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E-Mail-Haftungsausschluss

E-Mail-Haftungsausschlüsse sind unternehmensweite Fußnoten, die am Ende aller vom Unternehmen versendeten E-Mails eingefügt werden.

E-Mail-Haftungsausschluss

Ein E-Mail-Haftungsausschluss ist ein Absatz oder Text, der als rechtlicher Hinweis, kombiniert mit einem Vertraulichkeitshinweis, an das Ende der E-Mail angehängt wird. Dieser wird auch als E-Mail-Fußzeile, Unternehmenssignatur oder E-Mail-Standardtext bezeichnet und gilt für das gesamte Unternehmen.

Wenn Sie in Zoho Mail einen Haftungsausschluss über der Signatur jedes Benutzers einrichten, besteht der Vorteil darin, dass dieser den E-Mails auch dann hinzugefügt wird, wenn sie mit dem Zoho SMTP-Server von anderen POP- oder IMAP-E-Mail-Clients gesendet werden. Zoho Mail unterstützt das RTF-Format für Haftungsausschlüsse. Benutzer können vergessen, den Text hinzuzufügen, oder Tippfehler einfügen, das Format kann inkonsistent sein.

Hinzufügen eines E-Mail-Haftungsausschlusses in Zoho Mail

  1. Melden Sie sich unter http://www.zoho.com/mail als Administrator an.
  2. Klicken Sie auf "Control Panel" >> "Organization Settings".
  3. Wechseln Sie zur Registerkarte "Disclaimer".
  4. Klicken Sie auf "Add" für die Domäne, für die Sie einen Haftungsausschluss hinzufügen möchten.
  5. Sie können den Haftungsausschlusstext eingeben und mit RTF-Optionen formatieren.
  6. Sie können spezifische Haftungsausschlüsse für mehrere Domänen in Ihrem Unternehmen einrichten.

Weisen Sie die Benutzer unbedingt darauf hin, dass der Haftungsausschluss auf der Serverebene hinzugefügt wird. Demnach müssen Benutzer, die den Haftungsausschluss ihrer Signatur hinzugefügt haben, diesen entfernen, sobald Sie Haftungsausschlüsse durchzusetzen.

Beispieltext für Haftungsausschluss

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Haftungsausschluss als Referenz.

Diese Nachricht enthält vertrauliche Informationen und ist nur für die genannte Person bestimmt. Wenn Sie nicht der genannte Adressat sind, dürfen Sie diese E-Mail nicht verbreiten, verteilen oder kopieren. Sie dürfen keine Anhänge aus der E-Mail verwenden oder weiterleiten. Bitte benachrichtigen Sie den Absender umgehend per E-Mail, wenn Sie diese E-Mail versehentlich erhalten haben, und löschen Sie sie aus Ihrem System. Firma X, Suite 1, Straße, Stadt, Land, www.firma.com

Hinweis:

Wenn Sie einen Haftungsausschluss für die Domäne hinzufügen, kann dies dazu führen, dass bei langen E-Mail-Ketten innerhalb des Unternehmens am Ende der E-Mails mehrere Haftungsausschlüsse angezeigt werden. Das lässt sich nicht vermeiden, da der Haftungsausschluss, sobald er hinzugefügt wurde, Teil der E-Mail wird und beim Antworten oder Weiterleiten nicht automatisch entfernt werden kann. Wird die gleiche E-Mail erneut beantwortet oder weitergeleitet, wird am Ende ein weiterer Haftungsausschluss hinzugefügt, wodurch immer mehr Haftungsausschlüsse in der E-Mail immer mehr Raum einnehmen. Stellen Sie daher sicher, dass der Haftungsausschluss einfach, prägnant und von überschaubarer Größe ist. Die Größe der E-Mail wird zusammen mit dem von Ihnen hinzugefügten Haftungsausschlusstext berechnet.

  • Haftungsausschlüsse werden auf Domänenebene für das gesamte Unternehmen hinzugefügt.
  • Signaturen werden auf Benutzerebene eingerichtet und enthalten in der Regel Details wie Name, Tätigkeitsbezeichnung, Arbeitsstätte des Benutzers usw. und gelten nur für die Weboberfläche.

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