5 وحدات أساسية يجب توفرها في نظام إدارة النقل (TMS(

أنظمة إدارة النقل (TMS) من الأدوات المحورية في سلسلة التوريد الحديثة، حيث تُمكن المؤسسات من إدارة عمليات النقل ومراقبتها والتحكم فيه وتحسينها بكفاءة عالية. وتساعد هذه الأنظمة على تسهيل العمليات اللوجستية.

بحسب تقديرات شركة Gartner، تغطي أنطمة TMS وظائف مهمة مثل تخطيط حركات الشحن، واحتساب تكاليف النقل، والتسوق عبر جميع الوسائط، واختيار شركة النقل المثلى، والتعامل مع الفواتير والمدفوعات.

لماذا تستخدم المؤسسات نظام إدارة النقل؟

تستخدم المؤسسات نظام إدارة النقل (TMS) لتحقيق مجموعة من الأهداف الجوهرية التي تُسهم في تحسين الأداء التشغيلي وتعزيز القدرة التنافسية. من أبرز هذه الأهداف:

• تنفيذ سلسلة توريد فعالة ومرنة، بما يُسهل الاستجابة السريعة لتقلبات السوق وتغيرات الطلب.

• تبسيط العمليات اللوجستية المعقدة، وخفض معدلات الخطأ الناتجة عن العمليات اليدوية.

• إدارة شركات النقل ومقدمي الخدمات بطريقة مركزية تضمن الشفافية والكفاءة.

• تتبع الشحنات وإدارتها في الوقت الفعلي، مما يحسّن من دقة التسليم ويعزز رضا العملاء.

• تخطيط وتحسين المسارات لخفض التكاليف وتوفير الوقت.

• الحصول على رؤى تحليلية معمقة تساعد في اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على بيانات واقعية. 

فيما يلي 5 وحدات أساسية يجب أن تتوفر في أي نظام إدارة نقل فعّال لضمان كفاءة سلسلة التوريد:

وحدة إدارة الطلبات

تنطوي الإدارة الفعالة للطلبات على التكامل السلس بين بيانات الطلبات القادمة من مصادر مختلفة مثل بيانات المخزون، أنظمة التنفيذ، وقواعد بيانات المورِّدين. يجب أن تُوفّر هذه الوحدة للمستخدمين رؤية تفصيلية لجميع مراحل دورة حياة الطلب، بدءًا من تقديم الطلب وحتى إتمام تنفيذه. 

تشمل مزاياها:

• رؤية شاملة لحالة الطلبات ضمن خطط مسارات مثالية.

• التعامل مع التغيرات في متطلبات النقل بناءً على أنواع الطلبات المختلفة.

• مزامنة عمليات التسليم لتلبية توقعات العملاء (ولا سيما عمليات التسليم في نفس اليوم).

• دمج بيانات التسليم.

يجب أن تحتوي هذه الوحدة أيضًا على ميزات تضمن عدم فقدان الطلبات أو تأخيرها أو تعرضها للتلف أثناء عملية التنفيذ. كما وتتيح لكل من العملاء، وممثلي خدمة العملاء، والمديرين تتبّع الطلبات في الوقت الآني ومن أي مكان. 

وحدة إدارة الشحن

تُعَد إدارة الشحن عنصرًا أساسيًا في أي عملية لوجستية، حيث يمكن أن يؤدي سوء إدارتها إلى خسائر فادحة إذا لم يتم التحكم فيها بشكل صحيح. في عصر الأنظمة القائمة على السحابة، أصبحت الإدارة اليدوية للشحن غير فعالة، لذا من الضروري أن يحتوي نظام إدارة النقل على وحدة متطورة لإدارة الشحن. 

الوظائف الرئيسية:

• تقدير رسوم الشحن: تساعد هذه الميزة على تقدير التكاليف والتخطيط المالي، وايضًا سيتمكن المستخدمون من حساب تعريفات الشحن التي قد تختلف من منطقة إلى أخرى. بالإضافة إلى انها يجب أن تكون قادرة على توقع التكاليف بدقة عبر مختلف الطلبات.

• السماح لشركات النقل بإصدار الفواتير ذاتيًا. سيكون لكل شركة نقل متطلباتها الخاصة لإصدار الفواتير.

• معالجة النزاعات باستخدام نظام تسويات مدمج لتقليل الوقت والتكاليف. سيوفر ذلك وقتًا هائلاً في حالة النزاعات التي قد تنشأ مع شركات النقل.

وحدة اختيار شركات النقل وتقييم أدائها

تُعد وحدة اختيار شركات النقل وتقييم أدائها الركيزة الأساسية في نظام إدارة النقل (TMS)،إذ تساهم في اختيار أفضل مزودي خدمات النقل استنادًا إلى معايير دقيقة مثل التكلفة، ووقت التسليم، وجودة الخدمة، والتقييمات السابقة. كما تتيح هذه الوحدة تتبّع الأداء وتحليل البيانات لدعم اتخاذ قرارات مبنية على رؤى واضحة وموثوقة.

أهم الميزات التي يجب أن توفرها هذه الوحدة:

• تحسين ودمج المسارات:  يجب أن توفر هذه الوحدة إمكانيات متقدمة لتخطيط وتحسين مسارات النقل، مع عرض تفصيلي للمسارات التي تسلكها الشاحنات وناقلات الشحن، مما يساهم في تنفيذ الخطط التشغيلية بكفاءة عالية.

• دعم النقل متعدد الوسائط: يُعَد ذلك أمرًا ضروريًا عند التعامل مع مقدمي الخدمات اللوجستية من الطرف الثالث )3PL) والطرف الرابع (4PL) لضمان تنسيق أفضل وتكامل أعلى في سلسلة التوريد.

• تحديث الوثائق رقميًا: تشمل رقمنة المستندات الخاصة بالشحن مع دعم تطبيقات الأجهزة المحمولة لتحديث المعلومات بسلاسة وفعالية.

• تتبع وإدارة الأساطيل: توفر هذه الوحدة إمكانيات التتبع لناقلات الشحن، بالإضافة إلى إدارة المعلومات وبيانات الأسطول.

• إدارة السعة: من خلال إدارة سعة الأسطول، يمكن تحقيق أقصى استفادة من الموارد وتقليل التكاليف التشغيلية.

• تعزيز التواصل بين جميع أصحاب المصلحة: عن طريق الاستخدام الفعال لأدوات التعاون تُمكن أدوات التعاون المتقدمة مثل الإشعارات الفورية عبر الهواتف الذكية من تسهيل التنسيق وتحسين الاستجابة الفورية لأي مستجدات.

• مراقبة الأداء: من خلال أدوات تحليل أداء الأسطول، حيث يمكن تحديد نقاط الضعف ومعالجتها، الأمر الذي ينعكس على زيادة الربحية وتحقيق الكفاءة التشغيلية.

• تحسين خدمة العملاء: تتيح هذه الميزة إمكانية التواصل مع ممثلي خدمة العملاء، وهو أمر ضروري في حال لمعالجة أي استفسارات تتعلق بالشحنات أو الفواتير أو الأسطول خلال أي مرحلة من مراحل عملية التنفيذ.

• تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI): يعد تنفيذ EDI خطوة استراتيجية لضمان التدفق السلس للبيانات في جميع مراحل سلسلة التوريد. وتقليل الاعتماد على الوثائق الورقية، ما يؤدي إلى تحسين الكفاءة ودقة المعلومات.

• إدارة شركات النقل: تشمل هذه الميزة إدارة العقود وتقييم الأداء الفعلي لشركات النقل، ما يمكِّن المؤسسة من اختيار الشركات الأنسب لاحتياجاتها.

• ميزة التدقيق والتحقق: تهدف هذه الميزة إلى التحقق من كل شحنة ، والتعامل مع أي مشكلات قد تنشأ في المستقبل وحلها بشكل استباقي.

وحدة التصنيع

تُسهم وحدة التصنيع ضمن نظام إدارة النقل في تعزيز كفاءة سلسلة التوريد وتكامل العمليات الإنتاجية، مما يضمن استمرارية تدفق المواد والبضائع. 

من الميزات الأساسية  في وحدة التصنيع:

• مراقبة المخزون وإدارته: تسهم هذه الميزة في الحفاظ على احتياطي المخزون في المستودع على النحو الأمثل وبالتالي ضمان توافر المنتجات عند الحاجة.

• إدارة العمليات التشغيلية: تضمن هذه الميزة وصول المنتجات في الوقت المناسب لتلبية طلبات المستهلكين بشكل صحيح، كما تراقب أداء العاملين في المستودعات لضمان تنفيذ المهام بشكل مستمر.

• إدارة الأصول: تهدف إلى خفض التكاليف التشغيلية والمخاطرالمرتبطة في الأصول، بالإضافة إلى خفض التكلفة الإجمالية للملكية (TCO(

وحدة التحليلات وإعداد التقارير

تُنتج العمليات الرقمية كميات هائلة من البيانات. ومن خلال تنقيح هذه البيانات، يمكن الحصول على معلومات مُعمّقة تساعد على تحسين الكفاءة التشغيلية. تُسهّل وحدة التحليلات وإعداد التقارير عملية تحويل البيانات التشغيلية الأولية إلى معلومات قابلة للتنفيذ، ما يساعد صناع القرار وأصحاب السلطة في المؤسسة على اتخاذ القرارات السليمة في الوقت المناسب، ومن ثَم دفع عجلة نمو المؤسسة.

يجب أن تحتوي وحدة التحليلات وإعداد التقارير على الميزات الآتية:

• تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): تشمل مؤشرات النقل وسلسلة التوريد، وتلخيصها لتقديم نظرة شاملة على أداء المؤسسة.

• إعداد تقارير دقيقة وشاملة: تتضمن تقارير دقيقة تتعلق بالنفقات، وأداء الأسطول، والفواتير، وإدارة الموارد البشرية.

• مشاركة التقارير مع أصحاب المصلحة: تعزز التعاون بين أعضاء الفريق من خلال المعلومات داخل المؤسسة وخارجها.

• دعم ذكاء الأعمال: حيث تساعد في تقدير الأرباح والخسائر (P&L) وتقديم رؤى استراتيجية لتطوير العمليات وتحقيق النمو.

• تقييم فعالية العمليات التنظيمية الحالية: من خلالها يتم تحديد العمليات غير الفعالة التي تشكل عبئًا على المؤسسة، والعمل على تعديلها استنادًا إلى المعلومات المعمّقة المكتسبة، ما يؤدي إلى رفع الكفاءة التنظيمية للمؤسسة. 

الحل الأمثل لنظام إدارة النقل

تواجه العديد من المؤسسات تحديات كبيرة عند اختيار برمجيات نظام إدارة النقل (TMS) المناسبة. تُعَد أنطمة  تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاصة بإدارة النقل مكلفة ومعقدة، فإن الحلول الجاهزة غالبا ما تكون عامة إذ تأتي بمجموعة محدودة مسبقًا من الميزات. ولا توفر الميزات الشاملة التي تتطلبها عمليات النقل الحديثة.  وهنا يبرز دور منصات تطوير التطبيقات المخصصة التي تتطلب تعليمات برمجية منخفضة مثل Zoho Creator.

الحل يكمن في تطوير نظام إدارة نقل مخصص، يلبي المتطلبات الدقيقة لسلسلة التوريد الخاصة بك. وهنا يأتي دور منصات التطوير منخفض التعليمات البرمجية مثل Zoho Creator، والتي تتيح بناء تطبيقات مخصصة بسهولة ودون الحاجة إلى معرفة برمجية مسبقة. بالإضافة إلى ذلك، كل ما هو مطلوب للبدء في إنشاء تطبيقات لوجستية مخصصة هو متصفح ويب واتصال بالإنترنت.

استفد من إمكانيات Zoho Creator لبناء نظام إدارة نقل ذكي وفعال لشركتك، وحقق فوائد مثل الاستقلالية عند توظيف فِرق تكنولوجيا معلومات مكلفة،  ابدأ اليوم  في إنشاء تطبيقك الخاص دون تعقيدات، وحقق مستوىً جديدًا من التميز في إدارة النقل.