E-Mail-Optionen in Zoho CRM: Vergleich
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E-Mails in Zoho CRM: Überblick
Das primäre Tool eines Vertriebsexperten ist das CRM, aber der Großteil seiner Kommunikation mit Kunden erfolgt per E-Mail. Daher muss der Mitarbeiter ständig zwischen CRM und seinem E-Mail-Posteingang wechseln, um potenzielle Kunden nachzuverfolgen und die Vertriebsdetails zu aktualisieren.
Das Hauptproblem, E-Mail und CRM unabhängig voneinander zu haben, liegt darin, dass Ihnen der Vertriebskontext fehlt, um die Kommunikation mit Ihren Kunden zu priorisieren. E-Mails müssen nicht immer in der Reihenfolge gelesen werden, in der sie eingehen – eine wichtige E-Mail von einem Top-Kunden könnte sich vielleicht ganz unten in Ihrem Posteingang befinden, beispielsweise eine schnelle Support-Anfrage oder eine Beschwerde-E-Mail. Wenn Sie dazu kommen, die E-Mail zu lesen, ist es möglicherweise schon zu spät. Wenn Sie nur gewusst hätten, dass die Mail von einem Ihrer besten Kunden war, hätten Sie sofort reagiert.
Der Vertriebskontext zu Kundeninteraktionen unterstützt Sie also dabei, die Kommunikation mit dem Kunden zu priorisieren und effizienter zu gestalten. Hier kommt der E-Mail-Versand von Zoho CRM ins Spiel. In der E-Mail-Suite von Zoho CRM steht Ihnen eine Vielzahl von Optionen zur Verfügung.
- Sie können E-Mails direkt aus CRM senden und empfangen.
- Sie können die E-Mails verfolgen lassen, um nützliche Berichte und Einblicke zu erhalten.
- Sie können E-Mail-Kommunikationen nach Absender priorisieren: Kunden, Leads/Kontakte, Kollegen oder unbekannte Personen.
- Darüber hinaus können Sie Ihre E-Mails automatisch mit den Kundendaten in CRM verknüpfen. Auf diese Weise können Sie an einem Standort die Vertriebsdetails und die E-Mails für einen Kunden anzeigen.
Dies trägt entscheidend dazu bei, den Vertriebskontext in der Kommunikation zu berücksichtigen.
Es ist ganz einfach, Ihre E-Mails in Zoho CRM einzurichten. Bevor Sie dies tun, sollten Sie aber die Palette der Optionen kennenlernen, um zu ermitteln, welche Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen. In diesem Dokument finden Sie einen kurzen Vergleich der verschiedenen E-Mail-Optionen in Zoho CRM sowie ihrer Vorteile.
Welche E-Mail Option ist die richtige für Sie?
Die E-Mail-Optionen in Zoho CRM lassen sich danach kategorisieren, ob Sie Ihr E-Mail-Konto in CRM konfigurieren möchten oder nicht.
Option 1 (sehr empfehlenswert)
| Anforderung | Sie möchten E-Mails über Zoho CRM senden und empfangen. |
| Lösung | Konfigurieren Sie Ihr E-Mail-Konto über IMAP. |
| Vorteile |
Kurz gesagt, müssen Sie Ihr CRM-Fenster gar nicht mehr verlassen. Sie können Vertriebs- und E-Mail-Funktionen innerhalb von CRM durchführen. |
| Nachteile | Es gibt keine Nachteile für diese Lösung. Sie ist sinnvoll und sicher.
Wenn Sie allerdings generell Bedenken haben, Ihre E-Mail-Konten mit Anwendungen von Drittanbietern zu integrieren, können Sie die folgenden Alternativen in Betracht ziehen. |
Option 2:
| Anforderung | Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto (beispielsweise aus Gründen der Sicherheit oder der Unternehmensrichtlinien) nicht konfigurieren möchten.
Sie möchten aber trotzdem E-Mails von CRM aus senden. |
| Lösung | Keine E-Mail-Konfiguration erforderlich. Starten Sie umgehend mit dem Senden von Mails von CRM aus. |
| Vorteile |
|
| Nachteile |
Der Grund für diese beiden Nachteile ist, dass CRM den E-Mail-Client nicht steuern kann. CRM kann also weder Ihre ausgehenden E-Mails noch Ihre eingehenden E-Mails aus dem E-Mail-Client abrufen. Aus dem gleichen Grund ist die E-Mail-Analyse auch über CRM gesendete E-Mails beschränkt. |
Option 3:
| Anforderung | Sie möchten Ihr E-Mail-Konto nicht im CRM konfigurieren. Dennoch möchten Sie eine Kopie der E-Mails sehen, die innerhalb von CRM von Ihrem E-Mail-Client gesendet wurden. |
| Lösung | Verwenden Sie die BCC-Dropbox. |
| Vorteile |
|
| Nachteile |
|
E-Mail-Funktionen: Verfügbarkeitsdiagramm
| Funktion | Verfügbar ohne Aktivierung Ihres E-Mail-Kontos in CRM | Verfügbar bei Aktivierung Ihres E-Mail-Kontos in CRM |
| Eingehende E-Mails mit CRM-Datensätzen verknüpfen | ✘ | ✓ |
| Zoho SalesInbox | ✘ | ✓ |
| Einzelne E-Mails senden | ✓ | ✓ |
| Massen-E-Mails senden | ✓ | ✓ |
| BCC-Dropbox | ✓ | ✓ |
| E-Mail-Einblicke und -Berichte | ✓ | ✓ |
| Unternehmens-E-Mails | ✓ | ✓ |
| Ausgehende E-Mails mit CRM-Datensätzen verknüpfen | ✓ | ✓ |
Ihr E-Mail-Konto in Zoho CRM einrichten
Über die IMAP-Konfiguration können Sie ein E-Mail-Konto von gängigen E-Mail-Clients einrichten, wie z. B. Gmail oder Yahoo.
- IMAP (Internet Message Access Protocol) ist nützlich, wenn der gesamte E-Mail-Posteingang in Zoho CRM repliziert werden soll. Die IMAP-Konfiguration ist ein bevorzugtes Protokoll in vielen Unternehmen, da sie die Synchronisierung über mehrere Geräte hinweg erleichtert. Wenn Sie das IMAP-Konto in CRM aktivieren, erhalten Sie automatisch Zugang zu den Vorteilen der SalesInbox.
- POP (Post Office Protocol) – Dieses Protokoll lässt keine Synchronisierung zwischen mehreren Geräten zu. Dies ist jedoch nützlich, wenn Sie dafür sorgen möchten, dass Ihre E-Mails gesichert werden können. Beispielsweise scheidet ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen aus, und Sie haben alle seine/ihre E-Mails gesichert. In diesem Fall ist eine Konfiguration des E-Mail-Kontos über POP3 sehr nützlich.