Zoho Projects-Integration

Zoho Projects-Integration

Wenn Sie Zoho Projects zur Verwaltung Ihrer Projekte verwenden, können Sie in Zoho Mail alle Ihre Aufgaben portalübergreifend unter den jeweiligen Portalen anzeigen. Diese Integration hilft Ihnen außerdem, die erhaltenen E-Mails direkt mit Projektaufgaben zu verknüpfen oder als Projektfehler zur Nachverfolgung zu erstellen. Die Anwendung Tasks in Zoho Mail bietet Ihnen einen konsolidierten Überblick über Ihre persönlichen Aufgaben und Projektaufgaben, so dass Sie Prioritäten setzen und besser planen können.

Sie können aus Ihrem Postfach heraus über das Zoho Projects-Menü selbst Aufgaben erstellen, aktualisieren und löschen. Sie können eine E-Mail direkt als Aufgabe mit einem Projektportal verknüpfen oder einen Fehler in Zoho Projects melden.

E-Mail als Aufgabe/Fehler in Zoho Projects hinzufügen:

Sie können eine E-Mail direkt einem Projekt als Zoho Projects-Aufgabe/Fehler hinzufügen. Wenn Sie eine E-Mail mit Zoho Projects verknüpfen, wird die Zoho Projects-Integration automatisch aktiviert. Sie kann auch über die Integration settings (Integrationseinstellungen) direkt aktiviert werden.

So fügen Sie einem Projektportal eine Aufgabe hinzu:

  1. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie anzeigen möchten.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü More Actions (Weitere Aktionen) den Eintrag Add To (Hinzufügen zu) und dann Projects as Task/Bug (Projekte als Aufgabe/Fehler) aus.
  3. Wählen Sie in der oberen Menüleiste entweder Task (Aufgabe) oder Bug (Fehler) aus. 
  4. Der Betreff der E-Mail wird als Titel der Aufgabe bzw. des Fehlers hinzugefügt, und der Inhalt wird als Beschreibung hinzugefügt.
  5. Wählen Sie aus den aufgeführten Optionen ein Projekt aus, und bearbeiten Sie die anderen Einstellungen nach Bedarf. 
  6. Standardmäßig werden auch die Anhänge, die Teil der ursprünglichen E-Mail waren, hinzugefügt. Sie können die nicht benötigten Anlagen entfernen.
  7. Klicken Sie auf Save (Speichern). 

Das Zoho Projects-Menü ist standardmäßig in den Integrationseinstellungen deaktiviert. Sie können den Zoho-Projektportalen weiterhin E-Mails als Aufgaben hinzufügen. Auf diese Weise wird Zoho Projects automatisch aktiviert. Wenn Sie Zoho Projects anschließend manuell deaktivieren, ist die Option Add to Projects as Task/Bug (Projects als Aufgabe/Fehler hinzufügen) nicht verfügbar.

E-Mails, die als Projektaufgaben hinzugefügt wurden, werden in der E-Mail-Liste auf der linken Seite der E-Mail gekennzeichnet. Sie können auf diese Markierung klicken, um aus der Liste die Informationen zur Aufgabe anzuzeigen.

Darüber hinaus können Sie im E-Mail-Lesebereich Detailangaben zur zugehörigen Projektaufgabe bzw. dem zugehörigen Fehler anzeigen. Die Kennzeichnung in der rechten Ecke zeigt an, ob die E-Mail als Aufgabe oder Fehler hinzugefügt wurde.

Sie können die Aufgaben aus der Anwendung Tasks, die Sie Projects aus einer E-Mail oder direkt in Projects hinzugefügt haben, im Abschnitt "Zoho Projects" anzeigen. 

Zoho Projects-Integration aktivieren:

Wenn Sie Projektaufgaben E-Mails hinzufügen oder die Zoho Projects-Integration aktivieren, wird das in Zoho Projects ausgewählte Standardportal in Zoho Mail zugeordnet. Sie können ein beliebiges Standardportal aus den Einstellungen der Projektintegration auswählen. 

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Wechseln Sie zu Settings (Einstellungen) .
  3. Navigieren Sie zu Integrations (Integrationen).
  4. Aktivieren Sie den Umschalter neben Zoho Projects.
  5. Durch Aktivieren der Projects-Integration können Sie Ihr Standardportal in Zoho Projects im Dropdown-Menü Portal name (Portalname) auswählen.
  6. Jedes Mal, wenn Sie Aufgaben in Zoho Projects E-Mails hinzufügen, werden sie im ausgewählten Portal hinzugefügt. 

Hinweis:

Wenn Sie das Portal über die Integrationseinstellungen ändern, sind alle früheren Aufgaben, die mit dem vorherigen Portal verknüpft sind, in den E-Mails bzw. in der E-Mail-Liste nicht sichtbar. Diese Aufgaben können nur angezeigt werden, wenn das betreffende Portal als Standardportal ausgewählt ist.

Zoho Projects-Aufgaben über die Anwendung Tasks anzeigen bzw. darauf zugreifen:

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie links in der Anwendungsleiste auf das Symbol Tasks.
  3. Suchen Sie in der Anwendung Tasks den Abschnitt Zoho Projects unter den Tags.
  4. Hier werden die Projektportale aufgeführt, in denen Sie Teil des Projekts sind. 
  5. Wählen Sie ein beliebiges Portal aus, um die unter dem Portal zugeordneten Aufgaben anzuzeigen. 
  6. Sie können die Aufgaben anhand einzelner Projekte über die Option "Views" (Ansichten) weiter filtern. 
  7. Klicken Sie auf die Option Views (Ansichten), um das gewünschte Projekt auszuwählen. 
  8. Die Aufgaben unter diesem Projekt werden auf dem Bildschirm aufgelistet.
  9. Wählen Sie eine bestimmte Aufgabe aus, um die Detailangaben zur Aufgabe in der Vorschau anzuzeigen. 
  10. Wenn Sie Änderungen an der Aufgabe oder dem Aufgabenstatus vornehmen, werden die Änderungen direkt in Zoho Projects aktualisiert.

Zoho Projects Aufgaben hinzufügen:

Sie können Aufgaben auch direkt unter einzelnen Projekten erstellen, die bereits in Zoho Projects erstellt wurden.

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie links in der Anwendungsleiste auf das Symbol Tasks.  (Oder klicken Sie hier, um die Anwendung Tasks in einer neuen Registerkarte zu starten.)
  3. Suchen Sie in der Anwendung Tasks nach dem Abschnitt "Zoho Projects" unter den Tags.
  4. Hier werden die Projektportale aufgeführt, in denen Sie Teil des Projekts sind. 
  5. Wählen Sie ein beliebiges Portal aus, um die unter dem Portal zugeordneten Aufgaben anzuzeigen. 
  6. Sie können die Aufgaben anhand einzelner Projekte über die Option "Views" (Ansichten) weiter filtern. 
  7. Klicken Sie auf die Option Views (Ansichten), um das gewünschte Projekt auszuwählen.
  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Create" (Erstellen) oben in der linken Menüleiste.
  9. Geben Sie einen Aufgabentitel an, und wählen Sie aus den aufgeführten Optionen die Aufgabenliste aus.
  10. Machen Sie die entsprechenden Angaben zur hinzuzufügenden Aufgabe. 
  11. Klicken Sie auf Save (Speichern), um die Aufgabe unter dem ausgewählten Projekt zu erstellen. 

Je nachdem, welche Benutzereinstellungen für das Portal festgelegt wurden, können Sie die Einstellungen für die jeweiligen Aufgaben bearbeiten/festlegen oder nicht.

Hinweis:

  • Die Aufgaben unter Zoho Projects sind nur für dieses Menü bestimmt und werden in keiner der anderen Ansichten aufgelistet.
  • Wenn Sie nicht Teil eines Projektportals sind, wird das Zoho Projects-Menü nicht im linken Menüfenster angezeigt. 

Fehlerbehebung

Keine Projektportale

Wenn Sie ein neu angemeldeter Benutzer sind, der nicht Teil von Zoho Projects ist, werden Sie bei dem Versuch, die Option Add an Email as Task/Bug (Eine E-Mail als Aufgabe/Fehler hinzufügen) zu aktivieren, darüber informiert, dass Ihrem Konto keine Projektportale zugeordnet sind. 

Auszuführende Schritte:

  1. Klicken Sie auf den in der Pop-up-Fehlermeldung angegebenen Link zu Zoho Projects.
  2. Geben Sie auf der daraufhin angezeigten Seite "Project Portals" (Projektportale) den gewünschten Portalnamen ein.
  3. Klicken Sie auf Create Your Portal (Ihr Portal erstellen), um das Portal hinzuzufügen.
  4. Fahren Sie in der Zoho Mail-Benutzeroberfläche fort, und wählen Sie die Option Add Email as Project Task/Bug (E-Mails als Aufgabe/Fehler hinzufügen).

Die entsprechende E-Mail wird im neu erstellten Portal als Aufgabe/Fehler hinzugefügt.

Standardportal

Wenn Sie bereits ein Standardportal in Zoho Projects ausgewählt haben oder Teil nur eines Zoho-Projektportals sind, wird dieses in der Zoho Projects-Integration als Standardportal festgelegt. Die ausgewählte E-Mail wird als Aufgabe/Fehler in diesem Portal hinzugefügt.

Wenn Sie Teil mehrerer Zoho-Projektportale sind, werden Sie aufgefordert, eines der Portale als Standardportal auszuwählen.

Auszuführende Schritte:

  1. Klicken Sie auf den in der Pop-up-Fehlermeldung angegebenen Link Settings (Einstellungen).
  2. Aktivieren Sie den Umschalter neben Zoho Projects.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben der Option Portal Name (Portalname).
  4. Wählen Sie ein beliebiges Ihrer Projektportale als Standardportal aus.
  5. Fahren Sie in der Zoho Mail-Benutzeroberfläche fort, und wählen Sie die Option Add Email as Project Task/Bug (E-Mails als Aufgabe/Fehler hinzufügen).

Die E-Mail wird dem ausgewählten Portal als Aufgabe/Fehler hinzugefügt.

 

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Schreib uns: support@zohomail.com