Streams – Optimierte Zusammenarbeit im Postfach

Streams – Optimierte Zusammenarbeit im Postfach

Zoho Mail Streams ermöglicht die Kommunikation und Zusammenarbeit in einem Teams oder einer Personengruppe. Damit wird die Produktivität des Teams durch eine offene Kommunikation optimiert: Es müssen weniger E-Mails beantwortet und weitergeleitet werden, sodass eine unübersichtliche Flut von E-Mails innerhalb von Teams vermieden wird. Ein Streams-Gruppe fungiert als virtuelles Mitteilungsblatt, in dem alle Nachrichten/Informationen veröffentlicht werden können, die an alle Gruppenmitglieder verteilt werden müssen. Durch die Aufnahme von "Gefällt-mir"-Angaben und Kommentaren ermöglichen Streams strukturierte Diskussionen rund um die Beiträge in der Gruppe. So bleiben alle Mitglieder der Gruppe auf dem Laufenden.

Sie können auch Beiträge für einzelne Personen im Rahmen von privaten Einzelgesprächen verfügbar machen. Gruppen mit aktivierter Streams-Funktion werden im linken Fensterbereich aufgelistet. Sie können eine Gruppe auswählen, um die Aktivitäten der Gruppe anzuzeigen und an diesen teilzunehmen.

Funktionsweise von Streams:

Streams ermöglicht innerhalb von Teams/Gruppen Interaktionen im Stil von sozialen Medien, ergänzt durch "Gefällt-mir"-Angaben und Kommentare für verschiedene Einheiten, die mit Gruppen oder Einzelpersonen geteilt werden können.

  • Statusmeldungen
  • Ereignisse
  • Aufgaben
  • Notizen 
  • E-Mails
  • Lesezeichen

Ein Moderator oder Administrator kann Streams für die Gruppe aktivieren. Nachdem Streams für die Gruppe aktiviert wurde, können alle Mitglieder es in der Liste der Streams-Gruppen im linken Fensterbereich anzeigen. Nach der Aktivierung können die Mitglieder damit beginnen, Nachrichten für die Gruppen zu veröffentlichen. Benutzer können Beiträge auch direkt auf den Pinnwänden einzelner Mitglieder veröffentlichen. Gruppenstreams umfassen die Aktivitäten und Freigaben in Streams für die jeweilige Gruppe. Einzelne Beiträge oder Freigaben sind auf der Startseite im Bereich My Streams (Meine Streams) verfügbar.

Gefällt-mir-Angaben

Benutzer können Beiträge oder Kommentare mit Gefällt mir bewerten, indem Sie auf das Herzsymbol des betreffenden Beitrags/Kommentars klicken. Die "Gefällt-mir"-Bewertung für einen Beitrag/Kommentar kann als Zustimmung oder positive Aufnahme des Beitrags interpretiert werden. Der Eigentümer des Beitrags/Kommentars wird informiert, sobald jemand seinen Beitrag oder Kommentar mit "Gefällt mir" bewertet. 

Kommentare

Kommentare helfen Benutzern, ihr Feedback sofort auf schnelle und einfache Weise verfügbar zu machen. Sie können andere Benutzer im Kommentarbereich @erwähnen, um sie in die Diskussion einzubeziehen oder über die Diskussion zu informieren. Dadurch können Sie auch Feedback von einer ganz bestimmten Person anfragen oder jemandem den Ball in Bezug auf das jeweilige Thema zuspielen.  

Streams-Ansichten

Ihre Streams-Seite können Sie in zwei verschiedenen Layouts anzeigen: in der Social-Media-Ansicht und in der Listenansicht

Social-Media-Ansicht

In der Social-Media-Ansicht werden Ihre Beiträge in einem Social-Media-Format aufgeführt. Die Optionen zum Kommentieren von Beiträgen, Einladen von Mitgliedern, Bewerten von Posts mit "Gefällt mir" usw. werden unterhalb des ursprünglichen Beitrags angezeigt. 

Listenansicht

In der Listenansicht werden Ihre Beiträge wie in der E-Mail-Liste aufgeführt. Sie können auf einzelne Beiträge klicken und diese separat in einer Vorschau anzeigen. Die Optionen zum Durchführen von Aktionen für den betreffenden Beitrag oder zum Anzeigen der Kommentare sind im Vorschaufenster verfügbar. 

Ändern der Streams-Ansicht:

Nach dem Öffnen Ihrer Streams-Seite finden Sie die Symbole für die Social-Media-Ansicht und die Listenansicht oben rechts auf der Seite. Die ausgewählte Ansicht wird hervorgehoben. Klicken Sie auf die gewünschte Ansicht, um das Layout der Seite zu ändern. 

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Statusmeldung

Mitglieder der Gruppe können Status oder Nachrichten in der Streams-Gruppe veröffentlichen. Das ist nützlich, wenn Informationen an die ganze Gruppe weitergegeben werden müssen. Die Mitglieder können den Status mit "Gefällt mir" bewerten oder kommentieren. Je nach Berechtigungsstufe, die für den Beitrag festgelegt ist, können Sie ein anderes Mitglied der Gruppe im Status @erwähnen oder neue Gäste zu den Beiträgen einladen. Der RTF-Editor bietet viele Optionen zum Formatieren des Inhalts der Nachricht. 

Wenn dem Beitrag eine URL oder ein Link zu einer Webseite hinzugefügt wird, wird eine Vorschau als Teil des Beitrags generiert. Der Status kann Anhänge oder eingebettete Videos usw. beinhalten.

Ereignisse

Die Mitglieder der Gruppe können Ereignisse für die Gruppenmitglieder im Streams-Kalender planen. Wenn die Option Invite all group members (Alle Gruppenmitglieder einladen) deaktiviert ist, werden nur die Teilnehmer zu dem Ereignis eingeladen, die vom Ereignisersteller erwähnt wurden. Bei den Ereignissen kann es sich um Teambesprechungen oder externe Ereignisse handeln, die für die Mitglieder der Gruppe von Belang sind. Die Mitglieder der Gruppe können aktuelle Informationen über die Sitzung oder das Ergebnis als Kommentare zur späteren Bezugnahme oder für weitere Gespräche veröffentlichen.

Im Ereignisbereich können die Gruppenmitglieder auch bestimmte externe Ereignisse hinzufügen, die von gemeinsamem Interesse für die Gruppe sind. Beispiel: Webinare, TED-Konferenzen, technische Meetings usw. 

Aufgaben

Gruppenaufgaben unter Streams tragen dazu bei, die gemeinsamen Aufgaben, Aufgabenverantwortlichen und Aufgabenfortschritte für die Mitglieder der Gruppen transparent nachvollziehbar zu machen. Die Mitglieder können Aufgaben in Gruppen veröffentlichen, Prioritäten festlegen, Aufgaben an Personen übertragen und Erinnerungen anlegen sowie ein Fälligkeitsdatum für Aufgaben ansetzen. Der Aufgabe können auch zugehörige Anhänge hinzugefügt werden. 

Die Gruppenaufgabe kann weiter in Teilaufgaben unterteilt werden, und jede Teilaufgabe kann wiederum auf verschiedene Personen übertragen werden.

Die Mitglieder können die Aufgabe mit "Gefällt mir" bewerten oder kommentieren, um Feedback abzugeben. Der Eigentümer der Aufgabe kann die Aufgabe als abgeschlossen markieren oder das Fälligkeitsdatum ändern und Erinnerungen hinzufügen. Dies verschafft den einzelnen Mitgliedern und der Gruppe einen allgemeinen Überblick über die kommenden, ausstehenden und abgeschlossenen Aufgaben, Fristen und anderen Rückmeldungen in Bezug auf die Aufgaben. 

Lesezeichen

Sie können in der Streams-Gruppe beliebige Web-URLs als Lesezeichen hinzufügen, die von den anderen Mitgliedern angezeigt werden können. Der Titel und die Beschreibung der URL werden automatisch in die entsprechenden Felder eingetragen.

Über das Dropdown-Menü rechts unten können Sie festlegen, in welche Streams-Gruppe das Lesezeichen aufgenommen werden soll. Wenn Sie in Ihrer Bookmark App über verschiedene Sammlungen verfügen, können Sie die Sammlung auswählen, der Sie das Lesezeichen hinzufügen möchten.

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 Das hinzugefügte Lesezeichen kann in der Bookmark App angezeigt werden. 

Notizen

Die Mitglieder können gemeinsame Notizen für die Gruppen erstellen und diese auf der jeweiligen Streams-Seite veröffentlichen. Dadurch erhält die Gruppe Zugriff auf gemeinsame Elemente, auf die leicht Bezug genommen werden kann. Wenn der Eigentümer die Notiz ändert, werden alle Mitglieder über die Änderung informiert. Ähnlich wie bei den anderen Elementen können alle Mitglieder der Gruppe eine Notiz mit "Gefällt mir" bewerten oder kommentieren. 

Die Mitglieder können den Notizen außerdem eingebettete Bilder und Anhänge hinzufügen. Dadurch werden Notizen zu einem effizienteren Werkzeug für Zusammenarbeit und Ideenaustausch. 

 

Die anderen Mitglieder können die Gruppennotizen kommentieren, die ursprüngliche Notiz jedoch nicht ändern.

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