Mô hình Waterfall hay mô hình thác nước được biết đến rộng rãi trong các quy trình quản lý dự án về phần mềm và vận hành doanh nghiệp.
Với độ phủ rộng và tính ứng dụng lâu dài, mô hình này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát về mặt tiến độ hoạt động.
Vậy nguyên lý hoạt động cụ thể của mô hình Waterfall là gì? Đâu là ưu và nhược điểm của phương pháp này? Khám phá ngay các thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.
Khám phá về mô Hình Waterfall
Mô hình Waterfall là gì?
Mô hình Waterfall còn được biết đến với tên gọi thân mật là Mô hình thác nước (Waterfall). Đây là phương pháp được sử dụng trong quá trình quản lý dự án, với độ phủ rộng rãi và tính ứng dụng cao.
Phương pháp được đặt tên như đúng cách người thực thi hình dung về nó, Mô hình thác nước, với các giai đoạn được sắp xếp nghiêm ngặt và chỉn chu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án và phát triển phần mềm theo quy trình tuyến tính và tuần tự.
Cụ thể, các dự án được quản lý dựa trên mô hình đều đi theo các giai đoạn được phân bổ sẵn, và chỉ khi các giai đoạn trước đó được hoàn thành, các bước tiếp theo mới được triển khai để thực hiện.
Tên gọi tượng hình như Thác nước hay Waterfall được định hình dần từ cách doanh nghiệp thực thi các hoạt động theo giai đoạn tuần tự, như cách dòng thác đổ nước từ trên xuống theo các tầng khác nhau.
Vì vậy, mô hình “Waterfall” sẽ mang những đặc điểm đặc biệt như các hoạt động được triển khai theo thứ tự và hạn chế được sự chồng chéo, đồng thời người thực thi khó hoặc ít quay lại giai đoạn trước của dự án.
Mô hình Waterfall: Từ đâu và bao giờ?
Doanh nghiệp nghe và ứng dụng nhiều mô hình Waterfall, nhưng việc nắm bắt được lịch sử hình thành và giá trị mà mô hình này theo đuổi, sẽ giúp doanh nghiệp đi sâu hơn về giá trị ứng dụng trong hoạt động doanh nghiệp thực tế.
Theo dòng lịch sử, quay trở lại những năm 50 và 60 thuộc thế kỷ XX, thời điểm khi mô hình quản lý dự án được quan tâm hơn trong các doanh nghiệp phát triển phần mềm, và cũng là giai đoạn khi ngành phần mềm trở nên nở rộ, mô hình thác nước lần đầu tiên được giới thiệu bởi Herber D. Benington.
Ông lựa chọn ra mắt mô hình Waterfall với công chúng tại một Hội thảo công nghệ. Lúc bấy giờ, mô hình vẫn còn là một sự mờ nhạt cho đến không lâu sau đó, Winston W. Royce đã đưa ra một đề xuất với các thông tin và hướng dẫn chi tiết về quá trình phát triển phần mềm.
Và đây chính là thời điểm và bước đệm giúp mô hình này được hoàn thiện và sử dụng như ngày nay chúng ta vẫn biết.
Trải qua quá trình phát triển, mô hình vẫn hoạt động với vai trò là trợ thủ đắc lực, giúp các tổ chức và doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình làm việc, hỗ trợ kiểm tra và rà soát chất lượng và năng suất hoạt động, giảm thiểu nhiều rủi ro phát sinh xuyên suốt quá trình hoạt động và giúp bộ phận quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án.
Các giai đoạn điển hình trong mô hình Waterfall
Các giai đoạn doanh nghiệp thường gặp khi đưa mô hình Waterfall vào quản lý dự án bao gồm các bước như: Phân tích yêu cầu (Requirement & Analysis), Thiết kế hệ thống (System Design),Triển khai (Implementation), Kiểm thử (Testing), và Bảo trì (Maintenance).
Việc hiểu và nắm rõ ý nghĩa và mục tiêu của mỗi giai đoạn giúp doanh nghiệp linh hoạt xây dựng chiến lược phù hợp với bối cảnh hiện tại.
#1. Thu thập và phân tích yêu cầu (Requirement & Analysis)
Thu thập thông tin và tìm hiểu nhu cầu thực tế chính là bước nền tảng trong mọi quy trình. Giai đoạn này quan trọng nhất trong mô hình Waterfall vì giữ vai trò định hình hoạt động và định hướng mục tiêu cho các giai đoạn đi sau.
Trong giai đoạn này, người thực thi dự án sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc các bên liên quan khác nhằm xác định các hạng mục thông tin quan trọng như mục tiêu của dự án là gì, nhu cầu sử dụng hiện tại, phạm vi công việc ra sao, thời hạn của dự án là bao lâu, v.v
Sau quá trình xác định và phân tích, người quản lý dự án và đội ngũ nhanh chóng có được các kết quả đáp ứng những yêu cầu cần thực hiện trong dự án.
Nhờ vậy, dự án ngay từ đầu có thể nắm bắt được hoạt động và kế hoạch thực thi, giảm thiểu rủi ro dễ gặp phải về tiến độ và nguồn lực tài chính nếu những yêu cầu không được làm rõ ngay từ đầu.
#2. Thiết kế hệ thống (System Design)
Sau khi nắm bắt rõ ràng các yêu cầu một cách chi tiết, người quản lý dự án nhanh chóng bước đến giai đoạn mới, đưa ra các định hướng và thực hiện thiết kế hệ thống một cách hoàn chỉnh.
Để thực hiện bước này, doanh nghiệp cần 2 bước chính bao gồm:
Đưa ra các ý tưởng về mặt logic, đánh giá tính khả thi và xây dựng các kế hoạch hoạt động nhằm chuyển đổi ý tưởng thành hoạt động có ý nghĩa thực tế.
Sau đó, các bộ phận sẽ cùng cân đo đong đếm các yếu tố mang tính thực tế và chiến lược hơn như khía cạnh nhân lực, thời gian, ngân sách,... nhằm đưa ra thiết kế phù hợp.
Vậy nhìn chung, mô hình Waterfall trong giai đoạn này sẽ đi đến thiết kế với các bước chính như đưa ý tưởng và thiết kế kiến trúc hệ thống, xây dựng và thu thập kho dữ liệu, xây dựng giao diện và lựa chọn công nghệ phù hợp.
Điều đặc biệt, giai đoạn thiết kế trong Waterfall yêu cầu sự hoàn thiện và độ chỉn chu cao, vì đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp và tổ chức bước qua giai đoạn tiếp theo với định hướng rõ ràng.
#3. Triển khai (Implementation)
Ở giai đoạn này, các đội ngũ và nhóm dự án bắt tay vào việc thực thi, sản xuất sản phẩm thực tế dựa trên các thiết kế trước đó, song song đó là định hướng theo sát mục tiêu đã được đề ra từ giai đoạn ban đầu với các nguồn tài liệu thông tin hướng dẫn cần thiết.
Thông thường, các đội ngũ thực thi sẽ thực hiện các hoạt động điển hình như:
Phân công nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm, dựa trên từng yêu cầu và bản thiết kế mà dự án sẽ được linh hoạt dựa trên các khả năng khác nhau của nguồn lực hiện tại.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể theo dõi nhằm đánh giá mức độ hoạt động, đảm bảo quá trình quản lý được sâu sát và điều phối giữa các bên liên quan được chặt chẽ.
Sau đó, đội nhóm thực thi dự án sẽ có thu thập và báo cáo tiến trình, đặc biệt quá trình này cần thiết để đảm bảo sửa đổi những khúc mắc hoặc sai lệch nếu có trong quá trình làm trước đó, giảm thiểu rủi ro nếu có hư hại sau bàn giao cho khách hàng.
Đây được xem là giai đoạn tiêu tốn nhiều nguồn lực nhất trong toàn bộ mô hình, về khía cạnh thời gian và nguồn nhân lực. Dự án càng lớn, quá trình thực thi sẽ càng được đầu tư và đánh giá sâu sát.
#4. Kiểm thử (Testing)
Đây là giai đoạn đặc biệt quan trọng trước khi một dự án được chính thức hoàn thiện và được đưa ra thị trường phục vụ mục đích thương mại hoá. Hầu hết các sản phẩm đều cần trải qua giai đoạn tung ra bản thử nghiệm, việc này đặc biệt đúng nếu doanh nghiệp hoạt động và ứng dụng mô hình Waterfall trong sản xuất phần mềm.
Đối với ngành phần mềm, các hoạt động thường thấy trong quá trình này bao gồm test hiệu năng, kiểm tra bảo mật, sửa lỗi phát sinh, v.v
Tuy vậy, quá trình này dần mở rộng và áp dụng xuyên suốt, không chỉ riêng dành cho các sản phẩm phần mềm. Lý do giai đoạn này được đánh giá quan trọng vì đây là giai đoạn quyết định một sản phẩm hay dự án có được tiếp tục và chính thức được công nhận bởi khách hàng và thị trường hay không.
Trong nhiều trường hợp, những sản phẩm kiểm thử có dấu vết lỗi, tuỳ vào mức độ nghiêm trọng mà một vài giai đoạn trước đó cần được xem xét đánh giá thực thi hoặc cả dự án phải được thực hiện lại từ đầu.
Việc này ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính, công sức và thời gian của tổ chức. Do vậy, mô hình Waterfall cho thấy tầm ảnh hưởng bởi sự chỉn chu và quyết định sâu sát trong quá trình doanh nghiệp thực thi một dự án.
#5. Bảo trì (Maintenance)
Đây là giai đoạn cuối cùng trong mô hình Waterfall, xảy ra khi sản phẩm hoặc dự án đã đạt chuẩn dựa trên các tiêu chí của những giai đoạn trước đó và được bàn giao cho khách hàng.
Hay nói cách khác, giai đoạn này là khi sản phẩm được đi vào sử dụng, và đội ngũ có trách nhiệm hỗ trợ bảo trì nếu có vấn đề hoặc yêu cầu nào phát sinh từ khách hàng.
Những mục tiêu thường gặp trong giai đoạn bảo trì này thường nhằm hướng đến việc khắc phục các lỗi phát sinh, nâng cấp tính năng và tối ưu hiệu suất dựa trên những góp ý và phản hồi của khách hàng.
Ưu và nhược điểm của mô hình Waterfall
Tuy thời gian đã khẳng định những giá trị mà mô hình Waterfall mang lại, nhưng việc lựa chọn đưa mô hình vào quá trình quản lý dự án cần được cân nhắc dựa trên ưu và nhược điểm một cách hợp lý.
Ưu điểm của mô hình Waterfall:
Quản lý tiến độ dễ dàng: Với quy trình và các giai đoạn cố định, tổ chức doanh nghiệp dễ dàng theo dõi dự án theo các mốc thời gian, phân bổ và đánh giá nguồn lực nhanh chóng.
Phù hợp với dự án rõ ràng trong các yêu cầu, mục tiêu: Các dự án mang tính chất cố định, đặc thù một vài ngành như sản xuất, xây dựng,... các dự án ít thay đổi về phạm vi sẽ phù hợp khi ứng dụng mô hình Waterfall vào các hoạt động thường nhật.
Ngân sách được kiểm soát chặt chẽ: Với dự án yêu cầu cao về kiểm soát ngân sách, chi tiêu, mô hình này hoàn toàn phù hợp. Đặc biệt, do các giai đoạn được xác định rõ từ đầu nên quá trình dự toán và xây dựng lộ trình chi tiêu cũng trở nên dễ dàng hơn với doanh nghiệp.
Tài liệu đầy đủ giúp dễ bảo trì: Việc lưu trữ tài liệu xuyên suốt giúp quá trình bảo trì và nâng cấp thuận lợi hơn.
Tuy vậy, mô hình không dành cho tất cả mọi dự án do vẫn tồn tại những nhược điểm như:
Sự linh hoạt không đủ: Với các tính chất và đặc thù được định hình sẵn có ngay từ khi dự án bắt đầu, mô hình va phải một nhược điểm lớn đó là sự linh hoạt. Do đó, với các dự án cần sự thay đổi giữa chừng, mô hình này sẽ không phù hợp mà doanh nghiệp có thể cân nhắc một phương pháp quản lý dự án khác, đó là mô hình Agile.
Thời gian hoàn thiện dài: Đây cũng chính là mấu chốt khiến mô hình trở nên cứng nhắc, khách hàng phải chờ đến cuối dự án mới có thể trải nghiệm sản phẩm và dễ gặp rủi ro thực thi dự án lại từ đầu nếu phát hiện sai sót.
Rủi ro lớn phát hiện lỗi muộn: Từ ý trên, chỉ khi tới giai đoạn kiểm thử doanh nghiệp mới có thể phát hiện các lỗi và đánh giá mức độ nghiêm trọng. Khi đó, doanh nghiệp có thể tiêu tốn thời gian và chi phí để bắt đầu lại từ đầu.
Khi nào cần ứng dụng Mô hình Waterfall?
Với những thông tin kể trên, mô hình Waterfall thực sự phù hợp khi doanh nghiệp và tổ chức bắt tay vào quản lý dự án có những đặc điểm nhận dạng như:
Sự ổn định: Với các đặc điểm như thời gian thực thi dài hạn, khó thay đổi, thực thi theo tuần tự giai đoạn,... Các dự án có tính chất ổn định lâu dài phù hợp với mô hình Waterfall.
Yêu cầu cao về chi tiết: Với các dự án thuộc lĩnh vực chuyên môn, thường yêu cầu chi tiết hoặc sự đầu tư công phu như ngân hàng, y tế hoặc chính phủ thường yêu cầu quy trình và tài liệu đầy đủ phục vụ tính chất ngành. Do đó, mô hình Waterfall cực kỳ phù hợp đáp ứng các kỳ vọng kể trên.
Quy trình cố định: Với những dự án ít thay đổi về phạm vi hoạt động hoặc không yêu cầu sự linh hoạt quá nhiều sẽ rất phù hợp với mô hình Waterfall.
Ứng dụng mô hình Waterfall hiệu quả cùng Zoho Projects
Dựa trên những thông tin ở trên, không thể phủ nhận mức độ ảnh hưởng của Mô hình Waterfall trong quản lý dự án truyền thống, với độ ứng dụng rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới.
Tuy vậy, xu hướng chuyển đổi số một lần nữa giúp doanh nghiệp đưa mô hình này theo một cách hiện đại hơn, giúp doanh nghiệp thực thi nhanh chóng, tối ưu thời gian và thuận lợi trong các quy trình quản lý chuyên sâu nhờ nền tảng công nghệ.
Vì vậy, mô hình không còn đơn thuần là lý thuyết, mà các nguyên lý được ứng dụng chuyên sâu vào các nền tảng công nghệ, trong đó có Zoho Projects.
Zoho Projects là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý dự án một cách hoàn chỉnh. Nền tảng được xây dựng và phát triển bởi chính đội ngũ Zoho, đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật quốc tế và không ngừng đổi mới hỗ trợ doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số.
Với Zoho Projects, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thực hiện và theo dõi tiến độ công việc dựa trên các giai đoạn khác nhau, từ quá trình lập kế hoạch, phân tích các yêu cầu, phát triển sản phẩm và dự án đến kiểm thử, bàn giao và bảo trì.
Công cụ được thiết kế với giao diện thân thiện, tối ưu về hiệu năng nhưng thân quen với hầu hết người dùng nhờ những khả năng như quản lý đầu việc, xây dựng khung thời gian và báo cáo trực quan.
Zoho Projects giúp tối ưu hiệu quả vận hành theo mô hình Waterfall, không chỉ dừng ở phục vụ các dự án nhỏ mà còn phù hợp với nhiều dự án kinh doanh lớn với các yêu cầu khắt khe về thời gian, chi phí và chất lượng. Không dừng ở đó, Zoho Projects có thể tuỳ cơ ứng biến tuỳ thuộc vào nhu cầu quản lý dự án từng doanh nghiệp.
Nếu chỉ nói riêng về mô hình Waterfall, giải pháp Zoho Projects giúp người thực thi rõ ràng về quy trình, minh bạch về thông tin, tự động hoá đa dạng, các tính năng giúp kiểm soát rủi ro và đảm bảo tiến độ dự án đúng kế hoạch.
Một vài tính năng điển hình của Zoho Projects bổ trợ cho mô hình như:
Trực quan hóa toàn bộ tiến độ công việc dựa trên sơ đồ Gantt: Tính năng này hoàn toàn đơn giản và trực quan trên Zoho Projects, giúp nhà quản lý dự án ngay lập tức xem xét được trạng thái hiện tại của dự án, và đưa ra quyết định và hoạt động kiểm soát phù hợp cho các mục tiêu chung.
Bên cạnh đó, khả năng quản lý đầu việc và quy trình làm việc cực kỳ chi tiết, với đa dạng thông tin như cột mốc thời gian, uỷ nhiệm, lập nhóm theo dõi, gửi thông báo tự động, bình luận và phản ánh trực tiếp trên chính nền tảng dự án, thiết lập quy trình, tạo các liên kết phụ thuộc,...
Những tính năng đều hướng đến giúp quá trình phòng ban phối hợp hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình triển khai dự án.
Và còn rất nhiều các tính năng khác giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả, nhờ vậy, mô hình Waterfall trở lại với phiên bản hiện đại và tiện ích hơn, phục vụ các dự án mang tính ổn định và lâu dài với độ trực quan và hiệu suất cao nhờ Zoho Projects.
Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu chi tiết và trải nghiệm sâu các tính năng quản lý hiện đại của Zoho Projects tại đây.
Lời kết
Mô hình Waterfall là một trong những phương pháp quản lý dự án hiệu quả đối với các dự án yêu cầu sự ổn định cao. Theo thời gian, mô hình này dần khẳng định vai trò và giá trị trong việc giúp doanh nghiệp tổ chức quản lý dự án hiệu quả.
Hiểu mô hình Waterfall và ứng dụng phù hợp hoàn cảnh sẽ mang lại nhiều giá trị lớn. Và hơn thế nữa, khi mô hình được ứng dụng trên nền tảng công nghệ như Zoho Projects giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn trong các hoạt động quản lý dự án.
Nhiều doanh nghiệp đã thành công và đi nhanh hơn với nền tảng công nghệ. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm giải pháp tương tự, liên hệ ngay Zoho để có những trải nghiệm tốt nhất. Khám phá thêm tại đây để hiểu về mô hình và đăng ký dùng thử (miễn phí) ngay để có những trải nghiệm thực tế nhất về sản phẩm.
Comments