Start- und Enddatum durch die verschiedenen Phasen der Planung, Durchführung, Überwachung und Fertigstellung. Ein Projekt zielt darauf ab, durch die Ausführung mehrerer überschaubarer Arbeitselemente ein bestimmtes Endziel zu erreichen. Diese Arbeitselemente werden als Aufgaben bezeichnet.
Bei der Aufgabenverwaltung geht es um die Verwaltung einzelner Aufgaben von der Konzeption bis zum Abschluss. Eine Aufgabe muss nicht unbedingt ein Ziel und nicht einmal feste Fristen haben. Eine Gruppe von Aufgaben trägt in ihrer Gesamtheit zur Durchführung eines Projekts bei. Daher entspricht die Aufgabenverwaltung prinzipiell einer Funktion des Projektmanagements.
Beim Projektmanagement müssen Sie das große Ganze im Blick haben. Projektmanager betreuen in der Regel mehrere Projekte mit unterschiedlichen Prioritäten, die gleichzeitig ausgeführt werden. Um hierbei Erfolg zu haben, müssen sie die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Projektkomponenten richtig analysieren. Bei der Aufgabenverwaltung geht es dagegen darum, sich im Kleinen auf die Erledigung der einzelnen Aufgaben zu konzentrieren. Sowohl das Projektmanagement als auch die Aufgabenverwaltung erfordern die Einbindung und Verwaltung des Teams, um sicherzustellen, dass die Ressourcen den Umgang mit mehreren Arbeitsaufgaben optimal bewältigen können.
In der PMI-Umfrage zum globalen Projektmanagement aus dem Jahr 2017 sagten 37 % der Führungskräfte, dass "die Hauptursachen für das Scheitern [von Projekten in ihrem Unternehmen] ein Mangel an klar definierten Zielen und Meilensteinen zur Messung des Fortschritts" und "mangelnde Disziplin bei der Umsetzung der Strategie" seien. Vor dem Hintergrund dieser Studie werden im Folgenden einige wichtige Schritte der Aufgabenverwaltung aufgeführt:
Priorisierung: Die Priorisierung ist der wichtigste Aspekt bei der Aufgabenverwaltung, unabhängig davon, welches Tool Sie dafür nutzen – sei es eine einfache To-Do-Liste oder ein umfassendes Tool zur Verwaltung von Projektaufgaben. Sie hilft Ihnen bei der effizienten Erledigung aller zugehörigen Aufgaben bei gleichzeitiger Einhaltung geplanter Einschränkungen.
Meilensteinverfolgung: Die Ergebnisse dieser Studie zeigen auch, dass die Festlegung klarer Ziele für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts unerlässlich ist. Obwohl für die Aufgabenverwaltung kein Endziel erforderlich ist, trägt die Festlegung von Meilensteinen zur Motivation des Teams zur erfolgreichen Ausführung von Aufgaben bei.
Zeitplanverwaltung: Wenn sichergestellt ist, dass Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden, wirkt sich das positiv auf das Projekt als Ganzes aus. Hierbei kommt es darauf an, durch Abschätzung des Aufwands den richtigen Zeitrahmen festzulegen.
Ressourcenzuteilung: Die Optimierung des Ressourcenmanagements ist der nächste Schritt, um eine effektive Aufgabenverwaltung sicherzustellen. Je nach Budget und Zeitplan sind geeignete Mitarbeiter und Ressourcen für die Erledigung der Arbeit einzuteilen.
Zusammenarbeit: Für alle oben genannten Schritte ist die Zusammenarbeit der Schlüssel. Die Arbeit in Teams bedeutet zwar in der Regel, dass mehr Arbeit erledigt wird, aber es kann schwierig sein, die Teammitglieder auf dem gleichen Stand zu halten. Software zur Aufgabenverwaltung für Teams unterstützt Sie dabei, Ihr Team verbunden zu halten.
Eine weitere interessante Möglichkeit zur Verwaltung von Aufgaben ist die Kategorisierung anhand einer Termin- oder Prioritätsmatrix mit den Achsen "Zeitplan" und "Priorität". In einer solchen Struktur werden notwendige Arbeiten, die sofort zu erledigen sind, sowohl auf der Zeitplan- als auch auf der Prioritätsachse als "Hoch" eingestuft, während notwendige Arbeiten, die nicht sofort benötigt werden, als "Hoch" auf der Prioritätsachse, aber als "Niedrig" auf der Zeitplanachse eingestuft werden.
Durch die Aufgabenverwaltung wird Ihr Workflow in vielerlei Hinsicht verbessert.
Ineffizienz lässt sich oft auf Desinteresse zurückführen. Die Grundsätze der Aufgabenverwaltung sorgen für erhebliche Produktivitätssteigerungen, indem die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit eingesetzt werden. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder sollten ihren Fähigkeiten und Interessen entsprechen.
Ob als Selbständiger oder für ein Unternehmen – bei der Arbeit dient jede Aufgabe dazu, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Am Ende tun wir jedoch oft Dinge, die uns davon ablenken oder nicht dazu beitragen. Wenn Sie an all Ihre Arbeitsaufgaben systematisch herangehen können, richten Sie Ihre Arbeit stärker auf das Endziel aus.
Es ist nicht immer möglich, jeweils nur an einer Aufgabe zu arbeiten. Es kann jedoch chaotisch zugehen, wenn viele Dinge gleichzeitig erledigt werden sollen. Die Aufgaben so zu organisieren, dass der Workflow optimiert wird, trägt sehr zur Steigerung der Effizienz und zur erfolgreichen Umsetzung der Ziele bei.
Für die Aufgabenverwaltung sind zahlreiche unterschiedliche Tools verfügbar, z. B.:
Vom Einkaufen im Supermarkt bis hin zur Planung einer spektakulären Hochzeit – das Erstellen einfacher Listen zur Verwaltung von Aufgaben kommt nie aus der Mode.
Diese einfachen, aber wirkungsvollen Tafeln sind optisch ansprechend und einfach zu bedienen. Eine Aufgabe von "In Bearbeitung" zu "Erledigt" zu verschieben, ist fast so kathartisch wie das Abhaken auf einer Liste.
Was wäre ein Tag ohne mindestens eine Erinnerung an etwas, das Sie letzte Woche vergessen haben zu erledigen? An Terminen gebundene Erinnerungen im Kalender unterstützen Sie bei Ihrer Zeiteinteilung.
Nehmen Sie sich unabhängig davon, ob Sie eine Cloud- oder On-Premise-Software verwenden, die Zeit, Ihre Aufgaben hier zu erfassen – Sie werden mit aufschlussreichen Ressourcen, Erinnerungen und Berichten belohnt.
Außer den Tools selbst sind bei der Implementierung eines Aufgabenverwaltungssystems noch viele weitere Punkte zu beachten.
Lernen Sie es. Üben Sie es. Sagen Sie es zu allem, was Ihrem Ziel nicht dient.
Zeit- und Produktivitätsfresser lenken vom Wesentlichen ab.
Vergessen Sie nicht, Zeit für Routineaufgaben einzuplanen.
Delegieren Sie Aufgaben. Auch wenn Sie Perfektionist sind – alles selbst zu übernehmen, ist ein sicherer Weg in die Katastrophe.
Was heute getan werden kann, sollte sofort erledigt werden. Es hinauszuzögern, führt zu Multitasking der unangenehmen Sorte.
Niemand kann rund um die Uhr produktiv sein, daher sollte auch Pausen eine Priorität eingeräumt werden. Da tagsüber zwangsläufig immer wieder Arbeitsunterbrechungen eintreten, helfen Ihnen bewusste, zeitlich festgelegte Pausen, anschließend mit frischer Kraft weiterzuarbeiten.
Machen Sie sich keine Gedanken über das, was Sie nicht steuern können. Planen Sie etwas Spielraum für unerwartete Zwischenfälle ein, aber lassen sich dadurch nicht in Ihrer Arbeit beeinflussen.
Aufgabenverwaltungssysteme unterstützen alle, die Aufgaben zu erledigen haben – und das trifft wohl auf jeden zu. Mit Projektmanagement und Aufgabenverwaltung befasste Personen lassen sich grob in folgende Kategorien einteilen:
Seien Sie stets über die Auslastung ihrer Teammitglieder auf dem Laufenden, um sie bei der Verteilung der Aufgaben entsprechend zu berücksichtigen.
Die Aufgabenverwaltung für Teams unterstützt die teaminterne Aufgabenverteilung und koordiniert die Teammitglieder, damit sie produktiv auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten können.
Erhalten Sie sofortige Updates und Benachrichtigungen, wenn Ihre Teammitglieder Arbeiten abschließen.
Von der Planung bis hin zur Verwaltung der Aufgaben unterstützt Sie eine derartige Software zur Aufgabenverwaltung bei der Protokollierung und Nachverfolgung aller projektbezogenen Informationen. Die Möglichkeit, Aufgaben, Fristen, Meetings und Verantwortlichkeiten des Teams zu erfassen, macht Software zur Aufgabenverwaltung zu einem wichtigen Tool für Ihre geschäftlichen Anforderungen. Wenn Probleme auftreten, ist nur ein Klick nötig, um die genaue Problemursache zu ermitteln, sofort die Kontrolle zu übernehmen und Maßnahmen zu ergreifen, die den Workflow erfolgreich optimieren. Zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit wie Chat, Foren und Dashboard helfen dem Team, in Verbindung zu bleiben und stets über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu sein.
Je nach Zweck, Preisspanne, vorhandener Arbeitsumgebung und bevorzugter Plattform stehen Ihnen für Projektmanagement und Aufgabenverwaltung verschiedene Tools zur Verfügung. Von einfachen Checklisten, für die möglicherweise nicht einmal eine Internetverbindung nötig ist, bis hin zu einer vollwertigen Projektmanagementsoftware gibt es vielfältige Möglichkeiten. Manche Softwareoptionen sind auch auf bestimmte Branchen wie Baugewerbe, IT und Bildungswesen oder bestimmte Funktionen wie die CRM-Aufgabenverwaltung zugeschnitten.
Zoho Projects ist ein Onlinetool für die Aufgabenverwaltung, das nicht nur erschwinglich und benutzerfreundlich ist, sondern auch über Skalierbarkeits- und Datensicherheitsfunktionen verfügt. Starke Funktionen für die Zusammenarbeit, Kanban Boards, Gantt-Diagramme, detaillierte Berichte und aufgabenspezifische Zeittracker machen diese Software zu einer der besten Aufgabenverwaltungsoptionen auf dem Markt. Bereits die Basisversion verfügt über viele Funktionen und eignet sich zur kostenlosen Aufgabenverwaltung.
Informieren Sie sich hier über die Tarife, zu denen Zoho Projects verfügbar ist.
Die führende Software für das Arbeitsmanagement für Projektteams.
"At our organization, Zoho Projects is the boss. We are able to stay on top of all our deliverables which helps us gain the trust of our customers."
Hansa Sharma, Shared Services Specialist, Cbensol