Eingehende Filter

Eingangsfilter

Ausgangsfilter in Zoho Mail ermöglichen es Ihnen, Ihre ausgehenden E-Mails zu organisieren. Sie helfen Ihnen auch dabei, bestimmte Aktionen für Ihre ausgehenden E-Mails automatisch auszuführen.

Neuen Filter erstellen

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Settings (Einstellungen).
  3. Gehen Sie zu Filters (Filter).
  4. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten konfiguriert haben, wählen Sie das gewünschte Konto aus.
  5. Öffnen Sie die Registerkarte Incoming Emails Filter (Filter für eingehende E-Mails). Klicken Sie auf New Filter (Neuer Filter).
  6. Das Dialogfeld Create Filter (Filter erstellen) wird auf dem Bildschirm angezeigt. Sie müssen in diesem Dialogfeld den Namen, die Filterbedingungen und die Aktionen angeben.
  7. Geben Sie einen Name (Namen) für den Filter an, mit dem der Filter identifiziert werden kann.
  8. Wählen Sie aus, wie Sie die Filteraktionen ausführen möchten.
    • When any of the conditions match (Wenn eine der Bedingungen übereinstimmt, ODER-Filter) – Die Aktionen werden ausgeführt, auch wenn nur eine der Bedingungen übereinstimmt.
    • When all the conditions match (Wenn alle Bedingungen übereinstimmen, UND-Filter) – Die Aktionen werden nur ausgeführt, wenn alle angegebenen Bedingungen übereinstimmen.
    • For all incoming messages (Für alle eingehenden Nachrichten) – Die Aktionen werden für alle eingehenden Nachrichten verarbeitet, unabhängig davon, ob die Bedingungen übereinstimmen.
  9. Wählen Sie den gewünschten Parameter für die Bedingungsart aus, und geben Sie die Condition (Bedingung) für den jeweiligen Parameter an. 
  10. Wählen Sie das passende Muster aus, um die von Ihnen angegebenen Bedingungen zu verbinden. Die verfügbaren Optionen variieren je nach ausgewähltem Parameter. 
    1. Beispiel: Für den Parameter "From" (Von) kann das Muster "Contains" (Enthält), "Begins with" (Beginnt mit), "Ends with" (Endet mit) usw. lauten. 
    2. Für den Parameter "Priority" (Priorität) kann das Übereinstimmungsmuster "Is" (Ist), "Higher than" (Größer als) und "Lower than" (Kleiner als) lauten.
  11. Nachdem Sie die erforderlichen Bedingungen hinzugefügt haben, wählen Sie die Aktionen aus, die Sie für Ihren Filter festlegen möchten.
  12. Wählen Sie für die Aktionen "Move to Folder" (In Ordner verschieben), "Flag as" (Kennzeichnen als) und "Tag as" (Markieren als) in dem Dropdown-Menü über den Aktionsfeldern den passenden Ordner, das passende Tag bzw. die passende Markierung aus.
  13. Wählen Sie Stop Processing Other Filters (Keine anderen Filter mehr verarbeiten) aus, um die Ausführung der anderen Filter zu stoppen.
  14. Klicken Sie auf Save (Speichern), um Ihre Filtereinstellungen zu speichern.

Bedingungen und Aktionen

Jeder benutzerdefinierte Filter weist die folgenden zwei Teile auf: Bedingungen und Aktionen. Einfacher gesagt legen Sie im ersten Teil die Bedingungen fest und geben anschließend eine Regel oder eine Aktion an, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung aus Teil 1 erfüllt ist. 

Bedingungen

Sie können, je nachdem, wie es erforderlich ist, mehrere Bedingungen und mehrere Aktionen einrichten. Die Bedingungen, die jedem Filter zugeordnet werden können, die Vorgangsparameter und der Datentyp, der bei jeder Bedingung verwendet werden muss, sind nachfolgend aufgeführt: 

BedingungenVorgangsparameter
Von

"Contains" (Enthält), "Does not contain" (Enthält nicht), "Begins with" (Beginnt mit), "Ends with" (Endet mit)

"Is" (Ist), "Is not" (Ist nicht)

"In", "Not in" (Nicht in)

Betreff

"Contains" (Enthält), "Does not contain" (Enthält nicht), "Begins with" (Beginnt mit), "Ends with" (Endet mit), "Is" (Ist), "Is not" (Ist nicht)

An

"Contains" (Enthält), "Does not contain" (Enthält nicht), "Begins with" (Beginnt mit), "Ends with" (Endet mit)

"Is" (Ist), "Is not" (Ist nicht), "Only Me" (Nur ich)

Cc

"Contains" (Enthält), "Does not contain" (Enthält nicht), "Begins with" (Beginnt mit), "Ends with" (Endet mit)

"Is" (Ist), "Is not" (Ist nicht), "Only Me" (Nur ich)
An/Cc

"Contains" (Enthält), "Does not contain" (Enthält nicht), "Begins with" (Beginnt mit), "Ends with" (Endet mit)

"Is" (Ist), "Is not" (Ist nicht), "Only Me" (Nur ich)

Inhalt

"Contains" (Enthält),
"Does not contain" (Enthält nicht)

Priorität"Is" (Ist), "Is lower than" (Ist geringer als),
"Is higher than" (Ist höher als)
Anhangname

"Contains“ (Enthält), "Does not contain" (Enthält nicht), "Begins with" (Beginnt mit), "Ends with" (Endet mit), "Is" (Ist), "Is not" (Ist nicht)

Anhangtyp

"Contains" (Enthält), "Does not contain" (Enthält nicht), "Begins with" (Beginnt mit), "Ends with" (Endet mit), "Is" (Ist), "Is not" (Ist nicht)

Zwischen"Date" (Datum), "Time" (Uhrzeit)


Aktionen:

Postfach verwalten:

  • Move to Folder (In Ordner verschieben) – Sie können einen Ordner auswählen und die E-Mail in einen bestimmten Ordner verschieben. Sie können auch einen neuen Ordner erstellen, wenn Sie für einen bestimmten Satz von Bedingungen noch keinen Ordner erstellt haben.
  • Apply a selected Tag/Flag (Ausgewählte(s) Tag/Markierung anwenden) – Sie können ein Tag auswählen, das auf die E-Mail angewendet werden soll. 
  • Mark as Read/Unread (Als gelesen/ungelesen markieren) – Sie können den Status "Read/Unread" (Gelesen/Ungelesen) der E-Mail ändern Beispiel: Sie können bestimmte Benachrichtigungen als gelesen markieren, sodass sie bei der Anzahl der ungelesenen E-Mails nicht berücksichtigt werden. 
  • Delete the email (E-Mail löschen) – Sie können E-Mails unter bestimmten Bedingungen direkt in den Papierkorb verschieben. Beispiel: Dies kann nützlich sein, wenn Sie einige Newsletter immer wieder erhalten, auch wenn Sie sich bereits mehrmals abgemeldet haben. 
  • Delete after N days (Nach N Tagen löschen) – Durch diese Aktion werden die E-Mails gelöscht, die nach der angegebenen Anzahl von Tagen unter die festgelegte Bedingung fallen. Diese Aktion ist hilfreich, wenn bestimmte Benachrichtigungen zu einem bestimmten Zeitpunkt notwendig sind, ein paar Tage später aber nicht mehr gebraucht werden.
    Es ist immer ratsam, die Aktion "Delete after N days" (Nach N Tagen löschen) mit der Aktion "Move to Folder“ (In Ordner verschieben) zu verwenden, da Sie dann wissen, dass E-Mails in diesem bestimmten Ordner nach der angegebenen Anzahl von Tagen gelöscht werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass dieser Ordner entsprechend benannt ist, um darauf hinzuweisen, dass der Inhalt des Ordners nach ein paar Tagen gelöscht wird. 
  • Forward the Mail (E-Mail weiterleiten, an eine andere E-Mail-Adresse) – Bedingtes Weiterleiten – Anstatt alle E-Mails weiterzuleiten, können Sie einige Bedingungen festlegen, unter denen sie weitergeleitet werden. 
  • Don't add attachments to Attachment Viewer (Keine Anhänge zum Anlagen-Viewer hinzufügen) – Eingehende Anhänge werden dem Anlagen-Viewer nicht hinzugefügt, wenn diese Aktion ausgewählt ist. Diese Aktion kann verwendet werden, wenn ein Datensatz mit bestimmten Anhängen in E-Mails ausreicht und nicht dem Anlagen-Viewer hinzugefügt werden muss. 

Hinweis:

Wenn für eine oder mehrere der folgenden Aktionen der von Ihnen ausgewählte Bedingungstyp "Any of these Conditions" (Beliebige Bedingungen) lautet, werden Sie aufgefordert, die Bedingungsart noch einmal zu überprüfen:

  • Move to Spam (Zu Spam verschieben)
  • Delete the email (E-Mail löschen)

E-Mails verarbeiten:

  • Add Mail as Notes (E-Mail als Notizen hinzufügen) – Fügen Sie die gesamte E-Mail als Notiz hinzu, mit dem Betreff als Titel und dem E-Mail-Inhalt als Notizeninhalt. 
  • Assign Mail as Task (E-Mail als Aufgabe zuweisen) – Fügen Sie die E-Mail als Aufgabe hinzu, mit dem Betreff als Titel und dem E-Mail-Inhalt als Beschreibung.
  • Custom Functions (Benutzerdefinierte Funktionen) – Passen Sie die Filteraktionen und -bedingungen mit den verfügbaren Parametern und Deluge-Skripten über Zoho Creator an. Hier erfahren Sie mehr.

Anhänge verwalten:

Sie können Filter konfigurieren, um die Anhänge aus E-Mails, die Ihren Bedingungen entsprechen, in bestimmte Dateispeicherdienste hochzuladen, oder Sie können sich mit einer der folgenden Filteroptionen entscheiden, keine Anhänge zum Anhang-Viewer hinzufügen.

  • Anhänge zu Dropbox hinzufügen
  • Anhänge zu Google Drive hinzufügen
  • Anhänge zu OneDrive hinzufügen
  • Anhänge zu Box hinzufügen
  • Anhänge zu Zoho Docs hinzufügen
  • Don't add attachments to Attachment Viewer (Keine Anhänge zum Anlagen-Viewer hinzufügen) – Anhänge, die Teil Ihrer E-Mails sind, werden dem Anlagen-Viewer nicht hinzugefügt, wenn Sie diese Aktion auswählen.

Speicherdienste authentifizieren

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Settings (Einstellungen).
  3. Gehen Sie zu Filters (Filter).
  4. Öffnen Sie das Fenster Create Filter (Filter erstellen).
  5. Geben Sie die erforderliche Bedingung ein, und klicken Sie auf Select Actions (Aktionen auswählen).
  6. Wählen Sie den Filter Add attachments to (Anhänge hinzufügen zu) Ihrer Wahl aus, und klicken Sie auf Choose Folder (Ordner auswählen).
  7. Klicken Sie in dem daraufhin angezeigten Fenster "Authentication" (Authentifizierung) auf die Schaltfläche Authenticate (Authentifizieren).
  8. Wenn Sie in Ihrem Browser noch nicht bei dem von Ihnen gewählten Dateispeicherservice angemeldet sind, werden Sie dazu aufgefordert. 
  9. Nachdem Sie sich angemeldet haben, wird ein Bestätigungsfenster angezeigt, über das Sie den Zugriff auf Ihre Daten gestatten. Klicken Sie auf Allow (Zulassen).
  10. Eine Liste Ihrer Dateien und Ordner wird angezeigt. Sie können den Ordner auswählen, in den Sie Ihre Anhänge hochladen möchten. Anhänge werden im Stammordner gespeichert, wenn kein Ordner angegeben ist.
Hinweis:
  • Die oben angegebenen Authentifizierungsschritte sind für die Filteroptionen "Dropbox", "OneDrive", "Google Drive" und "Box" auszuführen. Für die Filteroption "Add Attachments to Zoho Docs" (Anhänge zu Zoho Docs hinzufügen) ist der Authentifizierungsprozess nicht erforderlich, da Sie bereits bei Ihrem Zoho-Konto angemeldet sind.
  • Die Beschränkungen für die Upload-Größe von Anhängen sind abhängig von den Größenbeschränkungen der Dateispeicherkonten des Benutzers.

Erweiterte Filter

Sie können erweiterte Filter erstellen, indem Sie eine Kombination aus UND- und ODER-Bedingungstypen verwenden. Wählen Sie den Bedingungstyp Advanced conditions (AND/OR) (Erweiterte Bedingungen (UND/ODER)) aus, um erweiterte Filter zu erstellen. Nachdem Sie mehrere Bedingungen hinzugefügt haben, können Sie die Option "AND" (UND) oder "OR" (ODER) zwischen den Bedingungen ändern, indem Sie darauf klicken.

Neben der Auswahl von „AND" (UND) oder "OR" (ODER) zwischen den Bedingungen können Sie die Reihenfolge, in der diese Bedingungen ausgeführt werden sollen, durch Bearbeiten der Option Criteria pattern (Kriterienmuster) festlegen. Klicken Sie auf Edit (Bearbeiten) neben dem Kriterienmuster, geben Sie die gewünschte Reihenfolge der Bedingungen ein, und klicken Sie auf Save (Speichern).

Beispiel: 

Anforderung – Alle E-Mails von paula@zylker.com und charles@zylker.com mit dem Betreff "Marketing" müssen verarbeitet werden.

Bedingungstyp – Erweiterte Bedingungen (UND/ODER)

Bedingung – Von: paula@zylker.com (1), Von: charles@zylker.com (2), Betreff: Marketing (3)

Kriterienmuster – ((1 ODER 2) UND 3). Die E-Mails mit (1) & (3) und die E-Mails mit (1) & (2) werden verarbeitet, d. h., dass die E-Mails entweder 1 oder 2 erfüllen können, aber 3 erfüllen müssen.

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