Das Zoho Mail Add-on hilft Ihnen dabei, die gesamte Kundenkorrespondenz innerhalb Ihres Zoho CRM-Kontos zu verwalten. Es unterstützt Sie bei der Nachverfolgung der gesamten E-Mail-Korrespondenz zwischen Kunden und CRM-Nutzern. Zusätzlich können Sie als Administrator die folgenden Funktionen nutzen, um die Benutzer des Zoho Mail-Add-on zu verwalten.

• Sicherungskopie des E-Mail-Kontos eines deaktivierten Benutzers erstellen
• Mail Add-on-Konfigurationen sperren
• Mail Add-on-Konfigurationen entsperren

Diese Funktionen sind nützlich, wenn ein Benutzer, der das Zoho Mail-Add-on verwendet, in Zoho CRM deaktiviert ist. Wenn ein Benutzer deaktiviert wird, geht die gesamte E-Mail-Korrespondenz zwischen diesem Benutzer und den Kunden verloren. Um ein solches Problem zu vermeiden, haben Sie die Möglichkeit, ein Backup vom E-Mail-Konto des deaktivierten Benutzers zu erstellen. Dabei werden die E-Mails, die mit den Datensätzen im CRM verknüpft sind, wiederhergestellt, damit die anderen Benutzer (Vertriebsmitarbeiter) sie übernehmen können.

Verfügbarkeit

Erforderliche Profilberechtigung: Benutzer mit dem Profil "Administrator" können auf diese Funktion zugreifen.

 

 Eine Sicherungskopie vom E-Mail-Konto des Benutzers erstellen

Sie können das E-Mail-Konto eines deaktivierten Benutzers nur dann sichern, wenn der Kontotyp Freigabe auf Datensatzebene oder komplette Freigabe lautet. Nachdem Sie die Sicherung durchgeführt haben, sind alle E-Mails des Benutzers verfügbar, die sich auf Datensätze in Zoho CRM beziehen.

So führen Sie eine Datensicherung durch

1. Klicken Sie auf Setup > Benutzer & Steuerung  > Sicherheitssteuerung > Zoho Mail-Add-on-Benutzer.
2. Auf der Seite Zoho Mail-Add-on-Benutzer werden alle aktiven und bestätigten Benutzer von Zoho Mail Add-on aufgelistet.
   Sie können die Daten zu Postfach und Kontotyp für alle Benutzer sehen. Für deaktivierte Benutzer sind auch die Daten zu E-Mail-Backups vorhanden.
3. Klicken Sie auf Daten sichern.
   Die Sicherung der mit den CRM-Datensätzen verknüpften E-Mails wird eingeleitet. Nachdem die Sicherung vorgenommen wurde, ändert sich der Status in Abgeschlossen.

 Konfiguration des Zoho Mail-Add-ons sperren

Die Konfigurationen für das Zoho Mail-Add-on können nur vom Benutzer selbst geändert werden. Sie können nicht die Konfigurationen von E-Mail-Konten anderer Benutzer ändern, Sie können jedoch als Administrator die Konfigurationen sperren. Nach dem Sperren kann der Benutzer die Einstellungen des Mail-Add-ons nicht mehr ändern, auch nicht den Kontotyp oder das Postfach.

Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie vorhaben, ein Backup des E-Mail-Kontos eines deaktivierten Benutzers zu erstellen. Sie können eine Sicherung nur für Kontentypen mit Freigabe auf Datensatzebene oder kompletter Freigabe erstellen. Um den Benutzer daran zu hindern, den Kontotyp auf "Privat" zu setzen, können Sie die Konfiguration des Mail-Add-ons sperren.

So sperren Sie Mail-Add-on-Konfigurationen

1. Rufen Sie Setup > Benutzer & Steuerung  > Sicherheitssteuerung > Zoho Mail-Add-on-Benutzer auf.
   Es werden alle aktiven und bestätigten Benutzer des Zoho Mail-Add-ons aufgelistet.
   Sie können die Daten zu Postfach und Kontotyp für alle Benutzer sehen. Für deaktivierte Benutzer sind auch die Daten zu E-Mail-Backups vorhanden.
2. Klicken Sie für den entsprechenden Benutzer auf Konfiguration sperren.

 Zoho Mail-Add-on-Konfiguration entsperren

Als Administrator können Sie jederzeit die Mail-Add-on-Konfigurationen für Benutzer sperren, um sie am Ändern der Einstellungen zu hindern, und entsperren.

So entsperren Sie Mail-Add-on-Konfigurationen

1. Rufen Sie Setup > Benutzer & Steuerung  > Sicherheitssteuerung > Zoho Mail-Add-on-Benutzer auf.
   Alle aktiven und bestätigten Benutzer von Zoho Mail-Add-on werden aufgelistet.
   Sie können die Daten zu Postfach und Kontotyp für alle Benutzer sehen. Für deaktivierte Benutzer sind auch die Daten zu E-Mail-Backups vorhanden.
2. Klicken Sie für den entsprechenden Benutzer auf Konfiguration entsperren.

 Neues Backup erstellen

Wenn ein Benutzer deaktiviert ist, kann eine Sicherungskopie vom E-Mail-Konto des Benutzers erstellt werden. Es kann auch vorkommen, dass ein Benutzer erneut für das Unternehmen arbeitet und über das CRM-Konto E-Mails versendet. Wenn der Benutzer daraufhin wieder deaktiviert wird, können Sie eine Sicherung der neuen E-Mails im CRM-Konto erstellen.
In zwei Fällen ist die Option zur Sicherung der neuen E-Mails nicht verfügbar:

1. Wenn der Benutzer die Zoho Mail-Add-on-Konfiguration nach der Aktivierung durch den Administrator nicht speichert. Der Benutzer muss sich bei seinem Konto anmelden und die Mail-Add-on-Konfiguration speichern.
2. Wenn der Benutzer die Einstellung des Kontos auf "Privat" ändert, kann der Administrator nach erneuter Deaktivierung des Benutzers keine Sicherung erstellen.

So erstellen Sie eine neue Sicherung

1. Rufen Sie Setup > Benutzer & Steuerung  > Sicherheitssteuerung > Zoho Mail-Add-on-Benutzer auf.
2. Wählen Sie auf der Seite Zoho Mail-Add-on-Benutzer das Kontrollkästchen für den deaktivierten Benutzer aus.
3. Klicken Sie auf Neue Sicherung.