Chuyển mình trong thời đại số, hầu hết doanh nghiệp lựa chọn thích nghi và ứng dụng các sản phẩm công nghệ vào quá trình vận hành. Không ít tổ chức tiết kiệm được nguồn lực và nâng cao hiệu quả công việc nhờ các phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện đại.
Cùng Zoho tìm hiểu ngay về phần mềm quản trị doanh nghiệp và phương pháp lựa chọn phần mềm phù hợp.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?
Trong môi trường kinh doanh, phần mềm quản lý doanh nghiệp được thiết kế để giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và dễ dàng hơn.
Từ đó, bạn có thể tập trung vào việc xử lý các vấn đề kinh doanh, tối ưu hoá nguồn lực, thay vì lãng phí thời gian vào khắc phục các lỗi phần mềm.
Vậy phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?
Nói một cách ngắn gọn, phần mềm quản lý doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) là một hệ thống phần mềm tích hợp được thiết kế để giúp các tổ chức quản lý một loạt các hoạt động kinh doanh của họ hiệu quả hơn.
Phần mềm ERP cung cấp một nền tảng để tổng hợp và quản lý thông tin từ nhiều phần của tổ chức, bao gồm tài chính, nhân lực, quản lý tồn kho, sản xuất, tiếp thị, và nhiều hoạt động khác.
Đặc biệt trong kỷ nguyên 4.0, phần mềm quản lý doanh nghiệp còn được phát triển trên nền tảng đám mây. Phần mềm ERP trên điện toán đám mây, thường được gọi là "Cloud ERP," là các hệ thống ERP mà bạn không cần phải tự mua và cài đặt trên máy chủ trong tổ chức của bạn.
Thay vào đó, phần mềm ERP này được triển khai và quản lý từ xa trên các máy chủ đám mây của các nhà cung cấp dịch vụ đám mây như Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, hoặc Google Cloud Platform.
Đối với hầu hết các chủ doanh nghiệp, việc sở hữu một công cụ toàn diện có thể giúp họ quản lý xuyên suốt và vận hành hoạt động kinh doanh của mình một cách toàn diện trên nền tảng đám mây chỉ trên một giao diện duy nhất.
Đặc biệt hơn nữa là các giải pháp hợp nhất và được tích hợp liền mạch sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được chi phí phát sinh, chưa kể đến việc đầu tư nguồn lực vào tuỳ chỉnh phần mềm hoặc cải tiến quy trình truyền thống.
Trước khi đi sâu vào ý nghĩa của phần mềm quản lý doanh nghiệp, hãy cùng tìm hiểu các khái niệm sau đây.
Phần mềm đơn lẻ
Gói phần mềm
Hệ sinh thái phần mềm tích hợp
Các nhóm phần mềm quản trị doanh nghiệp phổ biến
#1. Phần mềm đơn lẻ
Các sản phẩm đơn lẻ hoặc độc lập được tạo ra để hỗ trợ giải quyết vấn đề cụ thể cho một khía cạnh riêng biệt của hoạt động kinh doanh. Lấy phần mềm quản lý khách hàng (CRM) làm ví dụ. Trường hợp sử dụng chủ yếu của CRM là hoạt động như một trung tâm để quản lý các tương tác của công ty với khách hàng và khách hàng tiềm năng.
Mặc dù nhiều công cụ CRM đã phát triển vượt qua mục đích sử dụng chính và được cải tiến để thích ứng với nhiều yêu cầu khác mà người dùng, nhưng chức năng cốt lõi vẫn được giữ nguyên.
Các sản phẩm này được hoàn thiện qua thời gian dài để mang lại nhiều hiệu quả và linh hoạt hơn trong việc giải quyết một vấn đề cụ thể. Hầu hết các doanh nghiệp thường tìm kiếm những sản phẩm đơn lẻ có khả năng tự giải quyết vấn đề.
Một nhược điểm dễ thấy của việc sử dụng các sản phẩm đơn lẻ là nó không thể xử lý hết những lỗ hổng liên quan mà doanh nghiệp có thể gặp phải nên bị hạn chế về một vài chức năng.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, một phần mềm CRM tốt (nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất) hay một phần mềm quản lý công việc kết hợp sử dụng cùng một vài công cụ khác có thể đáp ứng đủ nhu cầu trong một thời gian.
Nhưng sự thật là khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, việc kết hợp sẽ ngày càng trở nên phức tạp và khó xử lý.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong quá trình mở rộng quy mô, bạn sẽ cần một phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp để đáp ứng nhiều yêu cầu kinh doanh linh hoạt. Đây chính là thời điểm thích hợp để xem xét một bộ phần mềm, thay vì chỉ một sản phẩm đơn lẻ.
#2. Gói phần mềm
Một bộ phần mềm thường là tập hợp các ứng dụng được điều chỉnh sao cho phù hợp với quy trình hoạt động kinh doanh cụ thể. Các phần mềm này thường tương tự nhau, đều giúp giải quyết các yêu cầu kinh doanh theo chiều dọc và chiều ngang.
Việc sử dụng bộ ứng dụng có thể giúp bạn giải quyết vô số vấn đề mà không cần đánh giá từng sản phẩm riêng lẻ cho mỗi quy trình kinh doanh của bạn.
Một bộ phần mềm chứa các sản phẩm trong cùng một miền. Bộ phần mềm marketing sẽ chứa ứng dụng hỗ trợ việc tạo khách hàng tiềm năng, lên chiến dịch, theo dõi trang web và phân tích dữ liệu thô.
Bộ phần mềm tài chính sẽ chứa các ứng dụng cho tất cả các nhu cầu tài chính của bạn, từ kế toán, thanh toán đến quản lý hàng tồn kho.
Bằng cách đầu tư vào một bộ phần mềm phù hợp, bạn có thể giải quyết các điểm chưa tốt của doanh nghiệp dễ dàng mà không ảnh hưởng đến bộ phân khác.
#3. Hệ sinh thái phần mềm tích hợp
Chúng tôi đã thấy cách sử dụng các phần mềm đơn lẻ và bộ phần mềm trong doanh nghiệp. Hãy tiến thêm một bước nữa để khám phá xem hệ sinh thái phần mềm tích hợp có thể hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?
Hệ sinh thái phần mềm tích hợp là giải pháp toàn diện để trực quan hóa, điều hướng và sắp xếp tất cả các quy trình kinh doanh của bạn theo một cách khoa học, quan sát dưới một trang tổng quan, qua một lần đăng nhập và chi trả dưới một mức giá.
Đó là nơi bạn có thể vận hành toàn bộ quy trình kinh doanh của mình từ đầu đến cuối.
Cho dù đó là CRM, ứng dụng hỗ trợ khách hàng hay giải pháp thương mại điện tử, phần mềm quản trị doanh nghiệp được sử dụng làm nền tảng lưu trữ và tích hợp các ứng dụng khác nhau để vận hành doanh nghiệp của bạn và xử lý ổn thoả các vấn đề.
Một hệ sinh thái phần mềm tích hợp và phân lớp cẩn thận sẽ đóng nhiều điểm liên lạc trong khi cộng tác, quản lý, truyền và tích hợp dữ liệu của bạn với sự thống nhất hoàn toàn ở mọi lớp.
Nhưng một phần mềm quản lý trội hơn không chỉ ở cách nó hoạt động và tích hợp với các quy trình kinh doanh hàng ngày của bạn. Nó còn cung cấp trải nghiệm tuyệt vời về quyền riêng tư, quản lý quy trình, trách nhiệm, quyền truy cập và dữ liệu thông tin có khả năng tùy chỉnh cao.
Điều này có nghĩa là phần mềm tích hợp có giao diện theo lựa chọn của bạn, không ai thấy được thông tin nếu họ chưa được cấp quyền và dễ dàng nắm bắt toàn bộ thông tin cần thiết.
Đọc thêm:
Top 10 lợi ích phần mềm CRM mang lại cho doanh nghiệp
So sánh các nhóm phần mềm
Phần mềm đơn lẻ vs Bộ phần mềm
Đối với những doanh nghiệp có yêu cầu cụ thể về ngành, một sản phẩm đơn lẻ sẽ là lựa chọn phù hợp hơn cả. Đồng nghĩa, một nền tảng đa năng tập trung vào nhiều quy trình kinh doanh có thể chưa quá cần thiết lúc này.
Tuy nhiên, có những khía cạnh mà một doanh nghiệp không thể thiếu. Các hoạt động vận hành như quản lý nhân sự, marketing và phân tích dữ liệu, cũng như các yêu cầu về tiền lương và tài chính đều rất quan trọng đối với sự tồn tại của một doanh nghiệp.
Một phần mềm đơn lẻ có thể không thể xử lý được những tác vụ này. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ phải chịu thêm chi phí cho phần mềm bổ sung để đáp ứng nhu cầu.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, bạn cần áp dụng bộ phần mềm quản lý doanh nghiệp thay vì giải quyết bằng một phần mềm chuyên biệt. Việc nâng cấp lên gói phần mềm là hợp lý khi doanh nghiệp của bạn đã đủ lớn.
Điều này giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng mở rộng trong tương lai. Quyết định mua hàng được chứng thực bởi khả năng mở rộng của doanh nghiệp.
Bộ phần mềm vs Hệ sinh thái phần mềm tích hợp
Hành trình chuyển đổi số của bạn có thể bắt đầu bằng một phần mềm độc lập, nhưng việc nâng cấp và thay thế phần mềm hiện có giúp đáp ứng các nhu cầu tương lai khi doanh nghiệp mở rộng.
Trong trường hợp này, mua một gói phần mềm giúp tăng hiệu quả công việc và doanh thu. Các gói phần mềm quản lý quy trình công việc phục vụ cho các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp đang mở rộng.
Theo nhiều khảo sát, doanh nghiệp hiện nay thích đầu tư vào một bộ phần mềm với một mức giá hơn là đăng ký từng sản phẩm với chi phí định kỳ. Điều này dẫn đến "vòng xoáy đa nhà cung cấp" không thể tránh khỏi.
Mỗi doanh nhân sẽ phải đưa ra những quyết định khó khăn và cẩn trọng để đảm bảo tương lai cho doanh nghiệp của mình. Cam kết với một nền tảng phần mềm quản lý doanh nghiệp là một trong những quyết định như vậy.
Một hệ thống quản lý có thể được sử dụng để điều hành các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngân sách, khiến nó trở thành một nền tảng có khả năng mở rộng rộng rãi và có thể tiếp cận về mặt tài chính.
Với sự ảnh hưởng của đại dịch đến các doanh nghiệp trên toàn thế giới, sự hiện diện của các phần mềm quản trị trong thời đại số và xu hướng dịch chuyển lên thế giới ảo đối với các cửa hàng truyền thống đã trở nên hiển nhiên.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ là đối tượng bị ảnh hưởng nhiều nhất, vì vậy, ứng dụng phần mềm phù hợp vào mô hình quản lý là điều quan trọng cần được cân nhắc.
Zoho One - Hệ sinh thái phần mềm hiện đại dành cho doanh nghiệp
Zoho One hoạt động như một nền tảng lưu trữ nhiều phần mềm khác nhau nhằm cung cấp góc nhìn 360 độ về các ứng dụng. Từ đó, quản trị viên có thể tận dụng để kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Zoho One - Hệ sinh thái phần mềm hiện đại dành cho doanh nghiệp
Hệ sinh thái phần mềm này tích hợp hơn 45 ứng dụng nhằm hỗ trợ quá trình vận hành quản lý doanh nghiệp từ CRM, hỗ trợ khách hàng, bảo mật, thương mại điện tử, quản lý nhân sự, tính lương, tài chính đến bán hàng.
Zoho One hoạt động như một phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện đại giúp truyền đạt các vấn đề chính trong vận hành và hỗ trợ đưa ra giải pháp liên quan, hỗ trợ đơn giản hóa các vấn đề.
Với khả năng tự động hóa, trực quan hóa dữ liệu và quy trình làm việc Zoho One giúp các phòng ban phối hợp hiệu quả, mang lại năng suất làm việc.
Phần mềm cũng có các bản cập nhật tính năng mới nhất nắm bắt xu thế thị trường, đồng thời sửa lỗi nhanh chóng giúp đảm bảo quá trình sử dụng không bị gián đoạn.
Quyền riêng tư phải là yếu tố chính trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Zoho One đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được xử lý giống như dữ liệu của chúng tôi - các thông tin được xử lý và bảo mật một cách có trách nhiệm.
Với khả năng tích hợp sâu và khả năng truy cập dễ dàng, Zoho One loại bỏ nhiều điểm khúc mắc trong liên lạc và giảm thời gian cộng tác, quản lý, truyền đạt và tích hợp dữ liệu hiệu quả, mang đến cho người dùng trải nghiệm liền mạch và toàn diện.
Vì sao doanh nghiệp cần tích hợp nhiều phần mềm?
Một doanh nghiệp thông thường sẽ yêu cầu phần mềm phục vụ các mục đích như marketing, CRM, kế toán, chăm sóc khách hàng, đánh giá hiệu quả công việc, tài chính, truyền thông, phối hợp và nhân sự gần như hàng ngày.
Nhìn vào xu hướng của lịch sử dữ liệu người dùng lâu dài của chúng tôi, phần lớn người dùng toàn cầu đã dần dần áp dụng phần mềm phục vụ cho các hoạt động kinh doanh mỗi ngày của họ.
Số hóa các hệ thống cũ và nâng cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện có là điều bắt buộc khi doanh nghiệp của bạn bắt đầu phát triển vượt trội.
Việc chọn một phần mềm đáng tin cậy và có thể mở rộng cho doanh nghiệp của bạn sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng và phát triển trong tương lai.
Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển và sẵn sàng mở rộng thì một phần mềm quản lý à không thể thiếu. Vì mỗi sản phẩm nằm trong nền tảng Zoho One đều là đối thủ cạnh tranh dẫn đầu thị trường nên giá của chính nó, mức phí cũng rất hấp dẫn đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô trên khắp thế giới.
Lời kết
Phần mềm quản lý doanh nghiệp có nhiều kích cỡ và được chia thành các gói khác nhau. Việc chọn gói phù hợp hoặc sự kết hợp phần mềm phù hợp là điều cần thiết để chuẩn bị cho doanh nghiệp về khả năng mở rộng và phát triển, đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong các hoạt động hàng ngày và ổn định trong tương lai.
Phần mềm được mua trong giai đoạn đầu xác định tính ổn định và tiềm năng mở rộng của doanh nghiệp.
Do đó, hãy xem xét nghiên cứu sâu rộng về khả năng mở rộng, chi phí và các tính năng nổi trội do phần mềm cung cấp trước khi lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp.
Comments