เมื่อเริ่มต้นปีใหม่ คุณมีไฟในการทำงานพร้อมที่จะนำเกมการว่าจ้างของคุณไปสู่สิ่งที่เหนือกว่า แต่เมื่อการประชุมและงานเริ่มถาโถมเข้ามา ทุกอย่างกลับเลือนลางไปอย่างรวดเร็ว วิธีที่เร็วที่สุดเพื่อให้คุณเห็นภาพชัดเจนคือ รายงานการสรรหา และการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน รายงานช่วยให้คุณหยุดมองภาพใหญ่ วิเคราะห์สิ่งที่เกิดขึ้นในปีที่ผ่านมา และก้าวไปข้างหน้าอย่างตั้งใจมากขึ้น

บทความนี้เป็นเหมือน “รายการสิ่งที่ควรทำ” เพื่อช่วยคุณทบทวนปีที่ผ่านมาอย่างใจเย็น และตั้งเป้าหมายการสรรหาที่ชาญฉลาดมากขึ้นสำหรับปี 2026

วัด KPI ที่มีความหมายจริง

เพื่อให้เข้าใจว่าการสรรหาของคุณเป็นอย่างไรตลอดทั้งปี คุณต้องมีความชัดเจนในข้อมูล ซึ่งความชัดเจนนี้มาจาก รายงานและการวิเคราะห์ รายงานเหล่านี้ช่วยให้คุณระบุสิ่งที่ได้ผล สิ่งที่ไม่ได้ผล และจุดที่ความพยายามด้านการว่าจ้างของคุณล้มเหลว ตลอดจนชี้ให้เห็น ตัวชี้วัดหลัก (KPIs) ที่ควรเป็นพื้นฐานของเป้าหมายการว่าจ้างของคุณในปีต่อไป

จะสร้างรายงานอย่างไรให้ถูกต้อง

ก่อนจะเข้าสู่ตัวเลข ให้ตั้งคำถามสำคัญกับตัวเองก่อนว่าคุณต้องการวัดอะไร เช่น คุณภาพของพนักงานที่จ้างมา ต้นทุนการว่าจ้าง ภาระงานของผู้สรรหา หรือระดับความเหนื่อยล้า คำถามที่ชัดเจนจะนำไปสู่รายงานที่มีประสิทธิภาพและการตัดสินใจที่ดียิ่งขึ้น

1) รู้ว่าคุณต้องการวัดอะไร

เริ่มจากคำถามที่เหมาะสม เช่น คุณกำลังประเมินคุณภาพของการจ้างงาน ต้นทุนต่อผู้สมัคร หรือภาระงานของทีมสรรหา การมีคำถามที่ชัดเจนจะช่วยให้รายงานเป็นไปอย่างชัดเจนและนำไปสู่การตัดสินใจที่ดียิ่งขึ้น

2) หลีกเลี่ยงตัวเลขที่ “ดูดี” แต่ไม่บอกอะไรจริง

ไม่ใช่ทุกตัวเลขจะมีประโยชน์ เช่น การนับจำนวนผู้สมัครทั้งหมดอาจดูดี แต่ไม่บอกอะไรเกี่ยวกับคุณภาพของผู้สมัคร ดังนั้นควรวัดจำนวน ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจริงๆ แทน

3) รวมตัวชี้วัดต่างๆ เพื่อให้ตีความได้ดีขึ้น

ตัวชี้วัดบางอย่างเมื่อดูแยกกันอาจไม่บอกเรื่องราวทั้งหมด เช่น เวลาในการคัดเลือกผู้สมัคร (time-to-fill) ควรนำมาพิจารณาควบคู่กับ การคงอยู่ของพนักงานหลังเข้าทำงาน เพราะการลดเวลาโดยลดคุณภาพอาจทำให้คนลาออกเร็วและเป็นต้นทุนสูงในระยะยาว

4) ใช้แม่แบบรายงานที่มีอยู่ในระบบ ATS ของคุณ

คุณไม่จำเป็นต้องสร้างรายงานจากศูนย์ ระบบติดตามผู้สมัคร (ATS) ส่วนใหญ่มีแม่แบบรายงานให้ พร้อมสามารถปรับแต่งได้ตามกระบวนการว่าจ้างของคุณเอง

รายงานการสรรหาบุคลากรที่นำไปใช้งานได้จริง

ด้านล่างนี้คือรายการรายงานสำคัญเพื่อให้คุณเข้าใจว่าการสรรหาของคุณเป็นอย่างไรในปี 2025 และใช้เป็นพื้นฐานเพื่อกำหนดเป้าหมายในปี 2026

1. รายงานประสิทธิภาพการจ้าง

รายงานนี้สะท้อนสุขภาพโดยรวมของกระบวนการว่าจ้าง แสดงให้เห็นว่าทีมของคุณดึงดูด คัดกรอง ระบุ และนำผู้สมัครที่เหมาะสมเข้าสู่กระบวนการได้เร็วแค่ไหน

ทำไมจึงสำคัญ: ช่วยระบุช่วงเวลาที่ผู้สมัครหลุดออกจากกระบวนการ ช่วงเวลาที่การอนุมัติข้อเสนอช้า หรือช่วงเวลาที่ทีมงานรับผิดชอบงานมากเกินไป ช่วยให้คุณลดรอบการสัมภาษณ์ที่ไม่จำเป็นและเร่งกระบวนการสื่อสาร

สิ่งที่ควรโฟกัส:

-เวลาที่ใช้จนถึงการจ้าง (time-to-hire)

-เวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน

-จำนวนผู้สมัครที่หลุดออกในแต่ละขั้น

-เวลาตอบกลับหลังสัมภาษณ์

-เวลาการอนุมัติข้อเสนอ

2. รายงานคุณภาพของพนักงาน

รายงานนี้ประเมินว่าการตัดสินใจว่าจ้างของคุณเป็นอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป — พนักงานมีผลงานดี อยู่กับทีมได้นานเพียงใด และเหมาะกับบทบาทหรือไม่

ทำไมจึงสำคัญ: ช่วยให้คุณระบุว่าการลาออกผิดเวลามีที่มาอย่างไร และช่วยปรับสมดุลระหว่างความเร็วกับคุณภาพเพื่อหลีกเลี่ยงการต้องหาคนมาทดแทนบ่อยครั้ง

สิ่งที่ควรโฟกัส:

-อัตราความสำเร็จของผู้ถูกจ้าง

-จำนวนตำแหน่งที่ต้องเปิดซ้ำหลังการจ้าง

-อัตราการลาออกก่อนเวลา

-ผลการประเมินช่วงทดลองงาน

-อัตราการยอมรับข้อเสนอ

3. รายงานประสบการณ์ของผู้สมัคร

รายงานนี้บันทึกประสบการณ์ของผู้สมัครตั้งแต่การติดต่อครั้งแรกจนถึงผลสุดท้ายของการสมัคร

ทำไมจึงสำคัญ: ประสบการณ์ที่ไม่ดีทำให้ผู้สมัครถอนตัว ปฏิเสธข้อเสนอ และส่งผลต่อแบรนด์นายจ้างในระยะยาว ซึ่งรายงานจะช่วยให้คุณสื่อสารต่อเนื่องและตอบกลับรวดเร็วขึ้น

สิ่งที่ควรโฟกัส:

-เวลาตอบกลับและให้ข้อเสนอแนะ

-การล่าช้าในการนัดหมายสัมภาษณ์

-อัตราการยอมรับ/ปฏิเสธข้อเสนอ

-คะแนนความพึงพอใจของผู้สมัคร

-การดึงดูดผู้สมัครแบบ passive

4. รายงานช่องทางสรรหาและการทำงานของตำแหน่ง

รายงานนี้แสดงแหล่งที่มาของผู้สมัคร และประสิทธิภาพของแต่ละตำแหน่งงานว่าดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณภาพมากน้อยเพียงใด

ทำไมจึงสำคัญ: จำนวนใบสมัครที่มากไม่ได้หมายถึงผลลัพธ์ที่ดีเสมอไป รายงานนี้ช่วยให้คุณลงทุนเวลาและงบประมาณในช่องทางที่เหมาะสมมากที่สุด

สิ่งที่ควรโฟกัส:

-อัตรา source-to-hire

-คุณภาพผู้สมัครจากแต่ละแหล่ง

-เวลาในการเติมตำแหน่งจากแต่ละแหล่ง

-อัตราการเปลี่ยนจากใบสมัครสู่การสัมภาษณ์

-ต้นทุนต่อแหล่ง

5. รายงานผลการทำงานของผู้สรรหาและทีม

รายงานนี้แสดงว่าภาระงานถูกกระจายอย่างไร และผู้สรรหาแต่ละคนจัดการงานได้มีประสิทธิภาพเพียงใด

ทำไมจึงสำคัญ:

เมื่อทีมสรรหามีภาระงานมากเกินไป การว่าจ้างจะช้าลง และประสบการณ์ผู้สมัครจะลดลง รายงานนี้ช่วยให้คุณปรับภาระงานและตั้งความคาดหวังอย่างเป็นจริง

สิ่งที่ควรโฟกัส:

-จำนวนตำแหน่งที่แต่ละคนดูแล

-เวลาที่ใช้ในการสรรหาแต่ละตำแหน่ง

-ปริมาณคนสัมภาษณ์ที่แต่ละคนจัดการ

-เวลาการตอบกลับต่อผู้สมัครและผู้เกี่ยวข้อง

-จำนวนบทบาทที่แต่ละคนปิดสำเร็จ

6. รายงานการใช้งาน AI และระบบอัตโนมัติ

รายงานนี้แสดงว่าปริมาณงานที่ระบบอัตโนมัติช่วยจัดการได้มากแค่ไหน และส่วนใดที่ AI ทำให้เวลาประหยัดขึ้น

ทำไมจึงสำคัญ: AI ควรช่วยลดงาน ไม่ใช่เพิ่มภาระ รายงานนี้ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าควรลงทุนในระบบอัตโนมัติตรงจุดไหน

สิ่งที่ควรโฟกัส:

-จำนวนงานที่ระบบอัตโนมัติทำได้

-ระบบช่วยให้ประหยัดเวลาได้มากน้อยเพียงใด

-ผลลัพธ์จากการคัดกรองที่ใช้ AI

-อัตราการนำระบบอัตโนมัติไปใช้จริง

-งานใดบ้างที่ยังต้องใช้คนทำ

7. รายงานการเริ่มงานและการคงอยู่ของคนใหม่

รายงานนี้ติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่ผู้สมัครตกลงรับงานแล้ว — ว่าพวกเขาปรับตัวและอยู่กับองค์กรได้ดีแค่ไหน

ทำไมจึงสำคัญ: การว่าจ้างไม่จบแค่รับข้อเสนอ หากการเริ่มงานไม่ราบรื่นหรือพนักงานออกเร็ว จะทำให้เกิดต้นทุนใหม่ รายงานนี้ช่วยให้คุณปรับปรุงประสบการณ์ตั้งแต่ต้นจนยั่งยืน

สิ่งที่ควรโฟกัส:

-อัตราการยอมรับข้อเสนอ

-อัตราการลาออกช่วงเริ่มงาน

-ระยะเวลาที่ใช้เพื่อให้ผู้ถูกจ้างมีประสิทธิผลเต็มที่

-ความเห็นจากผู้จัดการเกี่ยวกับพนักงานใหม่

-อัตราคงอยู่หลังช่วงทดลองงาน

8. รายงานการส่งผู้สมัครถึงการจัดวางงาน

รายงานนี้แสดงว่าผู้สมัครจากการส่งโปรไฟล์แก่ลูกค้าถึงเวลาที่พวกเขาได้งานใช้เวลานานแค่ไหน

ทำไมจึงสำคัญ:ในธุรกิจ Staffing ความเร็วส่งผลต่อรายได้ รายงานนี้ช่วยให้คุณเห็นจุดที่กระบวนการชะงักและแก้ไขได้ก่อนจะเสียโอกาส

สิ่งที่ควรโฟกัส:

-จำนวนผู้สมัครที่ได้รับสัมภาษณ์จากลูกค้า

-สัดส่วนสัมภาษณ์ที่กลายเป็นการจัดวางงาน

-เวลาที่ใช้ในการปิดงาน

-เวลาที่ใช้ในการตอบกลับ

-จำนวนการจัดวางงานที่แต่ละผู้สรรหาทำได้

เปลี่ยนข้อมูลเป็นกลยุทธ์การว่าจ้าง

การวัดผลการสรรหาไม่ควรถูกจำกัดอยู่แค่รายงานใดรายงานหนึ่ง ความสำเร็จในการสรรหาเกิดจากการมองภาพรวมตั้งแต่แหล่งข้อมูลจนถึงการคงอยู่ของคนที่ถูกจ้าง และเข้าใจว่าผู้สรรหาแต่ละคนมีส่วนร่วมอย่างไรในการทำให้องค์กรเติบโต

เมื่อคุณทบทวนข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ แบบรายเดือน แทนที่จะรอปีละครั้ง คุณจะเริ่มเห็นรูปแบบที่สามารถแก้ไขปัญหาเล็กๆ ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่ ใช้ข้อมูลที่สำคัญเหล่านี้เพื่อกำหนดกลยุทธ์การว่าจ้างสำหรับปี 2026 เพราะท้ายที่สุดแล้ว ผู้สรรหาคือคนที่นำ “คนที่ใช่” เข้ามาสู่บริษัทได้นั่นเอง